如何構(gòu)建企業(yè)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化體系

譚海潮

[摘 要] 隨著現(xiàn)代社會信息化和大數(shù)據(jù)覆蓋面的擴(kuò)大和深化，其重視度也越來越高，在為企業(yè)經(jīng)營管理提供各方面便捷支持的同時(shí)也給企業(yè)的經(jīng)營提出了更高的要求。誰能最先獲取到數(shù)據(jù)，誰就把握了市場的先機(jī)；誰能充分的挖掘數(shù)據(jù)，誰就找到了商機(jī)和突破口。在大多數(shù)企業(yè)中，大量的原始數(shù)據(jù)是在其開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的過程中產(chǎn)生，并形成企業(yè)自身的大數(shù)據(jù)，而精于數(shù)據(jù)分析的卻往往是遠(yuǎn)離實(shí)際業(yè)務(wù)活動的財(cái)務(wù)人員，因此，如何將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)快速轉(zhuǎn)化成專業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，通過財(cái)務(wù)分析結(jié)果指導(dǎo)業(yè)務(wù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的深度融合，都要求企業(yè)必須構(gòu)建財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化體系。而要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，就需要企業(yè)加大對信息化的投入，通過信息化工具快速地將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，將財(cái)務(wù)人員從大量的單一核算工作中解放出來，把精力集中投入到對企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的支持和管理中去。利用一體化體系來充分收集數(shù)據(jù)，充分挖掘數(shù)據(jù)，充分理解數(shù)據(jù)，充分利用數(shù)據(jù)支持企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值的最大化，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員價(jià)值由核算型向價(jià)值創(chuàng)造型蛻變。因此，如何構(gòu)建企業(yè)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化體系，是我國企業(yè)管理需重點(diǎn)解決的問題。

[關(guān)鍵詞] 信息化；大數(shù)據(jù)；財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化；價(jià)值創(chuàng)造型財(cái)務(wù)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 19. 016

[中圖分類號] F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）19- 0037- 03

1 引 言

對于未實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的企業(yè)，其業(yè)務(wù)流和財(cái)務(wù)流往往是完全獨(dú)立運(yùn)行的兩套系統(tǒng)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)通常是由財(cái)務(wù)人員月底時(shí)一次性匯總整理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生，因此財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)基本脫離了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的時(shí)點(diǎn)和場景，難以與業(yè)務(wù)活動建立聯(lián)系，這些問題導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的不及時(shí)和不準(zhǔn)確，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程的不便捷，以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)向業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的反向不可追溯。而通過構(gòu)建財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化體系，就能很好地解決上述財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、便捷性和可追溯性等問題。

要構(gòu)建企業(yè)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化體系，大體分為四個(gè)步驟：首先需要理解財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的原理；其次是搭建業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的系統(tǒng)；第三是分別搭建財(cái)務(wù)報(bào)表體系和內(nèi)部管理報(bào)表分析體系；最后是完善企業(yè)內(nèi)控體系。

2 如何構(gòu)建企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化體系

2.1 理解財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的原理

要很好地理解財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的原理，可借用一下DNA的雙螺旋結(jié)構(gòu)圖，如圖1所示。想象一條鏈?zhǔn)菢I(yè)務(wù)流，另一條鏈?zhǔn)秦?cái)務(wù)流，為了保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，相應(yīng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)生成，需要創(chuàng)建業(yè)務(wù)流與財(cái)務(wù)流之間的“連接點(diǎn)”，并根據(jù)具體業(yè)務(wù)的不同將連接點(diǎn)設(shè)置在業(yè)務(wù)流中各自對應(yīng)的節(jié)點(diǎn)上，當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)展到該節(jié)點(diǎn)時(shí)，就會促發(fā)連接點(diǎn)自動將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。由于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是由系統(tǒng)自動生成，改善帶了財(cái)務(wù)工作便捷性的同時(shí)，因?yàn)橄到y(tǒng)中分別存儲著業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和它們之間的連接點(diǎn)信息，也能夠很好的解決財(cái)務(wù)分析過程中的數(shù)據(jù)可追溯性問題。

2.2 搭建業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的系統(tǒng)

