電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和管理中的作用

劉濱

江西省建筑工程建設(shè)監(jiān)理有限公司 江西南昌 330029

進(jìn)入新實(shí)際以來(lái)，我國(guó)的電子信息技術(shù)發(fā)展十分迅速，目前已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，電子信息技術(shù)方便了我們的日常交流和聯(lián)系，對(duì)于商業(yè)、經(jīng)濟(jì)、政治以及醫(yī)學(xué)都有很多的幫助，涌現(xiàn)了一大批的相關(guān)新興電子信息技術(shù)產(chǎn)品，各個(gè)年齡段的人們都會(huì)使用，特別是年輕人對(duì)于新興的信息技術(shù)產(chǎn)品的依賴越來(lái)越高，年輕人的生活中已經(jīng)無(wú)法缺少電子信息技術(shù)產(chǎn)品，比如：手機(jī)、電腦等。很多傳統(tǒng)的工作方式都隨著電子信息技術(shù)的出現(xiàn)而產(chǎn)生了變革，常見(jiàn)的有檔案管理，傳統(tǒng)的檔案管理充滿了繁瑣，都是紙質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息記錄，而檔案管理進(jìn)行了信息化升級(jí)，工作效率和工作成果已經(jīng)發(fā)生了很大的改變，升級(jí)后的電子信息檔案管理可以把我國(guó)的檔案管理工作推上一個(gè)新的巔峰。

1 電子信息化檔案管理的概念

電子信息化管理是指在時(shí)代和社會(huì)的影響下，以高新科學(xué)技術(shù)和發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為媒介手段的一種信息計(jì)算、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的管理新模式。電子信息化管理制度在企業(yè)中一般將信息儲(chǔ)存在私人計(jì)算機(jī)、硬盤、U盤等儲(chǔ)存軟件中，然后利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)儲(chǔ)存的信息進(jìn)行管理分類、調(diào)查總結(jié)、轉(zhuǎn)運(yùn)傳遞等。

2 電子信息化管理的特點(diǎn)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人們的日常生活中越來(lái)越重要，甚至不斷地被各行各業(yè)應(yīng)用到了實(shí)際工作中去，為了跟上時(shí)代進(jìn)步的步伐，符合社會(huì)和人民的要求，企業(yè)在檔案管理工作上也開(kāi)始利用電子信息技術(shù)了。經(jīng)過(guò)人們的探索和挖掘，使電子信息化管理在檔案管理工作中已經(jīng)趨于成熟，無(wú)論是檔案的生成還是儲(chǔ)存都與電子信息技術(shù)息息相關(guān)，電子信息技術(shù)以其獨(dú)有的嚴(yán)密性和方便性在檔案管理中占據(jù)了不可缺少的位置，相較于傳統(tǒng)檔案管理工作而言，電子信息化管理需要的工作人員更少，卻更能保證檔案的安全性，且由于電子信息化管理是將檔案儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，因此，調(diào)取檔案、儲(chǔ)存檔案只需要進(jìn)行電腦操作而不用耗費(fèi)大量人力物力進(jìn)行翻閱尋找，電子信息化管理將檔案管理工作變得更加安全便捷。

3 電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

3.1 構(gòu)建了有流程體系的檔案管理工作。

電子信息化管理的檔案管理工作給當(dāng)前階段檔案管理帶來(lái)的與傳統(tǒng)管理最不同的地方在于它能做到資源共享，以及能使檔案管理工作變得有條理有流程，利用電子信息技術(shù)可以讓檔案管理變成自動(dòng)化管理模式，不需要人為操控，只要在投入使用之前提前設(shè)定好相應(yīng)的程序，計(jì)算機(jī)就能根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行操作，將信息儲(chǔ)存和信息共享完美地融合在一起。

3.2 增加了企業(yè)檔案管理工作的效率

計(jì)算機(jī)作為電子信息化檔案管理的基礎(chǔ)原件，進(jìn)行信息管理工作的方式會(huì)比較靈活，檔案信息的存貯部件一般為網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)以及移動(dòng)硬盤等等，存貯的數(shù)據(jù)量比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理更多、更全面，電子信息檔案管理模式進(jìn)行存貯數(shù)據(jù)信息的時(shí)候不會(huì)占有有限的空間存貯資源，同時(shí)也增加了信息存貯的環(huán)保性，動(dòng)動(dòng)手指就可以完成信息數(shù)據(jù)錄入和調(diào)取，檔案管理的工作效率也會(huì)更好。

3.3 提升了檔案管理工作的精確性

檔案管理是企業(yè)管理的一個(gè)重要的組成部分，完善的檔案管理工作可以提升企業(yè)的運(yùn)行管理，檔案管理工作具體細(xì)分為員工信息檔案管理、企業(yè)資料檔案管理、工作渠道檔案管理等等，檔案管理的信息數(shù)據(jù)可以看做是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要參考信息源，所以企業(yè)必須要增加檔案管理，重視企業(yè)的檔案管理，提升企業(yè)的檔案管理的精確性，電子信息技術(shù)升級(jí)的檔案管理系統(tǒng)以計(jì)算機(jī)為信息載體，計(jì)算機(jī)的計(jì)算能力要?jiǎng)e人類要高很多，計(jì)算結(jié)果的精確程度也會(huì)更好，在進(jìn)行特點(diǎn)檔案信息查找的時(shí)候，計(jì)算機(jī)要比人類自身查找要更方便、更快捷、更精確。

3.4 增加了檔案管理工作的時(shí)效性

時(shí)效性作為檔案管理的重要目的指標(biāo)，其重要性不言而喻，一般來(lái)說(shuō)，在傳統(tǒng)的檔案管理思維中，檔案管理工作量大，工作任務(wù)急，而檔案的管理能力不發(fā)滿足現(xiàn)有的管理需要，長(zhǎng)時(shí)間的檔案管理工作還是無(wú)法解決檔案管理的需求，造成了檔案管理的時(shí)效性延遲，因此對(duì)于企業(yè)檔案管理進(jìn)行信息話技術(shù)升級(jí)改造，可以最大程度提升企業(yè)的檔案管理工作，加速檔案管理工作進(jìn)度，保障了檔案管理的時(shí)效性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，經(jīng)過(guò)社會(huì)和市場(chǎng)的影響，企業(yè)要想滿足自身的發(fā)展需要，對(duì)于一些落后的傳統(tǒng)工作模式必須要做出改變，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然，只有新興的電子信息檔案管理才能實(shí)現(xiàn)高效工作模式，因?yàn)槠涓哂袊?yán)謹(jǐn)性和便利性。所以，在企業(yè)運(yùn)行中關(guān)于檔案管理的工作可以進(jìn)行電子信息技術(shù)升級(jí)，釋放不必要的人力資源，減少企業(yè)檔案管理的人力成本支出，提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，當(dāng)前有很多的企業(yè)多接受了檔案信息化建設(shè)和管理，這也是企業(yè)提升自身在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)上競(jìng)爭(zhēng)的核心能力。