大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

文/李新生，河北省承德市興隆縣信訪局

當(dāng)今社會(huì)，人類已經(jīng)跑步進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。所謂大數(shù)據(jù)（bi g data），是指無法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，而是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。“大數(shù)據(jù)”是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力來適應(yīng)海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。在這樣的背景下，檔案載體也一定會(huì)呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，進(jìn)而要求檔案管理者無論是從思想認(rèn)識(shí)上還是在具體管理工作中都要與時(shí)俱進(jìn)并且創(chuàng)造性地開展檔案管理工作。具體來說，我們應(yīng)該重點(diǎn)做好如下工作：

1 大膽運(yùn)用大數(shù)據(jù)平臺(tái)整合現(xiàn)有的檔案信息

1.對(duì)于檔案管理員來講，其實(shí)，我們從來沒有忘記過自己的職責(zé)與本分，甚至可以說，我們一直在默默無聞地奉獻(xiàn)，一直在扎扎實(shí)實(shí)地工作。這在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，我們的無私奉獻(xiàn)的確保證了檔案管理職能作用的充分發(fā)揮。然而，在新時(shí)代里，那種傳統(tǒng)的奉獻(xiàn)型管理作風(fēng)和管理經(jīng)驗(yàn)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展了。其實(shí)，并非我們不愿適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，而是我們的觀念還沒有上位，面對(duì)新的管理形式，我們還沒有做好充分的準(zhǔn)備，換句話說，我們還沒有充分預(yù)知“狼來了”的嚴(yán)峻事實(shí)，還沒有充分應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的具體舉措。所以說，我們必須徹底更新思想觀念，與時(shí)俱進(jìn)，積極面對(duì)已經(jīng)到來的大數(shù)據(jù)時(shí)代，在大數(shù)據(jù)理念下重新思考我們的檔案管理工作。

2.堅(jiān)持傳統(tǒng)管理與大數(shù)據(jù)管理相結(jié)合的原則。即便是大數(shù)據(jù)時(shí)代里，我們也不能拋卻傳統(tǒng)的管理經(jīng)驗(yàn)，尤其是那些成功的管理經(jīng)驗(yàn)。而是對(duì)我們已經(jīng)建立起來的檔案管理體系尤其是相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行大膽整合，科學(xué)優(yōu)化，逐步實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的科學(xué)化、可持續(xù)化發(fā)展。

2 積極建立大數(shù)據(jù)平臺(tái)運(yùn)行背景下的檔案管理體系與管理制度

大數(shù)據(jù)是海量信息的云集，是人類運(yùn)用單一計(jì)算機(jī)技術(shù)很難掌握與駕馭的，而是借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算等更為先進(jìn)的技術(shù)來收集并處理運(yùn)行在大數(shù)據(jù)平臺(tái)上的海量信息的。那么，傳統(tǒng)的各自為政檔案管理，無論從制度上還是從管理方法上來講都已經(jīng)嚴(yán)重落后于時(shí)代發(fā)展了。因此，我們必須積極配合行業(yè)領(lǐng)軍者、相關(guān)部門，積極面對(duì)現(xiàn)實(shí)，著手建立基于大數(shù)據(jù)平臺(tái)技術(shù)之上的新的檔案管理體系，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。

1.建立新型的檔案管理行業(yè)規(guī)范。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，我們建立了一系列的法律法規(guī)、管理制度、操作規(guī)范，但是，這些都是針對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理時(shí)代而制定的。這些法律法規(guī)、管理制度、操作規(guī)范不可謂不豐富詳實(shí)，也對(duì)相關(guān)管理貢獻(xiàn)了自己應(yīng)有的智慧與力量。但是，當(dāng)今社會(huì)更加強(qiáng)調(diào)合作，更加主張工作的實(shí)效與高效，更加提倡優(yōu)質(zhì)服務(wù)，因而這種各自為戰(zhàn)、自行其是的管理舉措就難免低效，甚至嚴(yán)重阻礙現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程?？傊?，盡快建立基于大數(shù)據(jù)平臺(tái)的行業(yè)管理規(guī)范已經(jīng)迫在眉睫。

