淺談交通運輸檔案管理的信息化建設(shè)措施

當前，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，我國的各行各業(yè)都已經(jīng)走向了信息化時代。交通運輸?shù)臋n案管理行業(yè)也不例外，信息化技術(shù)的應(yīng)用使其工作高效便捷。我國的交通運輸也隨著經(jīng)濟的發(fā)展也處于快速發(fā)展的階段，檔案管理工作的快捷更是為其發(fā)展起到保駕護航的作用。

1 交通運輸檔案管理信息化建設(shè)的作用

1.1 對檔案管理方式進行更新

檔案管理在交通運輸行業(yè)中的應(yīng)用主要是指行業(yè)內(nèi)部的資料、人力、物力等信息的留存。這些信息在交通運輸業(yè)的發(fā)展過程中起著重要的作用。如果能夠有效的管理，那么對于其發(fā)展是大有幫助的。但是在信息化發(fā)展緩慢的時代，這些信息的保存則需要大量的人力和物力去做，即便做好保存，遇到突發(fā)狀況也有可能導(dǎo)致之數(shù)據(jù)的丟失。這給交通運輸業(yè)的繼續(xù)發(fā)展往往會帶來障礙，因此，亟需信息化的迅速發(fā)展。目前，信息化已經(jīng)能夠完成檔案信息的保存和儲存工作，這對整個交通運輸業(yè)都是有好處的。既節(jié)省了人力物力，又能夠在一定程度上促進其快速發(fā)展。

1.2 滿足時代發(fā)展需求

在以往紙質(zhì)保存信息的時代，往往會由于某些認為的錯誤，給工作帶來一些不必要的麻煩。因此，為了提高工作的效率，交通運輸行業(yè)開始引進信息化技術(shù)。這項技術(shù)的應(yīng)用不僅初步完成了便于保存的任務(wù)，而且還減少了很多認為的錯誤。這就為檔案信息的管理帶來了革新式的進步。并為以后的工作帶來便捷。因此，信息化技術(shù)的應(yīng)用也是順應(yīng)了時代的發(fā)展，在信息化的時代，為檔案管理作出的一些貢獻。

1.3 實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化

在信息化時代沒有到來之前，檔案管理工作主要是以來紙質(zhì)版保存。在保存的過程中，一般也會進行分類管理，但是檔案信息總會需要流動的，一般有人借閱之后，這些檔案就很難在回歸到原位，這就給檔案管理工作帶來不便。甚至更有甚者，借去檔案一直不歸還，那么這就給檔案管理帶來信息的流失，嚴重破壞了檔案的完整性。鑒于以上容易出現(xiàn)的錯誤，信息化時代到來以后，在進行信息分類的時候，就要分門別類地規(guī)整。信息保存好以后再留有備份，這就為信息的丟失上份保險，在紙質(zhì)化的時代是很難做到的。因此，信息化時代的管理大大地提高了工作的效率。

2 加強交通運輸檔案管理信息化建設(shè)的措施

盡管檔案信息化管理便捷方便，更節(jié)省了效率，但是其在運行的過程中也會出現(xiàn)一些問題，現(xiàn)就這些問題的改進措施列出。

2.1 增強信息化管理意識

檔案信息化管理在交通運輸行業(yè)已經(jīng)是比較普遍的現(xiàn)象，但是目前的問題是，還沒有形成一系列的管理措施。信息化管理還處于自發(fā)的階段，沒有把明確責(zé)任等制度形成一種規(guī)章制度，這就使得檔案信息化管理還比較盲目，一旦在工作過程中出現(xiàn)問題，還沒有具體的解決方案。或者如果有不符合國家規(guī)定的有關(guān)人員違規(guī)操作，卻沒有具體的懲罰措施，這就導(dǎo)致信息化管理還很被動。因此，增加管理意識是目前亟需解決的問題。

2.2 實現(xiàn)管理工作的規(guī)范化

檔案管理信息化工作還需要規(guī)范起來，因為檔案信息關(guān)系著交通運輸行業(yè)在社會上的地位，其與各個部門都有著密切的聯(lián)系，交通運輸業(yè)可以為其他行業(yè)的管理提供很多服務(wù)，因此，交通運輸檔案管理的規(guī)范化勢在必行。而目前在檔案管理中，還存在很多不規(guī)范的地方。首先，在由紙質(zhì)版向電子版轉(zhuǎn)化的過程中出現(xiàn)了很多信息的丟失，導(dǎo)致很多信息不健全，和為以后的工作帶來了不便；其次，檔案信息管理需要專業(yè)的人才進行操作，一些非專業(yè)人士進行操作，往往不能做到規(guī)范有序，但是這也是存在的最大問題。很多人在檔案管理上存在很多誤區(qū)，以為任何人都能完成這項工作，其實這是完全錯誤的，這一錯誤觀念導(dǎo)致很多信息得不到有效的管理。最后，信息化管理也就意味著管理的嚴謹、完善，只有這樣才能為信息的使用者提供幫助。

2.3 完善電子文件的科學(xué)化管理體系

在檔案管理中，還存在一種現(xiàn)象就是文件經(jīng)常性的損壞。這種現(xiàn)象既與使用的計算機系統(tǒng)有關(guān)，還和管理人員的操作有關(guān)。在系統(tǒng)的選擇上，一定要注意選擇穩(wěn)定性較強，易于保存文件的。而認為的損壞就需要任用專業(yè)的計算機人員，工作人員既要懂計算機技術(shù)，還要對信息管理工作了如指掌，只有具備這兩方面的才能，才可以順利地完成工作。因此在招收職工的時候僅僅要求個人計算機水平較高，但是在檔案的有效管理分類上是外行，那么也只能做到信息的大量保存，而無法做到信息的有效分類。

2.4 加強運輸檔案的安全管理

交通運輸檔案的安全管理工作在整個檔案管理信息化建設(shè)中占據(jù)著重要位置。因此，在實際工作中，相關(guān)人員應(yīng)高度重視完善化檔案安全管理機制的構(gòu)建，可以采用科學(xué)化措施實現(xiàn)電子檔案資料的安全維護。注意網(wǎng)絡(luò)信息在安全層面的有效保護，最大限度降低安全隱患，防止信息泄露。

2.5 強化運輸檔案管理服務(wù)的主動化

檔案管理信息化的主動化是一種趨勢，也是一個循序漸進的過程，首先，對信息檢索工具進行完善，熟練掌握交通建設(shè)的實時化信息動態(tài)。建立起科學(xué)化的目錄以及專業(yè)化的索引，便于信息的查找，借助多種途徑收集交通系統(tǒng)的信息，形成交通檔案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

3 結(jié)語

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國的科學(xué)技術(shù)也取得了快速的進步。信息化技術(shù)的應(yīng)用為各個行業(yè)都帶來了便利。交通運輸業(yè)鑒于行業(yè)的特殊性，也選擇了信息化技術(shù)來保存檔案。以往都是采取紙質(zhì)版保存信息，但是這種方式存在很多弊端，因此信息化技術(shù)應(yīng)運而生。檔案管理的信息化既節(jié)省了大量的人力物力，還提高了工作的效率，為交通運輸業(yè)的快速發(fā)展保駕護航。只是檔案信息化管理還需要進行規(guī)范化，以便更好地為人們服務(wù)。