外貿(mào)業(yè)務(wù)中訂艙操作規(guī)范解析

丁行政

當(dāng)貨代攬貨員接單后，會將這票貨物運(yùn)輸業(yè)務(wù)移交給貨代操作。貨代操作專業(yè)的訂艙操作能使貨代企業(yè)各部門及其它相關(guān)當(dāng)事人之間明了貨運(yùn)的進(jìn)度、費(fèi)用（包括額外產(chǎn)生的費(fèi)用）、特殊狀況及其處理跟進(jìn)，順利完成貨主的托運(yùn)業(yè)務(wù)。貨代操作和各相關(guān)人員都需要明白訂艙操作的重要性，及時將各項(xiàng)費(fèi)用登記在案，最大限度保證原始訂艙單數(shù)據(jù)的正確性和相符性，以減少后續(xù)的頻繁更改，更改信息耗時耗力。因此，貨代操作需要明了各種訂艙方式操作，熟悉各個船公司和訂艙平臺的操作指南規(guī)定，有效準(zhǔn)確地按照訂艙流程規(guī)范安排貨物出運(yùn)，規(guī)避不必要的風(fēng)險(xiǎn)和費(fèi)用。

一、訂艙方式

由于電子信息技術(shù)在國際海運(yùn)行業(yè)的應(yīng)用，現(xiàn)在各大船公司通常鼓勵用電子訂艙方式，而傳統(tǒng)的傳真和電子郵件僅作為補(bǔ)充和輔助手段。

（一）電子訂艙（E-Channel）

1、網(wǎng)上訂艙：登陸船公司官網(wǎng)（如馬士基官網(wǎng)http://www.maerskline.com）或者第三方訂艙平臺（如http://www.inttra.com等）直接進(jìn)行網(wǎng)上訂艙操作。2、桌面系統(tǒng)訂艙：（如Inttra Desktop Application）客戶無須上網(wǎng)，通過E-mail發(fā)送的離線訂艙系統(tǒng)訂艙。

（二）紙面訂艙

1、傳真訂艙。貨代操作將訂艙單填寫清楚完整傳真至船公司或其代理的相關(guān)客服組。2、電子郵件訂艙。貨代操作將訂艙單填寫清楚完整發(fā)郵件到相關(guān)客服組的郵箱。

二、訂艙流程規(guī)范

貨代操作應(yīng)將訂艙操作流程規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，每票貨物運(yùn)輸?shù)挠喤摬僮鲊?yán)格按照訂艙規(guī)范進(jìn)行，以確保及時有效地完成訂艙。

（一）審核訂艙信息

貨代企業(yè)的攬貨員接單后，根據(jù)貨主的訂艙委托書填寫工作流程單，交給貨代操作。貨代操作收到工作流程單，應(yīng)先根據(jù)所選船公司的訂艙操作指南認(rèn)真審核客戶貨運(yùn)詳細(xì)信息，看看有否缺項(xiàng)或錯誤，特別是一些國家或港口海關(guān)的特殊要求。審核無誤后在船公司網(wǎng)站或訂艙平臺填寫訂艙信息。貨代操作的訂艙審核應(yīng)認(rèn)真仔細(xì)，粗心大意訂錯目的港導(dǎo)致索賠事件會給客戶和公司造成損失，訂錯箱型或箱量也會產(chǎn)生額外的費(fèi)用。

（二）發(fā)送電子訂艙

貨代操作進(jìn)行電子訂艙時，應(yīng)盡可能地提供完整和準(zhǔn)確的訂艙信息，以提高訂艙代理的審單效率，加快預(yù)配處理速度。不同船公司的訂艙信息有所區(qū)別，貨代操作需要根據(jù)具體船公司的訂艙操作指南填寫。訂艙信息包括但不限于：船名/航次、箱型/箱量、卸貨港、目的地、運(yùn)輸條款、發(fā)貨人、收貨人、通知人、品名、件/毛/體、約號、運(yùn)費(fèi)條款、相關(guān)國家/地區(qū)House BL艙單的發(fā)送方式等等。如有任何特殊要求，可在品名一欄的最后標(biāo)注。

