關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討

文/高英，國土房管局

1 事業(yè)單位檔案管理的原則

1.1 事業(yè)單位在檔案管理時(shí)要遵守以下幾條原則：

（1）嚴(yán)格遵守制度原則。要確保檔案管理工作真正落到實(shí)處，在管理過程中必須嚴(yán)格按照相關(guān)制度條例來執(zhí)行。一項(xiàng)科學(xué)合理的管理制度的實(shí)施往往是事業(yè)單位各個(gè)高層和管理者共同合作實(shí)現(xiàn)的。管理人員在執(zhí)行檔案管理工作時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)溝通，不斷完善現(xiàn)有制度。

（2）明確職責(zé)，做到合理分工。檔案管理作為一項(xiàng)管理活動(dòng)，在事業(yè)單位中，一般是由領(lǐng)導(dǎo)層的相關(guān)人員具體執(zhí)行的。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要將工作要點(diǎn)明確傳達(dá)給具體執(zhí)行的管理人員，并且對(duì)管理人員執(zhí)行檔案管理工作時(shí)狀況嚴(yán)密監(jiān)督，保證管理工作落到實(shí)處。在遇到問題時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)和管理者溝通，特別是一些突發(fā)狀況，比如具體制度項(xiàng)目的變更等，使事業(yè)單位的檔案管理工作高效進(jìn)行。此外，領(lǐng)導(dǎo)在分配工作時(shí)，要盡量做到科學(xué)化、合理化，要從人性的角度出發(fā)，既要保證管理人員的工作職責(zé)做到明確，還要充分保證管理者的個(gè)人權(quán)益，使檔案管理工作在良好的氛圍中完成。

（3）規(guī)范性，人性化原則。事業(yè)單位在制定自己的檔案管理制度時(shí)，要符合國家的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不能私自制定。而我國事業(yè)單位的類型眾多，性質(zhì)又各不相同，因此在具體執(zhí)行時(shí)，切忌盲目性采用同一種制度。一定要結(jié)合事業(yè)單位自身的特點(diǎn)，制定出符合事業(yè)單位實(shí)際狀況的制度。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 目前我國事業(yè)單位在檔案管理方面存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）檔案管理制度不夠完善。隨著全面深化改革政策的執(zhí)行，我國事業(yè)單位發(fā)展也迎來了新的變化，事業(yè)單位由內(nèi)到外進(jìn)行了一次徹底地改革。盡管如此，不少事業(yè)單位忽略了對(duì)管理制度特別是檔案管理制度的完善，依然采用以前的管理制度，使得事業(yè)單位自身在人員檔案管理方面仍然存在不少問題，阻礙了事業(yè)單位的程序化辦公。比如，一些事業(yè)單位人員經(jīng)常利用職權(quán)便利謀取不正當(dāng)利益，這些都是管理上的漏洞，給事業(yè)單位帶來了很不好的影響。

（2）未能合理處置檔案。在檔案管理上，一些事業(yè)單位的檔案管理工作只是對(duì)一些基本資料的整理和保存，不能真正發(fā)揮出管理檔案的作用。一般來說，檔案管理工作就是把現(xiàn)有的資料進(jìn)行分類整理并妥善保管，在以后需要的時(shí)候，隨時(shí)方面查閱取用，使之前管理的檔案資料能對(duì)后期工作起到幫助。而就目前來看，不少事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，只是簡單把檔案保存，沒有分類和提煉，檔案管理的工作一直空有形式，而沒有效果，這樣的檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展極為不利。

（3）檔案管理人員變更較快。隨著現(xiàn)代社會(huì)工作和生活的節(jié)奏加快，人員流動(dòng)也越來越大。事業(yè)單位里，一般都是具備相當(dāng)資歷的人才可以勝任管理者的職位。在檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理者流動(dòng)的現(xiàn)象。比如，剛接手的新管理人員還沒有熟悉基本的業(yè)務(wù)流程就由于各種原因變換職位。對(duì)于事業(yè)單位來說，不僅影響了工作進(jìn)度，也是對(duì)人力資源成本的極大浪費(fèi)，這一問題阻礙了企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

