檔案職業(yè)生涯設(shè)計(jì)、提升與再造

牛建軍

天津航天機(jī)電設(shè)備研究所 天津 300301

個(gè)人職業(yè)生涯設(shè)計(jì)也叫個(gè)人職業(yè)生涯通道設(shè)計(jì)，是一個(gè)人對(duì)其一生所承擔(dān)職務(wù)的相繼歷程的預(yù)期和計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃包括一個(gè)人的學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)目標(biāo)，及對(duì)一項(xiàng)職業(yè)和組織的生產(chǎn)性質(zhì)貢獻(xiàn)和成就期望。職業(yè)規(guī)劃也是個(gè)體的人生規(guī)劃的主體部分。

做好職業(yè)生涯規(guī)劃，可以分析自我，以既有的成就為基礎(chǔ)，確立人生的方向，提供奮斗的策略。通過(guò)職業(yè)生涯規(guī)劃，可以重新安排自己的職業(yè)生涯，突破生活的格局，塑造清新充實(shí)的自我。通過(guò)職業(yè)生涯規(guī)劃，個(gè)人可以準(zhǔn)確評(píng)價(jià)個(gè)人特點(diǎn)和強(qiáng)項(xiàng)，在職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢(shì)。通過(guò)職業(yè)生涯規(guī)劃，全面了解自己，增強(qiáng)職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，發(fā)現(xiàn)新的職業(yè)機(jī)遇。職業(yè)生涯規(guī)劃通常建立在個(gè)體的人生規(guī)劃上，因此，做好職業(yè)生涯規(guī)劃將個(gè)人生活、事業(yè)與家庭聯(lián)系起來(lái)，讓生活充實(shí)而有條理。

1 檔案職業(yè)的認(rèn)同

每個(gè)人其實(shí)都在心里想過(guò)自己的職業(yè)規(guī)劃，即使這只是一個(gè)很模糊的意識(shí)。我也曾在內(nèi)心反思：自己是個(gè)怎樣的人、自己想要做什么、自己能夠做什么、什么樣的工作是最適合自己的、如果不做檔案工作我又能做什么？一系列的反思，十幾年的檔案工作經(jīng)歷使我明白，檔案工作是一項(xiàng)適合我的，也是我能夠做好的工作，我也從這項(xiàng)工作中體會(huì)到了厚重的責(zé)任感、使命感、緊迫感、自豪感。

在我入職初期，我并不曾做過(guò)一份全面的職業(yè)生涯規(guī)劃，由于所學(xué)專業(yè)和工作的需要從事了這份檔案工作，回顧這十幾年的檔案工作，使我對(duì)自己所從事的這份檔案工作有了更深的認(rèn)同和歸宿。

1.1 我喜歡這份工作

從事一項(xiàng)喜歡的工作，工作本身就能給你一種滿足感，你的職業(yè)生涯也會(huì)從此變得妙趣橫生。我喜歡在一張張故紙堆里尋找塵封的記憶，我喜歡在一份份檔案上標(biāo)“名”掛“號(hào)”，我喜歡給一份份檔案“安家落戶”，我喜歡把每一份檔案的故事銘記在心里，在需要時(shí)欣喜地把它們呈現(xiàn)在大家的面前。在安靜的環(huán)境中給它們重新站隊(duì)、排序、搭建圖形，讓它們以新的面目出現(xiàn)在大家的面前。我也是指揮者、設(shè)計(jì)師[1]。

1.2 大家認(rèn)可我的這份工作

與我接觸的各類人員愿意把他們保管的文件資料交給我歸檔管理，她們說(shuō)：交給你我們放心，什么時(shí)候用都能提出來(lái)，又快又方便。聽(tīng)說(shuō)我們可能輪崗，她們?cè)诓闄n時(shí)就不時(shí)地詢問(wèn)：是不是真的？你就管理跟我們相關(guān)的這些檔案吧，我們還是愿意找你借閱。只因?yàn)樵谒麄儾檎覚n案時(shí)，即使是他們沒(méi)有明確提到的相關(guān)檔案材料我也能給她們提出來(lái)，方便、全面為他們的工作提供幫助。領(lǐng)導(dǎo)也曾說(shuō)過(guò)：你就是干檔案的，有自己的思路、自己的方法，你的工作不用管，我最放心。聽(tīng)了這樣的評(píng)價(jià)你能不高興嗎？

1.3 擁有一份檔案工作的責(zé)任感、使命感、緊迫感、自豪感

在社會(huì)生活中很多人都認(rèn)為檔案工作很簡(jiǎn)單、很平庸，檔案部門就是個(gè)養(yǎng)老的地方，其實(shí)只有真正從事這份工作才知道它的重要性和不平凡之處。檔案是組織、團(tuán)體、個(gè)人身份的確認(rèn)，是歷史的傳承，以史鑒今，資政育人是她的宗旨。作為一名最基層的檔案工作者，我常對(duì)別人說(shuō)，最簡(jiǎn)單的檔案工作就是“數(shù)”和“放”，但“數(shù)”有“數(shù)”的責(zé)任，“放”有“放”的規(guī)矩。某些重大的歷史事件如果我們不及時(shí)整理歸檔，造成的就是永久的缺失與遺憾，及時(shí)歸檔很重要。千辛萬(wàn)苦完成一項(xiàng)重大的課題時(shí)，即使再累心里也特別的欣慰和自豪。