（三）放艙簽發(fā)裝貨單

承運(yùn)人或其代理人審核訂艙信息，確認(rèn)無誤可以接受訂艙后，會在規(guī)定的時間內(nèi)（如24小時內(nèi)）進(jìn)行回復(fù)或確認(rèn)，表明承運(yùn)貨物的“承諾”。有的承運(yùn)人如中遠(yuǎn)國際貨運(yùn)有限公司會以訂艙確認(rèn)書（Booking Confirmation or Booking Acknowledge,B/A）或在訂艙單上加填內(nèi)容表示確認(rèn)，更多的是承運(yùn)人或其代理簽發(fā)裝貨聯(lián)單或場站收據(jù)聯(lián)單給國際貨代表示接受裝運(yùn)申請，指示相關(guān)部門放箱。

（四）集裝箱放箱

船公司或其代理人在接受訂艙后，即簽發(fā)集裝箱放箱通知書（Container Release Order）連同集裝箱設(shè)備交接單交給貨代操作。如果承運(yùn)人不另給集裝箱放箱通知書，要將放箱信息打于裝貨單確認(rèn)單上（即船公司尚未放艙位給貨代）。國際貨運(yùn)代理企業(yè)可根據(jù)客戶供貨所在地與某個碼頭比較接近，指定碼頭集裝箱。此時的裝貨單兼具“集裝箱放箱通知書”功能時，貨代將此裝貨單再傳真給拖車行打提箱單。當(dāng)重箱返場時，返場當(dāng)日叫拖車行回傳確認(rèn)。

（五）再次確認(rèn)信息

貨代操作收到船公司簽發(fā)的訂艙確認(rèn)書或裝貨單后，首先要先審核其正誤，再與客戶確認(rèn)做箱時間、地點(diǎn)和聯(lián)系信息，并發(fā)入倉通知單給客戶或?qū)⑴渑摶貑无D(zhuǎn)交客戶，上面寫上確認(rèn)過的做箱時間、地點(diǎn)，以便客戶與工廠/供應(yīng)商安排裝柜事宜。

（六）出貨前確認(rèn)運(yùn)費(fèi)和艙位

因運(yùn)價(jià)變動可能引起費(fèi)用增加或旺季爆艙會出現(xiàn)甩柜或拉貨，即承運(yùn)人取消已確認(rèn)的艙位；或者承運(yùn)人預(yù)留艙位給其大客戶，忽視貨量少的客戶的利益，要求本票貨走下一水船，貨代操作要及時和承運(yùn)人確認(rèn)。如果原訂的艙位出了問題，必須請攬貨員及時和客戶溝通。如果由于清關(guān)、備貨等不及時導(dǎo)致重柜返場延遲而造成該次訂艙無效需走下一水船，承運(yùn)人通常會同意保留訂艙號并于裝貨單上注明將此訂艙號延至下一水，但需付改船附加費(fèi)。國際貨運(yùn)代理企業(yè)不用重訂艙，只要在下一水船的截關(guān)日前直接通知承運(yùn)人即可。二程船訂艙時一定要保證有艙位；特別要防止大船因爆艙而甩柜的情況。如果客戶的貨物交貨期很急，船期延誤了是很難彌補(bǔ)損失的。

三、訂艙單證操作要點(diǎn)

