建一流檔案 創(chuàng)精品工程

次鵬

【摘 要】水電工程建設(shè)項目的質(zhì)量關(guān)系國計民生，備受重視，許多在建的水電站工程都提出了“創(chuàng)精品工程”的口號。精品工程的檢驗依據(jù)是工程項目檔案。因此，創(chuàng)精品工程就是要建設(shè)一流檔案。論文依據(jù)相關(guān)文件對檔案管理的要求，結(jié)合水電站建設(shè)的特點，就檔案管理提出了一些看法。

【Abstract】The quality of hydropower construction projects is related to the national economy and people's livelihood， and it is highly valued. Many hydropower projects under construction have put forward the slogan of "creating excellent projects". The inspection basis of the excellent works is the archives of the engineering projects. Therefore， the creation of excellent projects is to construct first-class archives. Based on the requirements of archives management in the relevant documents， and combined with the characteristics of the hydropower construction， some opinions are put forward for archives management.

【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案驗收；項目檔案

【Keywords】archives management； archives acceptance； project archives

【中圖分類號】G276 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）09-0131-02

1 水電站項目檔案驗收的制度安排

1.1 出臺背景

《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》的出臺背景是國家強化監(jiān)管，加強建設(shè)項目的檔案管理，將《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》作為《國務(wù)院關(guān)于投資體制改革的決定》的配套文件與國家檔案局聯(lián)合印發(fā)。

1.2 驗收程序

項目檔案驗收以現(xiàn)場檢查和驗收會議的形式進行。

1.3 對《重大建設(shè)項目檔案驗收的內(nèi)容及要求》的重點理解

①項目檔案管理體制。項目檔案工作實行領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制，領(lǐng)導(dǎo)有明確分工。建立與檔案工作相適應(yīng)的檔案管理機構(gòu)，并明確檔案部門的管理職責(zé)及考核措施。形成由設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在項目建設(shè)過程中對檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，并實行統(tǒng)一管理。②項目檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。由適應(yīng)項目檔案增量發(fā)展的檔案用房，實現(xiàn)庫房、閱覽和辦公用房三分開。檔案保管設(shè)備符合條件要求，檔案裝具符合國家質(zhì)量要求。檔案的安全保護和庫房管理符合檔案防護“八防”要求，并建立有效的控制措施。③項目檔案管理手段。利用檔案信息系統(tǒng)，對檔案信息進行有效管理，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。檔案部門應(yīng)配備計算機、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼相機等適應(yīng)工作需要的辦公設(shè)備。

1.4 項目檔案整理質(zhì)量要求

前期管理文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、質(zhì)檢文件、竣工文件符合歸檔范圍要求，歸檔文件材料齊全完整；歸檔文件材料真實、數(shù)據(jù)準確、簽署完備；檔案分類明確，排列科學(xué)合理，保管期限劃分準確，達到案卷質(zhì)量標準；檔案編目準確規(guī)范，案卷裝訂整齊美觀；竣工圖編制準確、清楚、完整、統(tǒng)一，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，各項簽字手續(xù)完備。

2 中國電力優(yōu)質(zhì)工程評選對檔案的要求

2.1 總體要求

水電工程按中電建協(xié)《電力建設(shè)工程質(zhì)量評價管理辦法（2012版）》進行整體工程質(zhì)量評價，質(zhì)量評價總得分85分及以上才可申報中國電力優(yōu)質(zhì)工程。中國電力建設(shè)企業(yè)協(xié)會本著優(yōu)中選優(yōu)的原則，從中國電力優(yōu)質(zhì)工程項目中，推薦具有代表性的工程，申報國家級優(yōu)質(zhì)工程獎[1]。

2.2 申報所需檔案資料

①中國電力優(yōu)質(zhì)工程申報表。②工程簡介。③工程建設(shè)合規(guī)性證明文件。內(nèi)容包括：項目核準文件；土地使用證，至少應(yīng)提供土地部門對申辦材料受理并通過審定的報批證明；環(huán)境保護驗收報告；水土保持設(shè)施驗收報告；檔案驗收文件（上級主管單位組織，地方檔案行政管理部門參加）；消防驗收文件；竣工財務(wù)決算報告等。④其他相關(guān)證明文件內(nèi)容包括：工程移交生產(chǎn)簽證書；工程達標投產(chǎn)驗收文件；工程質(zhì)量評價報告；工程新技術(shù)應(yīng)用專項評價報告；工程綠色施工專項評價報告[2]。⑤聲像檔案工程照片15張，其中工程全貌3張，與工程結(jié)構(gòu)和隱蔽工程相關(guān)的3張，主體設(shè)備安裝工程4張，質(zhì)量特色部位5張；反映工程質(zhì)量特色的專題匯報片，應(yīng)附配音。

3 水電工程項目檔案綜述

3.1 檔案管理工作要求

檔案管理應(yīng)與建設(shè)實施同步管理。在招投標、簽訂合同、協(xié)議時，應(yīng)對項目檔案收集、整理、移交提出明確要求和違約責(zé)任；檢查項目進度與施工質(zhì)量時，應(yīng)同時檢查項目檔案的收集、整理情況；在進行項目驗收時，應(yīng)同時審查、驗收項目檔案的歸檔情況。

