新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

文/倪志強(qiáng)

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新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

文/倪志強(qiáng)

唐山市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司

如今的時(shí)代，企業(yè)要想切實(shí)往信息化的方向發(fā)展，則檔案的信息化建設(shè)亦將成為不可或缺的重要組成部分。且企業(yè)的檔案，其本身便是企業(yè)參與國(guó)民經(jīng)濟(jì)及社會(huì)信息化的重要體現(xiàn)，故基于信息化視角下的企業(yè)檔案管理，方是企業(yè)提高自身醫(yī)療服務(wù)效率的關(guān)鍵。

信息化視角；企業(yè)；檔案

現(xiàn)代企業(yè)，其無(wú)論是建設(shè)、發(fā)展、運(yùn)營(yíng)或是改建、擴(kuò)建，做好相關(guān)檔案管理工作均是確保其過(guò)程順利的重要前提。且企業(yè)的工作質(zhì)量與效率要想得以有效提升，以將仰賴于檔案的支撐。故作為企業(yè)方面，其要想維護(hù)企業(yè)的有效發(fā)展，便必然要對(duì)檔案的信息化建設(shè)以及規(guī)范化的管理工作給予高度重視。

1 企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案信息化的必然性及意義

1.1 企業(yè)信息化的檔案管理是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的必然要求

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案管理信息化也已成為促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展以及發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)力的必然要求。且鑒于企業(yè)的檔案，其本身便是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化管理中的重要組成部分，所以強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化管理，能夠更好的為患者和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。與此同時(shí)，基于現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐，也能讓企業(yè)的工作效率更高，可謂一舉多得。

1.2 企業(yè)管理水平的高低完全體現(xiàn)在檔案管理的信息化水平上

企業(yè)的管理水平在一定程度上代表著企業(yè)的整體素質(zhì)，故借助信息化的東風(fēng)，不僅有助于企業(yè)完成對(duì)業(yè)務(wù)上的重組，并由此讓檔案管理信息化逐步深入到醫(yī)療工作的各個(gè)角落，從而為企業(yè)提升自身的醫(yī)療及服務(wù)水平奠定堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

1.3 企業(yè)檔案管理的信息化有利于提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力

對(duì)企業(yè)而言，醫(yī)護(hù)人員的整體素質(zhì)也便代表著企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，而要切實(shí)提升醫(yī)護(hù)人員的整體素質(zhì)，基于如今這種信息化時(shí)代，增強(qiáng)其信息素養(yǎng)無(wú)疑是最關(guān)鍵的手段。對(duì)此，企業(yè)應(yīng)務(wù)必重視對(duì)醫(yī)護(hù)人員信息素養(yǎng)的提升，并能借此營(yíng)造出先進(jìn)的研究氛圍，進(jìn)而不斷提高醫(yī)護(hù)人員的業(yè)務(wù)水平及醫(yī)護(hù)技能。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

2.1 檔案信息化管理機(jī)制和制度不完善

就我國(guó)大多數(shù)企業(yè)當(dāng)前于檔案的信息化管理現(xiàn)狀而言，普遍因管理機(jī)制的缺乏而使得管理亦顯得較為分散和混亂。甚至還有企業(yè)，其目前仍未建立起有關(guān)企業(yè)檔案的信息化管理制度，以致企業(yè)的文書、人事、會(huì)計(jì)、基建等檔案均是由各部門所負(fù)責(zé)完成。這種傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅極易導(dǎo)致管理混亂的現(xiàn)象發(fā)生，且也無(wú)法發(fā)揮檔案本應(yīng)具備的作用，更遑論滿足現(xiàn)代化企業(yè)的檔案管理要求。

2.2 檔案管理的軟件缺乏通用性

就國(guó)內(nèi)企業(yè)在對(duì)檔案管理軟件的應(yīng)用方面，大多數(shù)企業(yè)僅限于軟件能可滿足其日常工作需求，而未來(lái)往更深層次的方向思考，以致當(dāng)前企業(yè)所使用的檔案管理軟件依然無(wú)法滿足時(shí)下的辦公自動(dòng)化以及一體化等需求。此外，由于企業(yè)的檔案管理部門，其并未使用統(tǒng)一型號(hào)的計(jì)算機(jī)，因而可能導(dǎo)致不同計(jì)算機(jī)所使用的檔案管理軟件無(wú)法協(xié)調(diào)互通，由此不僅極大影響了檔案信息的共享性，甚至將嚴(yán)重制約檔案管理的信息化發(fā)展。

