淺談水電公司經(jīng)法系統(tǒng)物資合同管理

文/周小娟，國網(wǎng)湖南省電力有限公司水電分公司

1 水電公司物資合同管理概述

合同管理指的是合同的審批、簽訂、履行、變更和終止。對于水電企業(yè)而言，物資主要是服務(wù)于水電廠安全生產(chǎn)的材料、設(shè)備、配件等。物資采購合同管理工作涉及面廣，需要項目管理部門和各相關(guān)部門的互相支持、密切配合、通力合作，才能確保物資采購合同管理工作的有序開展，因此認真研究物資合同的簽訂、履約、變更等管理變得越來越重要。

隨著近年來電力企業(yè)的迅猛發(fā)展以及水電企業(yè)的不斷改革，對于合同管理工作提出了更高的要求。一旦出現(xiàn)違約行為，就會導(dǎo)致物資供應(yīng)不及時，影響企業(yè)安全生產(chǎn)的順利進行。由此可見，針對物資合同的簽約、履約加強管理，才能保證企業(yè)安全穩(wěn)定運行。

2 水電公司物資合同管理流程詳述

水電公司經(jīng)法系統(tǒng)物資合同管理從通過招投標(biāo)等方式確定合同對方當(dāng)事人開始，包括物資合同起草與談判、合同審核與簽署、合同履行、合同文檔歸檔整個過程的所有環(huán)節(jié)。下面對各管理環(huán)節(jié)依次進行論述。

2.1 合同起草與談判

合同文本由承辦部門根據(jù)中標(biāo)（成交）通知書、招標(biāo)（采購）文件負責(zé)起草后，再由承辦人在經(jīng)法系統(tǒng)中發(fā)起會簽流轉(zhuǎn)。承辦部門起草合同時，出現(xiàn)標(biāo)的額較大、影響重大、涉及專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜等情形的，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)組織財務(wù)、法律、技術(shù)等人員參與合同起草或談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。技術(shù)開發(fā)、轉(zhuǎn)讓、服務(wù)、咨詢等合同涉及商標(biāo)、專利、作品、其他技術(shù)成果、商業(yè)秘密等知識產(chǎn)權(quán)對象的，應(yīng)按國家法律法規(guī)規(guī)定及公司有關(guān)規(guī)定約定知識產(chǎn)權(quán)條款。合同涉及國家或公司保密信息、公司專有技術(shù)、重要商業(yè)資料等，應(yīng)按國家法律法規(guī)及公司規(guī)定約定保密條款或簽訂保密協(xié)議。合同應(yīng)約定違約責(zé)任條款。違約責(zé)任承擔(dān)方式應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，并考慮合同權(quán)利義務(wù)、合同事項性質(zhì)、對方當(dāng)事人償債能力等因素確定。

2.2 合同審核與簽署

合同審核應(yīng)由承辦部門在經(jīng)法系統(tǒng)發(fā)起，根據(jù)合同涉及事項送相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門、財務(wù)資產(chǎn)部、發(fā)策部、物資部、監(jiān)審部審核，辦公室審核會簽。辦公室為合同的必經(jīng)審核會簽部門。合同審核部門與審核人員，應(yīng)按照《國家電網(wǎng)公司合同審核管理細則》的規(guī)定審核合同，并出具審核意見。未經(jīng)經(jīng)法系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的合同不得簽署。合同完成審核流轉(zhuǎn)后，由辦公室按照《國家電網(wǎng)公司合同編號規(guī)則》的規(guī)定在經(jīng)法系統(tǒng)進行編號。合同文本在經(jīng)法系統(tǒng)審核流轉(zhuǎn)后形成電子標(biāo)識和合同審批單。電子標(biāo)識作為合同簽署用印的依據(jù)。合同承辦部門負責(zé)辦理合同裝訂、送簽和用印，并應(yīng)確保簽訂文本和審定文本一致。合同用印統(tǒng)一使用合同專用章。

2.3 合同履行

合同生效前，不得實際履行合同，涉及財務(wù)支出的不得付款。公司各級單位作為合同當(dāng)事人應(yīng)全面履行合同，并督促其他合同當(dāng)事人全面履行合同。合同承辦部門負責(zé)組織合同的履行，并在經(jīng)法系統(tǒng)中及時維護合同履行信息，財務(wù)資產(chǎn)部、辦公室、監(jiān)審部應(yīng)開展財務(wù)監(jiān)督、法律監(jiān)督、審計監(jiān)督和監(jiān)察。已生效的合同發(fā)生變更、轉(zhuǎn)讓、解除事宜時，原合同承辦部門應(yīng)與合同對方協(xié)商并達成一致。變更、轉(zhuǎn)讓、解除事項須經(jīng)合同承辦部門、相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門、物資部、財務(wù)資產(chǎn)部、辦公室審核，并按有關(guān)規(guī)定報本單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。需要上級單位審批的，應(yīng)報上級單位審批。合同變更、轉(zhuǎn)讓、解除原則上須簽訂書面協(xié)議，并由原合同承辦部門承辦。發(fā)生合同爭議的，應(yīng)先行采用協(xié)商方式解決。協(xié)商能夠達成一致且對合同進行修改的，應(yīng)按規(guī)定的程序訂立書面協(xié)議。協(xié)商不成的，可按合同約定采取調(diào)解、仲裁或訴訟方式解決爭議；合同未約定爭議解決方式的，按有關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

2.4 合同文檔歸檔

合同承辦部門負責(zé)合同文本等相關(guān)資料的收集、整理，并按公司檔案管理相關(guān)規(guī)定交由辦公室歸檔保管。辦公室作為合同歸口管理部門對承辦部門的合同歸檔工作進行督促，并提供咨詢。合同歸檔內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：合同簽訂依據(jù)等背景材料；合同談判、簽訂、履行等往來過程中形成的會議紀要、備忘錄、擔(dān)保文件等具有法律效力的文件；合同對方的營業(yè)執(zhí)照、證明文件等資料；合同審批流程記錄；合同文本；簽約各方授權(quán)委托書原件或復(fù)印件；合同爭議解決的有關(guān)資料；其他需要歸檔的資料等。

3 結(jié)語

綜上所述，相比于普通企業(yè)的物資合同，水電企業(yè)的物資合同管理工作比較特殊，體現(xiàn)在物資數(shù)量大、涉及項目多、履約時間跨度長，因此對合同管理提出了更高要求。文中主要介紹了水電公司經(jīng)法系統(tǒng)物資合同管理流程，對于電力企業(yè)而言，簽約時應(yīng)該做好準(zhǔn)備工作，加強紙質(zhì)合同管理；履約時明確履約內(nèi)容和責(zé)任，加強履約分析和監(jiān)控，增強基層履約力量，做好資金結(jié)算工作，以此保障水電公司安全生產(chǎn)工作的順利進行。