2 職業(yè)生涯的設(shè)計(jì)、提升與再造的融合協(xié)調(diào)發(fā)展

作為一名最基層的檔案管理工作者，我們有很大的局限性：專業(yè)性的差異特別明顯；工作環(huán)境、地域的限制使得工作接觸面特別狹窄；注重實(shí)踐而缺乏高層次的理論研究與指導(dǎo)；缺乏整個(gè)檔案事業(yè)的前瞻性認(rèn)識(shí)；新的技術(shù)軟件應(yīng)用不夠及時(shí)。但無(wú)論怎樣，只要從事檔案管理工作，檔案職業(yè)生涯的設(shè)計(jì)、提升和再造必然經(jīng)歷四個(gè)階段：

2.1 精研標(biāo)準(zhǔn)，完成歸檔

檔案工作的初期是繁瑣、枯燥、乏味的。鉆研各類檔案標(biāo)準(zhǔn)，按標(biāo)準(zhǔn)要求分類、編號(hào)、裝盒、編目、著錄、上架，還有日常的查借閱，每天在庫(kù)房中往來(lái)穿梭，在檔案之間爬上爬下，這就是我們最初的、最基礎(chǔ)的工作。不要輕視這一時(shí)段的工作，要安靜地把心沉浸到這些工作中，因?yàn)橹挥性谶@樣的工作過(guò)程中你才能真正做到對(duì)所管檔案心中有數(shù)，真正吃透、理解每一項(xiàng)檔案標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)際運(yùn)用，把標(biāo)準(zhǔn)貫徹到檔案管理的始終。當(dāng)任意拿起一份文件時(shí)都能馬上明白它歸屬于哪一類哪一目、保管期限如何，這才算學(xué)會(huì)了歸檔；當(dāng)別人提出一項(xiàng)借閱要求時(shí)，不用看目錄、查電腦，你就能預(yù)先在腦中模擬找到它的位置并想到相關(guān)的內(nèi)容材料，這才算是你勝任了借閱工作。這最初期的工作是我們一切檔案工作的基礎(chǔ)。

2.2 精益求精，創(chuàng)新管理

基礎(chǔ)打好了，才能建樓搭橋，追求更高的目標(biāo)。檔案標(biāo)準(zhǔn)是指導(dǎo)日常工作的最佳規(guī)范，但它也是在不斷的實(shí)踐中逐步完善的。大的標(biāo)準(zhǔn)不一定適合本單位、本部門的管理要求，這就需要檔案人員在熟悉平常業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)上結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)尋求一條適合本單位的管理標(biāo)準(zhǔn)，更利于單位檔案工作的開(kāi)展，優(yōu)化檔案的各項(xiàng)管理，使工作更加得心應(yīng)手。通過(guò)這樣的創(chuàng)新管理，能有效提升檔案管理理念，職業(yè)技能。不光如此，檔案部門同時(shí)行駛檔案管理職能和行政管理職能，每一個(gè)檔案人員也要踐行這兩項(xiàng)的職能，檔案人員走出去參與文件的前期管理，根據(jù)檔案管理的要求，協(xié)調(diào)各部門之間的業(yè)務(wù)流程，既便于他們的工作，也可以提高檔案歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。在這個(gè)過(guò)程中理順了關(guān)系，提高了工作效率，凸顯了檔案部門的重要性，也鍛煉了檔案人員的綜合管理協(xié)調(diào)能力。

2.3 檔案編研，質(zhì)的升華

做深做強(qiáng)檔案工作，檔案編研是必不可少的環(huán)節(jié)，也是一名真正的檔案工作者必須要跨上的臺(tái)階。檔案編研是對(duì)館藏檔案的系統(tǒng)加工和編輯，為用戶提供館藏檔案的檢索工具和相關(guān)檔案的系統(tǒng)資料，能更好地滿足客戶的特定需求，把庫(kù)存的“死”檔案變成“活”檔案，使檔案的潛在價(jià)值得以發(fā)揮。簡(jiǎn)單地說(shuō)就是把我們心中的“故事”提出來(lái)，拎出去，讓大家都知道、都能看、都能用。不光我們知道“有”這類檔案，知道這類檔案的重要性，更要讓大家知道“我們有”、“他們可以用”。當(dāng)你完成一項(xiàng)編研課題時(shí)，是對(duì)庫(kù)存檔案的重新梳理認(rèn)識(shí)，是對(duì)新技術(shù)、新技能運(yùn)用在檔案工作中的探索與嘗試，對(duì)你的職業(yè)技能是一種無(wú)形的提高和升華。這時(shí)不再是單純地管理檔案，正在向編史記修志邁進(jìn)，這才是“蘭臺(tái)”含義所在。