基于前面的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化原理，要搭建業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的系統(tǒng)，除充分了解企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動，以及國家的會計(jì)法規(guī)和財(cái)務(wù)準(zhǔn)則外，還必須依次梳理出每條業(yè)務(wù)流所對應(yīng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的發(fā)生節(jié)點(diǎn)，以及如何設(shè)置連接點(diǎn)才能將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確轉(zhuǎn)換成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

通常一體化系統(tǒng)會設(shè)置的連接點(diǎn)有物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格、總分支機(jī)構(gòu)關(guān)系、發(fā)出商品科目、客戶往來賬、銀行主數(shù)據(jù)等，具體的系統(tǒng)運(yùn)作如下：

（1）物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，是用于物料收發(fā)時(shí)的計(jì)價(jià)，由于原材料和產(chǎn)成品的實(shí)際價(jià)格通常是波動的，且要到月底結(jié)賬后才能最終確定，為了實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門在日常物料收發(fā)時(shí)，能夠根據(jù)收發(fā)貨數(shù)量自動完成財(cái)務(wù)記賬，需要為系統(tǒng)賦予一個(gè)預(yù)設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，以滿足財(cái)務(wù)按金額來記錄的要求，這就是物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格的作用。

（2）總分支機(jī)構(gòu)關(guān)系，一個(gè)應(yīng)用于銷售客戶存在經(jīng)分銷商交易關(guān)系的業(yè)務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際需要，既能按經(jīng)銷商匯總各分銷商的數(shù)據(jù)，又能分別提供經(jīng)銷商和分銷商各自的數(shù)據(jù)；另一個(gè)應(yīng)用于集團(tuán)化的公司的報(bào)表合并，通過配置總分支機(jī)構(gòu)關(guān)系和合并抵銷科目來實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司合并報(bào)表的自動編制。

（3）發(fā)出商品科目，用于跟蹤產(chǎn)品銷售的不同狀態(tài)，在銷售訂單裝車發(fā)貨時(shí)，根據(jù)發(fā)貨數(shù)量和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格自動將庫存商品轉(zhuǎn)入發(fā)出商品科目，當(dāng)客戶收貨確認(rèn)時(shí)，系統(tǒng)自動結(jié)轉(zhuǎn)銷售收入并結(jié)轉(zhuǎn)發(fā)出商品對應(yīng)成本到主營業(yè)務(wù)成本。

（4）客戶往來賬，解決費(fèi)用確認(rèn)與費(fèi)用支付的時(shí)間差問題，在費(fèi)用發(fā)生時(shí)，首先費(fèi)用入賬并掛客戶往來賬，再對客戶往來賬進(jìn)行實(shí)際支付，保證了費(fèi)用確認(rèn)的及時(shí)性，避免費(fèi)用跨期。

（5）銀行主數(shù)據(jù)，是實(shí)現(xiàn)銀企直連系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，通過將客戶銀行主數(shù)據(jù)中的收款賬號傳遞銀行來實(shí)現(xiàn)對客戶往來賬的財(cái)務(wù)付款；同時(shí)財(cái)務(wù)收款也是依據(jù)對方預(yù)設(shè)的付款賬號來匹配系統(tǒng)中客戶的銀行主數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對銀行收款的自動掛賬。

類似的連接點(diǎn)還有很多，在此就不一一列舉了。

2.3 搭建財(cái)務(wù)報(bào)表體系和內(nèi)部管理報(bào)表體系

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)表體系多用于向政府、稅務(wù)、供應(yīng)商和客戶等外部需求方提供數(shù)據(jù)支持，要求數(shù)據(jù)確認(rèn)必須符合會計(jì)法規(guī)和準(zhǔn)則的規(guī)定，這保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確合規(guī)性；但規(guī)定卻大大限制了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換率，造成大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的閑置，導(dǎo)致信息價(jià)值利用不充分；而另一方面企業(yè)管理決策又存在數(shù)據(jù)荒，管理者無法僅僅依靠財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來進(jìn)行經(jīng)營決策。為了解決數(shù)據(jù)閑置和數(shù)據(jù)荒的矛盾，需要企業(yè)在財(cái)務(wù)報(bào)表體系之外，還需要同時(shí)搭建一套基于企業(yè)自身管理需求的內(nèi)部管理報(bào)表體系，充分挖掘系統(tǒng)中存儲的大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

