企業(yè)會(huì)計(jì)信息化進(jìn)程中存在的問題及對(duì)策研究

薛　鵬

（鹽城工學(xué)院，江蘇 鹽城 224005）

自進(jìn)入21世紀(jì)以來，會(huì)計(jì)信息化因其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，正日益受到廣大會(huì)計(jì)人員的歡迎。我國(guó)會(huì)計(jì)信息化也正以前所未有的速度向前發(fā)展，但在此過程中也產(chǎn)生了一些新問題、新現(xiàn)象。

一、法規(guī)盲區(qū)

我國(guó)財(cái)政部在2013年12月前相繼頒布了《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》等重要文件，這些文件的頒布標(biāo)志著我國(guó)會(huì)計(jì)信息化工作已納入法制化的軌道。但隨著我國(guó)會(huì)計(jì)信息化的長(zhǎng)足發(fā)展，原有的法規(guī)已不符合時(shí)代的需要，因此財(cái)政部在2013年12月頒布了我國(guó)會(huì)計(jì)信息化的一部重要法規(guī)《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》，在此之前頒布的法規(guī)同時(shí)廢止。但部分企業(yè)單位的從業(yè)人員根本沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過該法規(guī)，實(shí)際工作中碰到了問題還按照原先的法規(guī)處理。因此，地方財(cái)政部門和企業(yè)主管部分應(yīng)利用會(huì)計(jì)后續(xù)教育的時(shí)機(jī)向廣大會(huì)計(jì)人員宣講該法規(guī)，并加大指導(dǎo)和檢查力度，使廣大會(huì)計(jì)人員真正做到“有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究”。

二、數(shù)據(jù)備份漏洞

企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化后，絕大多數(shù)會(huì)計(jì)資料的產(chǎn)生和存儲(chǔ)都放在電腦中，部分會(huì)計(jì)人員為了操作方便，平時(shí)很少做數(shù)據(jù)的備份工作，即使備份也沒有嚴(yán)格按規(guī)范要求去操作。事實(shí)上，由于盜竊、人為損壞、水災(zāi)、地震、火災(zāi)、病毒、硬件故障等因素，使得電腦系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)非常脆弱，有可能一夜之間數(shù)據(jù)會(huì)全部丟失。為了避免這一現(xiàn)象的發(fā)生，財(cái)政部在《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》中第13條中明確提出，會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生、存儲(chǔ)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件歸檔與電子檔案管理的要求。而在國(guó)家制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中明確提出，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性的載體上，一式三套，一套封存保存，一套供查閱使用，第三套異地保存，對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。

1.《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中要求在電子檔案保存前應(yīng)進(jìn)行以下項(xiàng)目檢查。一是載體有無劃痕，是否清潔，有無病毒；二是核實(shí)電子檔案的完整性、有效性和審核手續(xù)，核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全，并將檢驗(yàn)結(jié)果填入電子檔案接收檢驗(yàn)登記表；三是檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。

2.《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中還要求在電子檔案在保存過程中注意以下幾點(diǎn)。首先，每滿一年，對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門與電子文件讀取處理有關(guān)的設(shè)備更新情況進(jìn)行1次檢查登記，設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于三年；其次，對(duì)磁性載體每滿二年、光盤每滿四年進(jìn)行1次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施；再次，磁性載體上的電子檔案，每四年轉(zhuǎn)存1次，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于四年；最后，定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。

三、會(huì)計(jì)檔案保管的隨意性

在會(huì)計(jì)信息化實(shí)施早期，由于會(huì)計(jì)人員和相關(guān)職能部門人員的信息化應(yīng)用水平不高，因此財(cái)政部門要求實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化的單位電子賬和紙質(zhì)賬都要生成。但隨著我國(guó)會(huì)計(jì)人員會(huì)計(jì)信息化應(yīng)水平的提高，所有的賬薄數(shù)據(jù)資料完全可以采用電子賬簿的形式。但在這一過程中，部分會(huì)計(jì)人員盲目甩掉紙質(zhì)賬，給實(shí)際工作帶來了不必要的損失。國(guó)家財(cái)政部在《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》中第40條中明確提出，企業(yè)內(nèi)部生成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿和輔助性會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：一是所記載的事項(xiàng)屬于本企業(yè)重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)；二是由企業(yè)信息系統(tǒng)自動(dòng)生成；三是可及時(shí)在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出；四是企業(yè)信息系統(tǒng)具有防止相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改的有效機(jī)制；五是企業(yè)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度，能有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；六是企業(yè)對(duì)電子和紙面會(huì)計(jì)資料建立了完善的索引體系。

四、會(huì)計(jì)信息孤島現(xiàn)象

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算模式下，會(huì)計(jì)部門從其本身獨(dú)特的職責(zé)出發(fā)，依據(jù)會(huì)計(jì)科目體系進(jìn)行數(shù)據(jù)采集及加工輸出，會(huì)計(jì)并不要求采集整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的數(shù)據(jù)，它僅采集會(huì)計(jì)事項(xiàng)的財(cái)務(wù)度量結(jié)果，必然限制會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所能提供的信息內(nèi)容和類型，并且使業(yè)務(wù)活動(dòng)的資金信息與業(yè)務(wù)信息相脫離，形成會(huì)計(jì)信息孤島。

