大數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)檔案

牛建軍

天津航天機(jī)電設(shè)備研究所 天津 300301

現(xiàn)在的社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的社會(huì)，科技發(fā)達(dá)，信息流通，人們之間的交流越來(lái)越密切，生活也越來(lái)越方便，大量數(shù)據(jù)就是這個(gè)高科技時(shí)代的產(chǎn)物。

1 大數(shù)據(jù)

最早提出“大數(shù)據(jù)”時(shí)代到來(lái)的是全球知名咨詢(xún)公司麥肯錫，麥肯錫稱(chēng)：“數(shù)據(jù)，已經(jīng)滲透到你趕緊每一個(gè)行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域，成為重要的生產(chǎn)因素。人們對(duì)于海量數(shù)據(jù)的挖掘和運(yùn)用，預(yù)示著新一波生產(chǎn)率增長(zhǎng)和消費(fèi)者盈余浪潮的到來(lái)?！薄按髷?shù)據(jù)”在物理學(xué)、生物學(xué)、環(huán)境生態(tài)學(xué)等領(lǐng)域以及軍事、金融、通訊等行業(yè)存在已有時(shí)日，卻因?yàn)榻陙?lái)互聯(lián)網(wǎng)和信息行業(yè)的發(fā)展而引起人們的關(guān)注。

1.1 大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)

在現(xiàn)今社會(huì)，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用越來(lái)越彰顯他的優(yōu)勢(shì)，它占領(lǐng)的領(lǐng)域也越來(lái)越大，電子商務(wù)、020、物流配送等，各種利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行發(fā)展的領(lǐng)域正在協(xié)助企業(yè)不斷發(fā)展新業(yè)務(wù)，創(chuàng)新運(yùn)營(yíng)模式。有了大數(shù)據(jù)這個(gè)概念，對(duì)于消費(fèi)者行為的判斷，產(chǎn)品銷(xiāo)售的預(yù)測(cè)，精確的營(yíng)銷(xiāo)范圍以及存貨的補(bǔ)給已經(jīng)得到全面的改善和優(yōu)化。

1.2 大數(shù)據(jù)的獨(dú)特之處

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，可以分析更多的數(shù)據(jù)，有時(shí)候甚至可以處理和某個(gè)特別現(xiàn)象相關(guān)的所有數(shù)據(jù)，不是隨機(jī)采樣而是全部數(shù)據(jù)；擁有大數(shù)據(jù)不再需要對(duì)一個(gè)現(xiàn)象刨根問(wèn)底，只要掌握了大體的發(fā)展方向即可，適當(dāng)忽略微觀面上的精確度，會(huì)讓我們?cè)诤暧^層面擁有更好的洞察力；在大數(shù)據(jù)時(shí)代，無(wú)須再緊盯事物之間的因果關(guān)系，而應(yīng)該尋找事物之間的相關(guān)關(guān)系，相關(guān)關(guān)系也許不能準(zhǔn)確地告訴我們某件事情為何會(huì)發(fā)生，但是它會(huì)提醒我們這件事情正在發(fā)生。

1.3 大數(shù)據(jù)價(jià)值所在

當(dāng)你仍然在把微博等社交平臺(tái)當(dāng)作抒情或發(fā)表議論的工具時(shí)，華爾街根據(jù)民眾情緒拋售股票；對(duì)沖基金依據(jù)購(gòu)物網(wǎng)站的顧客評(píng)論分析企業(yè)產(chǎn)品銷(xiāo)售狀況；銀行根據(jù)求職網(wǎng)站的崗位數(shù)量推斷就業(yè)率；投資機(jī)構(gòu)搜集并分析上市企業(yè)聲明從中尋找破產(chǎn)的蛛絲馬跡；美國(guó)疾病控制和預(yù)防中心依據(jù)網(wǎng)民搜索分析全球范圍內(nèi)流感等病疫的傳播狀況；美國(guó)公司將全球夜景的歷史數(shù)據(jù)建立模型，在過(guò)濾掉波動(dòng)之后，做出了投資房地產(chǎn)和消費(fèi)的研究報(bào)告；麥當(dāng)勞、肯德基以及蘋(píng)果公司等旗艦專(zhuān)賣(mài)店的位置都是建立在數(shù)據(jù)分析基礎(chǔ)之上的精準(zhǔn)選址；沃爾瑪通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘重塑并優(yōu)化供應(yīng)鏈；卓越亞馬遜、淘寶則通過(guò)海量數(shù)據(jù)的掌握和分析為用戶(hù)提供更加專(zhuān)業(yè)化和個(gè)性化的服務(wù)；智能電網(wǎng)、智慧交通、智慧醫(yī)療、智慧環(huán)保等都與大數(shù)據(jù)技術(shù)與應(yīng)用息息相關(guān)。大數(shù)據(jù)帶來(lái)的巨大價(jià)值正漸漸地被人們認(rèn)可，它通過(guò)技術(shù)的創(chuàng)新與發(fā)展，以及數(shù)據(jù)的全面感知、收集、分析、共享，為人們提供了一種全新的看待世界的方法。