2.4 協(xié)調(diào)整體，參與管理

人常說(shuō)不掃一屋何以掃天下，掃一屋是為了掃天下，檔案人員在管好自己這一畝三分地的前提下，就要放眼整個(gè)部門、整個(gè)單位的發(fā)展來(lái)考慮我們的檔案工作。庫(kù)房的整合、資源的利用、平臺(tái)的優(yōu)化、部門新的規(guī)劃，單位的發(fā)展前景、業(yè)務(wù)拓展等等，把檔案滲透到各個(gè)角落，放寬視野往前看、往遠(yuǎn)看，參與到單位的各項(xiàng)管理中，整合資源使檔案工作具備前瞻性、統(tǒng)一性、指導(dǎo)性，與一切工作成為一個(gè)整體。此時(shí)檔案人員已不再囿于檔案部門、檔案整理工作，真正參與了管理，發(fā)揮著檔案的資政的作用[2]。

3 以我為鑒

我從事檔案工作十幾年，對(duì)自己已走過(guò)的檔案職業(yè)生涯感到欣慰。我加入檔案工作隊(duì)伍時(shí)正是單位檔案考評(píng)定級(jí)的時(shí)候，檔案部門是重新組建的，一切從零開(kāi)始。那時(shí)候特別忙，整天在紙張中忙碌，一邊看標(biāo)準(zhǔn)一邊工作，標(biāo)準(zhǔn)就是唯一的老師，所以工作之初學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)并在工作中實(shí)踐這是檔案工作者第一要?jiǎng)?wù)。

幾年的業(yè)務(wù)工作使我對(duì)所管門類檔案有了自己的見(jiàn)解和看法，部門領(lǐng)導(dǎo)也非常支持我的工作，所以不斷進(jìn)行了檔案管理工作的改進(jìn)：指導(dǎo)機(jī)要部門簡(jiǎn)化預(yù)立卷的分類，改進(jìn)了文書(shū)檔案管理方法；協(xié)調(diào)單位合同的前期管理流程，下放檔號(hào)分部門立卷管理；實(shí)物檔案數(shù)碼拍照，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)電子圖片查詢借閱，方便了工作，還不斷嘗試實(shí)物檔案的裝具改革。這一系列的創(chuàng)新管理得到了領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，同事的好評(píng)，相關(guān)的幾篇論文也得到了專家的認(rèn)可并獲獎(jiǎng)，我在職稱評(píng)定時(shí)獲獎(jiǎng)欄目里很多都是這些論文、成果獎(jiǎng)，特有成就感。更值得一提的是參加了幾次論文交流會(huì)，每次的交流會(huì)都頗有收獲，接觸了新的管理理念，學(xué)到了新的管理方法，檔案編研就是在一次交流會(huì)受到啟發(fā)后開(kāi)始的。所以每一個(gè)檔案工作者都要及時(shí)地總結(jié)自己的工作，一次總結(jié)就是一次專業(yè)技能的提高。

檔案編研是我在我們單位最早開(kāi)始的，所做的幾個(gè)編研課題都特別成功，獨(dú)到的視角和思路得到了領(lǐng)導(dǎo)和各類人員的稱贊。尤其是我們單位搬遷前的《所區(qū)圖解》和搬遷過(guò)程的《搬遷紀(jì)實(shí)》，讓我特有成就感、特別地自豪，因?yàn)槲覀兞粝铝俗钫鎸?shí)的所的歷史。剛過(guò)了三四年，原來(lái)的所區(qū)已經(jīng)完全變了摸樣，而在我們的檔案庫(kù)房里還有當(dāng)時(shí)最原始、最真實(shí)、最全面的照片記錄，時(shí)間越往后，越顯示出它的珍貴。我所前兩次的搬遷沒(méi)有留下任何資料，更別說(shuō)編研成果了，這次我們的《搬遷紀(jì)實(shí)》彌補(bǔ)了這一空白[3]。

現(xiàn)在在完成日常檔案工作的同時(shí)，我在思考著協(xié)調(diào)各門類檔案統(tǒng)一編號(hào)管理，庫(kù)房整體架位排序，如何指導(dǎo)基層部門工作，怎樣督促下屬公司檔案歸檔，多學(xué)習(xí)了解一些國(guó)家關(guān)于檔案的規(guī)章制度以及世界檔案事業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，學(xué)習(xí)運(yùn)用更新的多媒體技術(shù)收檔、管檔、用檔、宣傳檔案。

想的很多，做的很多，路還很長(zhǎng)，但我已經(jīng)穩(wěn)穩(wěn)地走過(guò)了檔案庫(kù)房管理員、檔案管理員的臺(tái)階，向更合格更全面的檔案工作者邁進(jìn)。