國(guó)家財(cái)政部在《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》中第24條中明確提出，大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)開展會(huì)計(jì)信息化工作，應(yīng)當(dāng)注重整體規(guī)劃，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù)，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)的有機(jī)整合，消除信息孤島。

協(xié)同應(yīng)用的出現(xiàn)無疑為消除信息孤島提供了有力的解決方案。協(xié)同應(yīng)用提供了一種“整體應(yīng)用”的方案，它關(guān)注的是全面的調(diào)控，更有利于對(duì)企業(yè)的各種資源進(jìn)行充分整合，讓這些被分隔開來的資源重新處于統(tǒng)一管理和調(diào)配下，使企業(yè)從獲得“局部?jī)?yōu)化”到獲得“整體優(yōu)化”。

五、隨意修改會(huì)計(jì)信息現(xiàn)象

企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化后，由于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的快速、便利，使得部分會(huì)計(jì)人員在應(yīng)付有關(guān)部分查賬時(shí)而進(jìn)行調(diào)賬（甚至做假賬）變得很輕松。而且為了不留下痕跡，他們通常會(huì)采用以下一些方法：第一，“五反”：反結(jié)賬、反記賬、反復(fù)核、反出納簽字、反主管簽字；第二，刪除系統(tǒng)中的操作日志相關(guān)記錄。對(duì)此，國(guó)家財(cái)政部在《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》中第10條中明確提出，會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，確保對(duì)同類已記賬憑證的連續(xù)編號(hào)，不得提供對(duì)已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對(duì)已記賬憑證日期、金額、科目和操作人的修改功能。第14條中明確提出，會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)記錄生成用戶操作日志，確保日志的安全、完整，提供按操作人員、操作時(shí)間和操作內(nèi)容查詢?nèi)罩镜墓δ?，并能以?jiǎn)單易懂的形式輸出。

六、會(huì)計(jì)信息安全存在隱患

會(huì)計(jì)信息的安全問題來自于兩個(gè)方面：軟件供應(yīng)商和軟件使用者。國(guó)家財(cái)政部對(duì)軟件供應(yīng)商的要求在《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》中第15條中明確提出，以遠(yuǎn)程訪問、云計(jì)算等方式提供會(huì)計(jì)軟件的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)在技術(shù)上保證客戶會(huì)計(jì)資料的安全、完整，對(duì)于因供應(yīng)商原因造成客戶會(huì)計(jì)資料泄露、毀損的，客戶可以要求供應(yīng)商承擔(dān)賠償責(zé)任。

國(guó)家財(cái)政部對(duì)軟件使用者的要求在《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》第39條中明確提出，企業(yè)不得在非涉密信息系統(tǒng)中存儲(chǔ)、處理和傳輸涉及國(guó)家秘密，關(guān)系國(guó)家經(jīng)濟(jì)信息安全的電子會(huì)計(jì)資料；未經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)，不得將其攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外。

七、行業(yè)內(nèi)軟件使用混亂

部分企業(yè)由于自身管理的需要在選擇軟件時(shí)往往局限于本單位的需求，沒有從整個(gè)行業(yè)管理的高度出發(fā)，這使得部分行業(yè)的下屬各單位軟件品種很多，但由于各種軟件的數(shù)據(jù)接口、使用方法不盡相同，這就造成了在行業(yè)在進(jìn)行報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟槐?。而在?guó)外，某些發(fā)達(dá)國(guó)家就曾利用政府手段規(guī)定某些特殊行業(yè)必須使用指定的財(cái)務(wù)軟件，這樣國(guó)家相關(guān)職能部門可以方便地通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行財(cái)務(wù)檢查、專用資金使用情況分析，各基層單位也可以利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)地進(jìn)行數(shù)據(jù)的傳輸，行業(yè)主管部門也可利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)地進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總和分析。

八、會(huì)計(jì)分工不合理

合理的會(huì)計(jì)分工模式不僅有利于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的高效運(yùn)行，也有助于會(huì)計(jì)內(nèi)部牽制的有效實(shí)施。但部分企業(yè)在實(shí)行會(huì)計(jì)信息化過程中仍采用原手工下的一套分工模式，這給日常的核算和管理工作帶來了極大的不便。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，按照工作性質(zhì)不同，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)人員一般可分為四類。

1.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)人員。如果企業(yè)自行開發(fā)軟件，就需要配備系統(tǒng)分析員、系統(tǒng)設(shè)計(jì)員和程序員。如果企業(yè)購買商品化軟件，則無須配備以上人員。

2.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的操作人員。這類人員主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常運(yùn)行工作，主要包括數(shù)據(jù)錄入員、出納、數(shù)據(jù)審核員、數(shù)據(jù)管理員、會(huì)計(jì)檔案保管人員。

3.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的維護(hù)人員。系統(tǒng)維護(hù)員主要負(fù)責(zé)硬件設(shè)備和軟件的日常維護(hù)，確保會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

4.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的管理人員。這類人員主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目的組織與系統(tǒng)運(yùn)行過程中的管理工作，主要包括系統(tǒng)管理員、總會(huì)計(jì)師、會(huì)計(jì)主管。

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