內(nèi)部管理報(bào)表通常更具前瞻性和靈活性，且不受限于財(cái)務(wù)制度對收入、成本費(fèi)用等確認(rèn)的條件限制，可以提前將部分業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)納入管理報(bào)表中。管理報(bào)表中的收入可以取銷售訂單數(shù)據(jù)，成本費(fèi)用可以取費(fèi)用立項(xiàng)的數(shù)據(jù)，來編制一張面向未來的損益表，對公司業(yè)務(wù)進(jìn)行前瞻；同時(shí)，由于管理報(bào)表是服務(wù)于企業(yè)管理決策服務(wù)的，具有很強(qiáng)的目的性和時(shí)效性，要求管理報(bào)表要具有更強(qiáng)的靈活性來應(yīng)對臨時(shí)或突發(fā)的管理需要。不管前瞻性還是靈活性都是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化體系的強(qiáng)項(xiàng)，因?yàn)橐惑w化體系的雙螺旋結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，各個(gè)數(shù)據(jù)之間在時(shí)間關(guān)系上呈鏈條結(jié)構(gòu)，在業(yè)務(wù)因果關(guān)系上呈網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，能提供從業(yè)務(wù)鏈前端到財(cái)務(wù)后端的所有數(shù)據(jù)，同時(shí)其數(shù)據(jù)之間的強(qiáng)關(guān)聯(lián)性保證了數(shù)據(jù)組合不僅具有靈活性，更具有超強(qiáng)的邏輯性，可充分滿足數(shù)據(jù)分析的可追溯和多維度組合要求。

2.4 完善企業(yè)內(nèi)控體系

當(dāng)企業(yè)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)構(gòu)建完成后，大部分財(cái)務(wù)處理是由業(yè)務(wù)人員在完成業(yè)務(wù)操作的同時(shí)自動完成，未經(jīng)財(cái)務(wù)之手，而最終系統(tǒng)導(dǎo)出的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)的真實(shí)性和正確性卻要由財(cái)務(wù)來負(fù)責(zé)，也就是經(jīng)常說的，引爆點(diǎn)在業(yè)務(wù)，而爆炸點(diǎn)在財(cái)務(wù)。因此企業(yè)財(cái)務(wù)人員在享受到一體化系統(tǒng)帶來便利的同時(shí)必須要完善內(nèi)控體系，這既是出于財(cái)務(wù)監(jiān)管職責(zé)的要求，也是出于對自我的保護(hù)。

完善企業(yè)內(nèi)控體系，可分為三個(gè)步驟：掃雷、排雷、回顧，呈一個(gè)閉環(huán)。首先是掃雷，就是逐個(gè)梳理每項(xiàng)業(yè)務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，這是企業(yè)財(cái)務(wù)人員在一體化系統(tǒng)構(gòu)建成后，必須花大力氣去做的一件事，可以借鑒審計(jì)中的穿行測試方法，以便把各個(gè)業(yè)務(wù)中每個(gè)環(huán)節(jié)都能測試到；其次是排雷，對于發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提出防范措施，通常可以采取的措施有更新內(nèi)控制度、制度流程化，流程系統(tǒng)化等，做到業(yè)務(wù)不審批不進(jìn)系統(tǒng)不發(fā)生的原則；最后是回顧，定期查看已梳理的業(yè)務(wù)是否有變化或新的業(yè)務(wù)出現(xiàn)，如果有就再重復(fù)前面兩個(gè)步驟。企業(yè)擁有一套完善的內(nèi)控體系是整個(gè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的保障，既保障了業(yè)務(wù)流的順暢，又保障了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的正確。

3 結(jié) 論

隨著整個(gè)社會信息化應(yīng)用的不斷深化，給企業(yè)帶來的挑戰(zhàn)和機(jī)會并存，誰能最先擁抱信息化，誰就占得先機(jī)，而財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化體系是企業(yè)信息化根基，構(gòu)建該體系后，有助于保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，以及財(cái)務(wù)工作的便捷性和財(cái)務(wù)分析的可追溯性，并同時(shí)搭建起企業(yè)的內(nèi)部管理報(bào)表體系，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)自身的大數(shù)據(jù)管理。