3 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

3.1 下面就以上問題提出創(chuàng)新性的解決思路，具體有以下幾條：

3.1.1 建立并完善事業(yè)單位檔案管理制度

首先，在建立事業(yè)單位檔案管理制度時(shí)，要結(jié)合事業(yè)單位的特點(diǎn)，從實(shí)際出發(fā)，切勿機(jī)械盲目，要保證制度的科學(xué)性和合理性；此外，事業(yè)單位在建立檔案管理制度時(shí)，要考慮人性化因素。制度要簡單易行、便于管理。這樣一來，事業(yè)單位的檔案管理工作才能更好的落實(shí)；事業(yè)單位的檔案管理工作一定要在有監(jiān)督機(jī)制的配合下執(zhí)行，避免個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)從中擅用職權(quán)之便，竊取私利，使管理制度做到公平、公正、公開；最后，事業(yè)單位所有人都有義務(wù)對(duì)當(dāng)前檔案管理中的不足提出改建的建議和意見，對(duì)于在完善制度方面有所貢獻(xiàn)的人員，單位要給予一定的表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)對(duì)于惡意破壞制度的人員單位要給予一定的處罰。只有這樣，檔案管理制度才能越來越完善，才能在以后的執(zhí)行中發(fā)揮出更大的作用，從而促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

3.1.2 采用創(chuàng)新性科學(xué)性地管理

隨著社會(huì)的發(fā)展，尤其在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)發(fā)揮主力的時(shí)代，信息出現(xiàn)了爆炸式的增長。信息時(shí)代對(duì)檔案管理提出了新的要求，互聯(lián)網(wǎng)工具的使用讓工作更加高效的同時(shí)也加大了工作量。只有采用創(chuàng)新性、科學(xué)性的方法來對(duì)檔案進(jìn)行管理，才能使事業(yè)單位的發(fā)展跟上社會(huì)前進(jìn)的腳步。要做到創(chuàng)新科學(xué)地進(jìn)行檔案管理，要做到以下幾點(diǎn)：一是在管理檔案資料時(shí)，要確保檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和時(shí)效性。要依據(jù)不同要求對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，以便于后期的取用；二是采用多種方式對(duì)檔案進(jìn)行保存。比如，在錄入資料庫時(shí)，除了保管傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，還要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這一有力工具，建立一份本地和云端同步的數(shù)字信息資料庫；三是通過互聯(lián)網(wǎng)，把檔案信息中的公開部分進(jìn)行共享，從而使檔案中的資源得到發(fā)揮出最大化的作用。

3.1.3 加強(qiáng)檔案中的信息保密工作

事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)該對(duì)檔案中資料的安全性負(fù)責(zé)，對(duì)于檔案中不可公開部分要做好保密工作。在對(duì)檔案本身進(jìn)行保管時(shí)，檔案管理人員要以檔案的安全性為第一要?jiǎng)?wù)，務(wù)必保證檔案的完整性；此外，對(duì)于檔案內(nèi)容，要采取嚴(yán)格的保密措施，一般事業(yè)單位的檔案資料都是與國家利益息息相關(guān)的，一旦造成泄漏，后果將不堪設(shè)想。

4 總結(jié)

事業(yè)單位的檔案管理工作是事業(yè)單位人事管理中的基礎(chǔ)工作，也是一項(xiàng)重要工作。隨著檔案管理制度不斷完善，管理方法的不斷改進(jìn)，管理人員思想水平和執(zhí)行力不斷提高，事業(yè)單位的檔案管理工作在新形勢、新時(shí)代下定會(huì)取得新的進(jìn)展，為我國的事業(yè)單位全面管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。