2.3 檔案的安全性和保密性有待于加強(qiáng)

隨著企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的逐步推進(jìn)，雖是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)換為了電子檔案，由此確保了檔案信息的完整性。但也同時(shí)讓檔案管理面臨著來(lái)自安全以及保密方面的危機(jī)與調(diào)整。此外，基于電子檔案的管理形式，使得部分有心人亦可對(duì)此進(jìn)行竊取、篡改、刪除等操作，這無(wú)疑是增添了企業(yè)檔案資料泄露以及被破壞的風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平有待提高

在企業(yè)從事檔案管理的專業(yè)型技術(shù)人才和相關(guān)培訓(xùn)較少。現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不足，現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理工作缺乏自主創(chuàng)新能力，多數(shù)人滿足于現(xiàn)狀，很難有效地發(fā)揮創(chuàng)新的積極作用。

3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要方法措施

3.1 加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

企業(yè)檔案的信息化管理，其最主要的目的當(dāng)是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的有效共享，從而切實(shí)發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值?；诂F(xiàn)代信息技術(shù)的高速檢索功能，亦能極大加強(qiáng)企業(yè)的檔案查找效率，繼而可切實(shí)發(fā)揮出企業(yè)檔案本所具備的積極作用。其次，借助現(xiàn)代先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還能對(duì)企業(yè)之間進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程傳輸及交流提供載體，由此不僅促進(jìn)了雙方的信息資源共享，且雙方均能借此得以成長(zhǎng)并最終獲得有效發(fā)展。

3.2 加快檔案管理軟件系統(tǒng)的研發(fā)

要想切實(shí)維護(hù)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效發(fā)展，便需始終致力于對(duì)相關(guān)管理軟件的開發(fā)，也唯有如此，方能確保軟件可隨時(shí)滿足企業(yè)發(fā)展實(shí)際，并與企業(yè)的實(shí)際情況相契合，以此方能切實(shí)發(fā)揮企業(yè)檔案管理的積極作用，以進(jìn)一步維護(hù)企業(yè)的發(fā)展和諧與穩(wěn)定。

3.3 建立健全檔案信息安全保障體系

建設(shè)基于信息技術(shù)的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，便需同步強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)，以切實(shí)防范黑客以及非法用戶的入侵來(lái)切實(shí)保障企業(yè)檔案的安全性。與此同時(shí)，針對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，企業(yè)方面亦當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)控，并加裝最新的殺毒軟件，以進(jìn)一步確保檔案信息的安全。

3.4 加大檔案管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)

企業(yè)開展檔案管理工作，其最主要的執(zhí)行者當(dāng)屬檔案管理專員，故其個(gè)人素質(zhì)對(duì)檔案管理工作成效而言亦將至關(guān)重要。而隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)于企業(yè)檔案管理中的運(yùn)用越來(lái)越普及，相應(yīng)也對(duì)檔案管理人員提供了一定的要求。當(dāng)然，如今的檔案管理人員，其要想滿足如今的崗位需求，亦當(dāng)不斷充實(shí)自身，并始終致力于對(duì)自身綜合素質(zhì)的提升，如此方能滿足信息化視角下的企業(yè)檔案管理工作需求，繼而維護(hù)企業(yè)的發(fā)展穩(wěn)定與和諧。

總之，隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，其檔案管理的信息化建設(shè)也已成為了企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。為切實(shí)滿足企業(yè)檔案管理的信息化管理需求，并切實(shí)發(fā)揮企業(yè)檔案于醫(yī)療研究、臨床治療等各方面的積極作用，便需企業(yè)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的支持力度，以切實(shí)維護(hù)企業(yè)的良好發(fā)展。

[1]鐵利.新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探討[J].中國(guó)管理信息化. 2014(15).

[2]梅龍.淺析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊). 2016(12).