當(dāng)前如何提升人事檔案的管理水平

文/王曉青

當(dāng)前如何提升人事檔案的管理水平

文/王曉青

定州市人防(民防)指揮信息保障中心

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。本文就對(duì)當(dāng)前如何提升人事檔案的管理水平進(jìn)行了研究。中國(guó)論文網(wǎng)

提升；人事檔案；管理水平

事業(yè)單位的工作較為繁雜，部門也比較多，這對(duì)于人事資源檔案管理來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)不小的挑戰(zhàn)。如何有序的整理好員工檔案資料，對(duì)他們的基本信息、工作經(jīng)驗(yàn)、工作能力等各方面的資料做出整理與歸納，方便事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能夠更好的了解單位里的員工，滿足他們的需求，從而提升他們的工作積極性，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

1 人事檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)

人事檔案是我國(guó)各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備日后查考的文件材料。由此可見(jiàn)人事檔案是每個(gè)人自然情況、學(xué)歷、社會(huì)經(jīng)歷的原始記錄，它真實(shí)客觀地反映了個(gè)人思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎(jiǎng)懲等方面情況。它的原始性、真實(shí)性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)。在組織部門選人用人、人才流動(dòng)、職稱評(píng)聘、調(diào)資、參加社會(huì)保險(xiǎn)等方面起著依據(jù)作用。人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、晉升、薪酬、福利等多項(xiàng)內(nèi)容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù)；是審核員工“三齡一歷”的確信憑證；是事關(guān)員工退休、養(yǎng)老待遇等切身利益的主要根據(jù)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、配備先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備、提高人事檔案管理水平是大多數(shù)企、事業(yè)單位的重點(diǎn)工作。

2 人事檔案管理面臨的狀況

根據(jù)當(dāng)前人事檔案的情況，我們可以看到由于認(rèn)識(shí)不到位，服務(wù)觀念不強(qiáng)，人事檔案管理發(fā)展緩慢，跟不上檔案服務(wù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的要求。觀念陳舊，服務(wù)意識(shí)差，管理水平相對(duì)落后，造成檔案管理混亂，嚴(yán)重制約著人事檔案服務(wù)功能的正常發(fā)揮。

首先用人隨意性。因人事檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，所以不被看重。許多單位把人事檔案管理工作簡(jiǎn)單化，不可能把優(yōu)秀人才放在檔案管理崗位，也沒(méi)有根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)考慮、篩選合適的檔案員，導(dǎo)致一些檔案員不勝任信息時(shí)代的檔案工作。新時(shí)期的檔案員不但要具備人事、檔案專業(yè)素質(zhì)，也要有計(jì)算機(jī)操作及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力。

其次缺少專職人員。人事檔案管理的處境如同雞肋，負(fù)責(zé)人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。這樣檔案管理未必是檔案員工作的重心，兼職檔案員沒(méi)時(shí)間熟悉人事檔案業(yè)務(wù)，更沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)和補(bǔ)充人事檔案專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，工作中難免出現(xiàn)紕漏。

第三是人員不穩(wěn)定。人事檔案工作是一個(gè)專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨(dú)立的范圍、任務(wù)和程序。熟悉人事檔案業(yè)務(wù)需要一個(gè)過(guò)程，而忽視人事檔案工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專業(yè)化程度高的特點(diǎn)，把人事檔案管理工作視為見(jiàn)習(xí)崗位，工作人員經(jīng)常流動(dòng)，勢(shì)必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來(lái)很多麻煩，一些人因檔案中缺少證明材料，漲不了工資，辦不了社保，享受不到社會(huì)福利待遇，人才流動(dòng)受阻等，讓當(dāng)事人產(chǎn)生諸多不滿，成為影響社會(huì)和諧的因素。

3 提升人事檔案管理水平的舉措

首先要強(qiáng)化檔案意識(shí)，從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都要充分認(rèn)識(shí)人事檔案在人事工作中的基礎(chǔ)作用，清楚人事檔案的社會(huì)價(jià)值。本著對(duì)組織和個(gè)人負(fù)責(zé)的態(tài)度，重視和加強(qiáng)人事檔案工作。其次要找準(zhǔn)工作的重心，從約束管理型向服務(wù)管理型轉(zhuǎn)變。人事檔案管理是基礎(chǔ)，服務(wù)是宗旨。把人事檔案的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到服務(wù)上來(lái)是形勢(shì)的需要，要服務(wù)人力資源開發(fā)的大局，做好檔案管理工作。

其次健全工作制度。人事檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，在人事檔案材料的收集補(bǔ)充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉(zhuǎn)遞、檔案的登記、借閱、檢查等環(huán)節(jié)中都要建立相關(guān)的規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷完善，以保證人事工作的政策性、紀(jì)律性，人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性，歸檔材料的真實(shí)和精煉。避免有人無(wú)檔，有檔無(wú)人的現(xiàn)象發(fā)生。要以提供完美的服務(wù)為目標(biāo)，處理好保密與公共服務(wù)的關(guān)系，盡量減少因管理不善造成的漏洞。建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。

順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。要加大現(xiàn)代化管理進(jìn)程中軟、硬件的投入力度，建立復(fù)合型檔案管理員隊(duì)伍；加快檔案資源信息化，檔案保護(hù)現(xiàn)代化，檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的速度；提高人事檔案管理的科技含量，為社會(huì)提供快捷、高速、準(zhǔn)確的服務(wù)。

第三是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。人事檔案記載的是歷史的真實(shí)面貌，有其時(shí)代的特點(diǎn)。管檔人員的新舊更迭，新人已經(jīng)脫離了那個(gè)年代，對(duì)當(dāng)時(shí)的好多事情不了解，因此查閱檔案難免會(huì)有困難，提供數(shù)據(jù)會(huì)有誤差。要對(duì)檔案的管理知識(shí)加以系統(tǒng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理水平和工作能力。人事檔案管理工作既要規(guī)范化管理，又不能墨守成規(guī)。隨著形勢(shì)的發(fā)展變化，人事制度改革的繼續(xù)深入，探索和研究人事檔案新的管理模式勢(shì)在必行。應(yīng)堅(jiān)持以服務(wù)為宗旨，以創(chuàng)新的服務(wù)理念為指導(dǎo)，采取積極措施，把握人事檔案工作的發(fā)展方向，把人事檔案管理工作融入民生、民利工程中，體現(xiàn)人事檔案的社會(huì)價(jià)值，發(fā)揮人事檔案的特殊作用。

4 結(jié)束語(yǔ)

人才是事業(yè)單位進(jìn)步的重要因素之一。人事檔案管理制度的完善，可以幫助事業(yè)單位選出最適合其單位的人才，而優(yōu)秀的人才能夠幫助事業(yè)單位獲得更好的發(fā)展。

[1]郭婷婷.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議[J].科技與企業(yè)，2016，01：37+39.

[2]莫軍.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，23：69.