對檔案管理系統(tǒng)設計的分析

1 概述

我國正處于一個信息化時代，計算機技術在各個領域被廣泛應用。由于它具有高效的信息處理、提煉等優(yōu)勢，所以，很多單位，包括學校、企業(yè)等，都緊緊跟隨時代的步伐，將這些優(yōu)勢運用到檔案管理的系統(tǒng)開發(fā)與設計中去，讓人們更容易使用檔案信息，也順應了時代發(fā)展趨勢。檔案管理系統(tǒng)能夠更有效的使檔案管理人員進行快速的查詢、檢索、修改、歸檔、檔案調(diào)轉等操作，進而大大提高檔案管理工作的效率。

2 檔案管理系統(tǒng)的功能設計

2.1 安全認證

由于檔案具有私密性，主要涉及機構的生產(chǎn)活動中的一些機密。因此，保密措施是檔案管理系統(tǒng)設計的一個主要環(huán)節(jié)，確保檔案能被安全的保存下來，這樣才能使檔案數(shù)據(jù)的真實性及有效性得到保障，由此也決定了安全認證的重要性。一方面，檔案安全必須要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如路由設備、服務器、防火墻的安全設置；另一方面，系統(tǒng)的軟件安全也是必須考慮的因素，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密以及管理員、用戶的加密設置上。其中涉及到管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次操作文件或系統(tǒng)時，操作員工號都應該準確的記錄下來。

2.2 組織檔案信息

組織檔案信息就是序化資源庫中的檔案，形成的知識系統(tǒng)應具有系統(tǒng)性、科學性，這樣才能更好地服務于辦事人員。在組織信息資源過程中，檔案信息系統(tǒng)應該加入原存放部門、領域、主題、責任者等幾個方式，并根據(jù)分類提取出相關的關聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以便聚類組織相同類型的檔案。

2.3 存儲檔案信息

為了有效及時的進行檔案信息資源存儲，有必要建立相關的標準和制度。

建設一個可以實現(xiàn)連續(xù)上傳、批量上傳的快捷上傳接口，同時還支持從其他系統(tǒng)導入資源和原數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉換和載入的方法，提供權屬管理和鑒別檔案資源的功能。

2.4 自動入庫

傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)一般需要人工對檔案信息進行入庫封存，這樣增加了檔案管理人員的工作量。而現(xiàn)階段需要檔案管理系統(tǒng)通過掃描，就可以轉化文件格式，并能自動將信息存入相應的數(shù)據(jù)庫。

2.5 簡化了檔案調(diào)轉程序

檔案整理方法比較復雜，并且檔案調(diào)轉程序較多，而檔案管理系統(tǒng)的應用能夠減少整理步驟及檢索工具，簡化程序后，查找的途徑增多，便于以“件”為單位來進行查找，提高檔案調(diào)轉材料的查全率?？梢詫⒃嫉募堎|(zhì)檔案封存，電子檔案轉出。

2.6 檢索與傳播檔案信息

關鍵詞檢索是多種系統(tǒng)檢索中最為常見的一種，其次是分類檢索。針對有關檔案資源信息進行檢索后，可以在第一時間獲取有效信息，提高檔案管理工作的效率。

3 檔案管理系統(tǒng)的整體系統(tǒng)設計及實現(xiàn)

檔案管理系統(tǒng)的整體設計與實現(xiàn)過程中，應該表現(xiàn)出各種類型的檔案管理系統(tǒng)功能。而檔案管理系統(tǒng)的功能可以通過動態(tài)服務器的頁面來實現(xiàn)。圍繞整個檔案管理系統(tǒng)來說，就是由各種動態(tài)的網(wǎng)頁組成的，系統(tǒng)同后臺數(shù)據(jù)庫、檔案管理者、以及檔案用戶之間的交流互動是依靠動態(tài)網(wǎng)頁達成的，最終檔案管理與檔案使用的聯(lián)系、整體單位的管理與整體資源文件的聯(lián)系功能都可以實現(xiàn)。對檔案管理員來說，校驗身份后就能夠進入到管理系統(tǒng)的網(wǎng)頁內(nèi)，可以進行具體的管理與調(diào)整，添加記錄、修改信息、等。添加或修改的頁面是大致相同的，只需在動態(tài)頁面內(nèi)添加數(shù)據(jù)，而區(qū)別在于修改信息時修改頁面里則具有初始值。因此，添加與修改管理系統(tǒng)時，可在統(tǒng)一頁面內(nèi)進行。在統(tǒng)一管理這些動態(tài)頁面后，就要進行提交，為了保證所提交的數(shù)據(jù)與資料是既完整又安全的，應在頁面提交前先進行客戶端驗證。由于客戶端驗證時也難免會出現(xiàn)重復記錄的問題，所以，在設計檔案管理系統(tǒng)時，還應在數(shù)據(jù)提交到服務器之后進行服務器端驗證。在設計檔案管理系統(tǒng)時，添加文件圖片總會遇到一些問題，導致無法準確獲知文件與資料中的圖片數(shù)量，頁面上傳時文件所包含的控件大小也無法確定。所以，要提交服務器，找到存在的具體數(shù)量，之后再根據(jù)圖片的數(shù)量進行一致數(shù)量的控件。那么可以將文件中圖片數(shù)量的數(shù)據(jù)提交給服務器，服務器依據(jù)這個數(shù)據(jù)，對數(shù)量相應的文件上傳控件進行動態(tài)生成。專門的文件上傳組件在上傳文件時可以被使用，同時也可以使用程序在所提交的數(shù)據(jù)中將圖片信息提取出來。

4 結語

綜上所述，盡管傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)仍被廣泛的應用，同時紙質(zhì)檔案具有較高的法律性及有效性，但是受到保存年限及保存方式的影響，紙質(zhì)檔案極易受到損壞、遺失、模糊等損傷。針對這一問題，我們應該保存好紙質(zhì)檔案，提升其使用壽命。隨著電子信息技術的普及，就有必須要做好檔案管理系統(tǒng)的設計與優(yōu)化，使電子檔案的真實性與安全性得到保證。應加大電子檔案的加密程度，落實電子檔案的保存與管理工作。總之，合理使用檔案管理系統(tǒng)，對于加強檔案管理工作是科學有效的，也能促進社會的發(fā)展與進步，并可以全面優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)結構，推動了檔案管理工作的開展。

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