3.2 檔案管理工作內(nèi)容

項目檔案是衡量水電工程建設(shè)質(zhì)量的重要依據(jù)，是建設(shè)成果的重要組成部分。建設(shè)單位應(yīng)加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，積極應(yīng)用新技術(shù)、新方法，開展項目檔案信息化工作，建立項目檔案數(shù)據(jù)庫，開發(fā)和利用項目檔案信息資源，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，為項目建設(shè)與管理提供服務(wù)。

①項目檔案的整理。按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》進一步明確了檔案收集歸檔的范圍和責(zé)任，各負其責(zé)收集相關(guān)檔案，并按要求及時移交檔案部門；項目歸檔文件和案卷質(zhì)量應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的要求；建設(shè)單位應(yīng)結(jié)合項目建設(shè)實際，制定相應(yīng)的檔案分類細則和編號方案；建設(shè)單位負責(zé)完成反映項目建設(shè)過程的圖片、照片（包括底片或電子文件）、錄音、錄像等聲像檔案及實物材料的收集、整理，并附以相應(yīng)的文字說明。②項目檔案的歸檔。項目各承包單位在合同工程驗收、單位工程完工驗收前，應(yīng)完成所承建項目有關(guān)文件材料的收集、整理、歸檔工作。歸檔文件材料須交監(jiān)理單位審查，并簽署鑒定意見。各發(fā)包項目檔案通過審查后，由各承包單位按規(guī)定移交給建設(shè)單位，交接雙方應(yīng)認真履行交接手續(xù)；建設(shè)單位應(yīng)組織或委托有關(guān)單位匯總、整理項目的全部檔案。項目實行總承包的，由各承包單位按規(guī)定移交給總承包單位匯總、整理后，統(tǒng)一向建設(shè)單位移交。③項目檔案的專項驗收。項目檔案專項驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案專項驗收或檔案專項驗收不合格的項目，不得進行項目竣工驗收。建設(shè)單位應(yīng)及時整理單位工程及階段驗收資料、結(jié)論性文件和竣工圖紙等主要項目檔案資料，并進行預(yù)驗收。

3.3 檔案管理措施

①提高對水電建設(shè)項目檔案管理工作重要性的認識。建設(shè)單位要認真宣傳和貫徹落實國家、行業(yè)頒布的有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)、標準；及時制定、修訂水電建設(shè)項目檔案管理制度并組織實施；建設(shè)單位要經(jīng)常對項目檔案進行督導(dǎo)、檢查和考核，并形成工作常態(tài)；建設(shè)單位要加強項目檔案管理交流，推廣和采用先進的項目檔案管理經(jīng)驗；建設(shè)單位要指導(dǎo)項目檔案預(yù)驗收，組織或參加水電建設(shè)項目檔案驗收工作。②加強對水電建設(shè)項目檔案的管理。建設(shè)單位要建立健全水電建設(shè)項目檔案管理的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和實施細則，明確項目檔案管理機構(gòu)，配備專兼職檔案人員，配置專用庫房及設(shè)備設(shè)施，統(tǒng)籌安排項目檔案管理工作所需資金，保證項目檔案管理有序進行。建設(shè)單位要負責(zé)水電建設(shè)全過程文件材料的編制、歸檔等工作的組織協(xié)調(diào)，負責(zé)項目前期文件、項目過程管理文件、項目竣工驗收文件等的收集整理與歸檔，負責(zé)接收項目全部檔案，匯總后將有關(guān)部分檔案向生產(chǎn)運行單位移交；要組織項目各參建單位檔案管理交流和培訓(xùn)，組織項目參建單位的檔案資料驗收和移交工作。③強化對水電建設(shè)項目檔案管理的監(jiān)督檢查。水電項目各參建單位要明確職責(zé)，通力合作，保證項目檔案管理工作與項目進程同步。保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)；項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔環(huán)節(jié)要加強監(jiān)督，重點檢查竣工圖的編制與整理；因為檔案在項目建設(shè)、管理、試運行中的重要作用，建設(shè)單位要及時對檔案的系統(tǒng)性、安全性做全面評價，及時查缺補漏。建設(shè)單位要組織設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的負責(zé)人及有關(guān)人員，根據(jù)檔案工作的相關(guān)要求，依照《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》進行監(jiān)督自檢，并形成自檢報告。

4 結(jié)論

任何事情的關(guān)鍵還是在“人”，只有我們加強所有項目參建人員的檔案意識、明確項目檔案管理責(zé)任人，將項目檔案管理納入項目建設(shè)管理程序、工作計劃及合同管理中；促使廣大干部、職工充分認識檔案管理的重要意義，按照“建一流檔案，創(chuàng)精品工程”要求，創(chuàng)新思路，強化管控，明確責(zé)任，狠抓落實，把新形勢下的水電站項目檔案管理工作不斷推向深入。

【參考文獻】

【1】范琳，張豪磊，周磊.加強水電工程項目檔案管理的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（15）：50-51.

【2】陳奇星，文雯晴.對檔案管理的探討[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2014 （24）：120-121.