2 大數(shù)據(jù)與企業(yè)

2.1 企業(yè)決策的基礎(chǔ)

迅速膨脹的數(shù)據(jù)，決定著企業(yè)的未來(lái)發(fā)展，雖然很多企業(yè)可能并沒(méi)有意識(shí)到數(shù)據(jù)爆炸性增長(zhǎng)帶來(lái)問(wèn)題的隱患，但是隨著時(shí)間的推移，人們將越來(lái)越多地意識(shí)到數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)的重要性。在商業(yè)、經(jīng)濟(jì)及其他領(lǐng)域中，決策將日益基于數(shù)據(jù)和分析而做出，而并非基于經(jīng)驗(yàn)和直覺(jué)。

2.2 企業(yè)實(shí)力的體現(xiàn)

在這樣的時(shí)代，數(shù)據(jù)就是一個(gè)公司的軟實(shí)力，就好像一個(gè)無(wú)形的資產(chǎn)，蘊(yùn)含著很多的機(jī)會(huì)和信息。公司可以根據(jù)這些數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)自己的不足和管理漏洞，及時(shí)的改變和處理，延長(zhǎng)企業(yè)的壽命，增加企業(yè)的資產(chǎn)和競(jìng)爭(zhēng)力。一個(gè)公司的數(shù)據(jù)庫(kù)越大就代表這個(gè)公司的實(shí)力越強(qiáng)，未來(lái)發(fā)展的可能性也就越大越好。所以一個(gè)好的企業(yè)應(yīng)該未雨綢繆，從現(xiàn)在開(kāi)始就應(yīng)該著手準(zhǔn)備，為企業(yè)的后期的數(shù)據(jù)收集和分析做好準(zhǔn)備，當(dāng)面臨鋪天蓋地的大數(shù)據(jù)的時(shí)候，以確保企業(yè)能夠快速發(fā)展。

2.3 企業(yè)的數(shù)據(jù)源

很多企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，積累了大量數(shù)據(jù)資源，這些企業(yè)數(shù)據(jù)包括企業(yè)發(fā)展歷程、競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)、市場(chǎng)分析、發(fā)展趨勢(shì)、人力資源、科技研發(fā)、管理信息、客戶(hù)資源等，對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有重要的戰(zhàn)略意義。通過(guò)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)海量的數(shù)據(jù)資源廣泛搜集、深度挖掘、歸納分析和開(kāi)發(fā)利用，可以為企業(yè)制定發(fā)展戰(zhàn)略、重構(gòu)商業(yè)模式、優(yōu)化生產(chǎn)流程、完善產(chǎn)品設(shè)計(jì)、把握競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、搶占市場(chǎng)先機(jī)、實(shí)現(xiàn)精細(xì)管理等提供基礎(chǔ)支撐，助力企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。

3 檔案、數(shù)據(jù)與企業(yè)

檔案是企業(yè)最基本、最重要、最核心、最全面、最有序的信息資源聚集地，覆蓋了企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的所有內(nèi)容。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)和檔案理論及管理實(shí)踐的發(fā)展，企業(yè)檔案的概念已經(jīng)從傳統(tǒng)的公函文件、文書(shū)音像資料等，延伸至企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史信息記錄；而檔案管理也從傳統(tǒng)的保存、保管、提供利用，拓展為企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源全生命周期管理的行為。檔案作為企業(yè)數(shù)據(jù)鏈的重要組成部分，應(yīng)適大數(shù)據(jù)時(shí)代要求，調(diào)整職能定位，發(fā)揮自己的作用。

3.1 追本溯源前伸歸檔的范圍

現(xiàn)在很多企業(yè)的檔案還囿于傳統(tǒng)的收集管理模式，重視“怎么樣”忽視“為什么”。檔案館中完整保存著產(chǎn)品的初樣、正樣、生產(chǎn)過(guò)程情況，事件完成情況、結(jié)果，缺乏的是為什么生產(chǎn)這樣的產(chǎn)品，進(jìn)行改進(jìn)的前提、要求的文字記載。就如我所最初組建和三次搬遷，過(guò)程很清楚，原因只有老人們口頭的三線建設(shè)；一個(gè)產(chǎn)品的鋪設(shè)物由毛氈改成塑膠墊依據(jù)是對(duì)方的技術(shù)要求，而容易起毛影響潔凈度只存在于技術(shù)人員的記憶中、口頭解釋中，這些才是最重要的信息?，F(xiàn)今各類(lèi)數(shù)據(jù)的利用分析正是這“為什么”的最好解答，檔案部門(mén)在收集歸檔時(shí)，應(yīng)把范圍擴(kuò)大一些、側(cè)重前伸向這樣的“為什么”這才是完整的檔案，最全面的數(shù)據(jù)信息[1]。

3.2 強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)鏈接數(shù)據(jù)源點(diǎn)