2.建立基于大數(shù)據(jù)平臺(tái)的檔案管理制度。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，大數(shù)據(jù)平臺(tái)下的檔案管理除了秉持檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性和保密性之外，尤其強(qiáng)調(diào)檔案管理的共享性以及服務(wù)性。因此，我們應(yīng)該著手建立起與之配位的管理制度，如大數(shù)據(jù)背景下檔案的收集、建檔、查閱以及存儲(chǔ)等制度，檔案管理員的工作制度，檢查與監(jiān)督制度、行業(yè)服務(wù)制度等等。在建立這些新的制度時(shí)，我們既要充分借鑒傳統(tǒng)的制度和經(jīng)驗(yàn)，又要?jiǎng)?chuàng)新制定包含傳統(tǒng)制度的新制度和新舉措，比如如何加強(qiáng)檔案管理工作的保密性又能最大程度地發(fā)揮其服務(wù)性作用等。傳統(tǒng)的那種少數(shù)人“專制”地控制著更多人檔案信息做法，注定不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，更與現(xiàn)代社會(huì)的科學(xué)發(fā)展格格不入。

3 大膽整合現(xiàn)有管理硬件資源，引入大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算技術(shù)，規(guī)范建設(shè)檔案管理信息資源庫

1.不可否認(rèn)，我們?cè)趥鹘y(tǒng)的檔案管理工作中已經(jīng)積累了大量的豐富經(jīng)驗(yàn)，尤其是在硬件管理方面我們投入了大量的財(cái)力物力，改造升級(jí)了現(xiàn)有的硬件，這為我們接入大數(shù)據(jù)平臺(tái)并保證管理系統(tǒng)正常運(yùn)行提供了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2.加大資金與技術(shù)投入，比如開發(fā)植根于大數(shù)據(jù)平臺(tái)、云計(jì)算技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)務(wù)之急是首先植入大數(shù)據(jù)平臺(tái)，確保部門檔案管理納入更加有效而且高效的管理系統(tǒng)。

3.借助電子技術(shù)，將檔案信息以圖片、視頻以及音頻等方式進(jìn)行刻錄存檔，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的全面性和檔案管理的合理性。對(duì)于各種檔案信息，要精確到存儲(chǔ)的申報(bào)時(shí)間、存儲(chǔ)的路徑和檔案信息的錄入時(shí)間，對(duì)于機(jī)密性文件的申請(qǐng)和加密服務(wù)要引起管理者的格外重視。除此之外，要優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)技能如云計(jì)算技術(shù)等的培訓(xùn)，提升管理效率，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。

4.在大數(shù)據(jù)背景下，實(shí)行有效的監(jiān)管。大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，給檔案管理工作帶來了諸多的便利，管理工作更為簡(jiǎn)單，管理人員的工作量相對(duì)減少，管理成本相對(duì)下降，但是不能忽視的是大數(shù)據(jù)背景下檔案信息開放程度更加提高了，人們渴望利用信息實(shí)現(xiàn)交流的愿景更加現(xiàn)實(shí)了。在信息交流的過程當(dāng)中，信息流失現(xiàn)象，信息被某種技術(shù)性地篡改等問題也相應(yīng)出現(xiàn)。因此，要建立起信息管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)管理人員對(duì)于信息的保護(hù)力度，確保檔案信息的安全性，避免在信息交流的過程中出現(xiàn)技術(shù)泄漏或者是信息丟失的情況。

5.提升檔案管理人員的綜合水平。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，除了帶來了便捷的檔案管理方法之外，也對(duì)檔案信息的管理人員提出了更高的要求，為了能夠勝任新時(shí)期檔案管理工作，我們除了主動(dòng)學(xué)習(xí)，積極接受并參與相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)之外，還要善于合作，主動(dòng)學(xué)習(xí)并積極交流先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。為此，上級(jí)主管部門不僅要通過宣傳教育，使檔案管理人員明確在大數(shù)據(jù)背景下開展檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，掌握更高的工作技能方法，同時(shí)，還需要對(duì)管理者進(jìn)行定期培訓(xùn)，與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行常態(tài)化教育培訓(xùn)，幫助管理員牢固樹立良好的檔案管理意識(shí)，科學(xué)應(yīng)用技術(shù)手段提升管理的質(zhì)量和效率。