幾乎每個(gè)企業(yè)都有源源不斷的數(shù)據(jù)需要收集，無(wú)論是社交網(wǎng)絡(luò)還是車(chē)間傳感設(shè)備，無(wú)論是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，還是生產(chǎn)流程，了解企業(yè)各個(gè)數(shù)據(jù)源的運(yùn)行、生成、利用，了解過(guò)程中都產(chǎn)生了什么數(shù)據(jù)，把這些分散的、獨(dú)立的各個(gè)源點(diǎn)匯集到檔案這個(gè)大的數(shù)據(jù)集合中，而不是各自為政，互不相通，真正發(fā)揮檔案作為企業(yè)核心數(shù)據(jù)儲(chǔ)能池的作用，用最全、最強(qiáng)的儲(chǔ)備，為大數(shù)據(jù)的整合、分析、利用做好前期準(zhǔn)備。

3.3 檔案數(shù)字化勢(shì)在必行

大數(shù)據(jù)是對(duì)大量的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等的集成分析，傳統(tǒng)的檔案管理還停留在各類(lèi)信息庫(kù)房實(shí)體管理的基礎(chǔ)上，無(wú)法滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)的利用要求，所以檔案數(shù)字化勢(shì)在必行。檔案數(shù)字化是利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段將經(jīng)過(guò)鑒選、原本存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換并加以存儲(chǔ)、保護(hù)、檢索利用的系統(tǒng)工程。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的滲透，數(shù)字化的信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以更加便捷、快速地進(jìn)行交流和傳遞，從而大大提高了檔案信息的利用效率，檔案數(shù)字化是檔案管理過(guò)程中一場(chǎng)深刻的革命。

（1）數(shù)字化中的“存量”與“增量”。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)耗費(fèi)時(shí)間、人力、物力、財(cái)力的大工程，要處理好“存量”和“增量”的關(guān)系?！按媪俊笔菣n案館中已經(jīng)完成歸檔保存的檔案，這一部分檔案喪失了大數(shù)據(jù)的“時(shí)效快”的特點(diǎn)，它的利用率并不是太高，對(duì)于“存量”檔案可以按門(mén)類(lèi)、時(shí)間前后、參考借用情況和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)輔助效用等標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)過(guò)鑒定后由重到輕、由近期到長(zhǎng)遠(yuǎn)逐步推進(jìn)開(kāi)展，對(duì)于一些“存量”檔案可以仍按傳統(tǒng)方法管理，減少工作量，避免存儲(chǔ)空間的占用、檢索的難度。檔案數(shù)字化的重點(diǎn)應(yīng)放在“增量”檔案上?！霸隽俊睓n案是指新接收的檔案資料。現(xiàn)今企業(yè)管理部門(mén)的數(shù)字化進(jìn)程不斷加快，大部分企業(yè)已辦公自動(dòng)化，在工作中形成了大量的電子文件材料，在現(xiàn)行管理體制下，檔案部門(mén)在收集歸檔時(shí)不僅收集紙質(zhì)實(shí)體，還應(yīng)將這些電子信息一并歸檔，這樣的數(shù)據(jù)資源更利于融合、重組，形成一個(gè)效能整體、效率更高的新的資源系統(tǒng)[2]。

（2）檔案數(shù)字化的難點(diǎn)。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，硬件的建設(shè)、管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，還涉及到檔案數(shù)據(jù)安全、利用共享、數(shù)字化管理系統(tǒng)、加工系統(tǒng)的功能要求以及運(yùn)行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，這些都是檔案工作中亟待解決的問(wèn)題，相關(guān)制度的完善和人員的缺乏更是檔案數(shù)字化的瓶頸。

3.4 檔案工作者的能動(dòng)性

（1）大數(shù)據(jù)是最近幾年才興起的詞語(yǔ)，而并不是所有的人都非常了解，企業(yè)檔案工作者要多關(guān)注這方面的技術(shù)和工具，學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)和技能，以確保能夠面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)候做出正確的應(yīng)對(duì)。

（2）檔案數(shù)字化是檔案界新的工作目標(biāo)，囿于各種原因，有很多企業(yè)還沒(méi)有開(kāi)展這項(xiàng)工作，但作為檔案工作者卻應(yīng)在工作中開(kāi)始檔案的數(shù)字化進(jìn)程。用現(xiàn)有的技術(shù)、現(xiàn)有的條件接收、著錄、整合電子檔案，用一個(gè)個(gè)小的數(shù)據(jù)源推動(dòng)企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展，應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)的需求。

（3）編制檢索工具、開(kāi)展檔案編研、進(jìn)行分類(lèi)整合，加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，挖掘檔案庫(kù)存資源，為企業(yè)生存經(jīng)營(yíng)提供多角度、全方位、有價(jià)值的服務(wù)，使檔案數(shù)據(jù)源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，改變著世界生活的方方面面，數(shù)據(jù)成為了重要的生產(chǎn)因素，正在重構(gòu)很多傳統(tǒng)行業(yè)。企業(yè)檔案作為企業(yè)生存發(fā)展的客觀記錄，是企業(yè)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，在新環(huán)境、大背景下具有不可估量的價(jià)值。