貨代操作在訂艙時，要根據(jù)所選船公司的訂艙操作指南，認(rèn)真填寫相應(yīng)的具體訂艙信息，特別要注意特殊港口的要求。

（一）品名信息

船公司通常不接受籠統(tǒng)的商品品名，提供的英文品名應(yīng)盡量具體明確。比如澳洲線不能接受如“GENERAL CARGO”、“CONSOL BOX”等較寬泛的、沒有真正品名的貨物描述。ANTWERP港口不接受品名為FABRIC的貨物。運(yùn)往伊朗港口的貨物要確認(rèn)不屬于制裁嘿名單，訂艙時要提供品名的HT CODE（HS CODE）和伊朗訂艙保函。由于現(xiàn)在很多國家海關(guān)要求提單提供HS CODE，所以船公司通常要求品名里提供HS CODE(至少六位)。2個箱子以上的，品名必須提供分箱重量。如果是同一貨柜下有若干拼票，要在各拼票的品名描述中注明該貨柜中貨的總重。

（二）收發(fā)通信息

由于有些國家或地區(qū)海關(guān)要求提單上要有詳細(xì)的收發(fā)通的公司名稱、地址（詳細(xì)到門牌號）、電話、傳真，所以船公司也據(jù)此要求訂艙單，且不能顯示卸港以外所屬國家或地區(qū)的公司名稱和聯(lián)系方式，否則拒絕接受訂艙。若因發(fā)貨人或訂艙貨代提供的聯(lián)系方式不正確（如電話錯誤等），導(dǎo)致船公司或其代理無法及時通知到收貨人/通知方而發(fā)生的額外費(fèi)用，將向發(fā)貨人或訂艙貨代追索。一些港口對收發(fā)通信息的規(guī)定：對于巴西航線的請?jiān)谟喤摃r提供CNEE/NTY的CNPJ NO.并在品名里輸NCM NO.。對于以色列相關(guān)港口請?zhí)峁?CNEE/NTY 的 VAT NO.(RUC NO)。到Buenaventura 必須提供 CNEE的 NIT NO.。到Guayaquil必須提供CNEE的RUC NO.。到墨西哥和多米尼加的必須提供收發(fā)通的 TAX ID NO.。到MOMBASA需提供COC保函。

（三）特殊港口

1、對于同一港口名稱，有不同國家的，應(yīng)注明國別。比如MANZANILLO,應(yīng)注明是MANZANILLO, MEXICO,還是MANZANILLO,PANAMA。2、卸貨港有多個碼頭，需根據(jù)船公司的要求正確選擇填寫。比如長榮海運(yùn)規(guī)定：卸貨港為CAT LAI，只接受HO CHI MINH；DUBAI只接受JEBEL ALI；JAKATRA不接受JAKARTA UTC1/UTC2/UTC，只能用JAKATRA訂艙；KARACHI默認(rèn)是P港，如到K港要注明；PORT KLANG要注明是西港還是北港。ST PETERSBURG（圣彼得堡）：因船東航線調(diào)整，現(xiàn)圣彼得堡掛靠以下碼頭：ST.PETERSBURG,PLP terminal和ST.PETERSBURG,FCT terminal,訂艙時要用具體碼頭訂艙。3、2018年1月1日起，出口至尼日利亞的貨物都要求必須裝在托盤上。4、所有運(yùn)抵至坦桑尼亞ICD的貨物，無論內(nèi)陸轉(zhuǎn)運(yùn)是由收貨人自行安排還是由船公司來完成，ICD的具體名字必須顯示在提單上的最終交貨地一欄里。

（四）貨物包裝

地中海航運(yùn)規(guī)定不接受包裝種類PIECE(S)/UNIT(S)。法國達(dá)飛報(bào)文通過INTTRA來發(fā)送，由于INTTRA不支持PIECES（PIECE）這種方式，所以操作要用其他包裝方式替代。

（五）客戶自備箱（SOC）訂艙

不管是自備重箱，還是自備空箱，請務(wù)必在訂艙界面的“品名”欄內(nèi)標(biāo)注“SOC”字樣，否則將不接受訂艙。

四、修改要求

貨代操作如果要修改品名，必須在提單確認(rèn)前半個工作日(AMS/ENS截止前半個工作日)或訂艙截止時間在網(wǎng)上提交，否則如果提單確認(rèn)上品名與訂艙時不一致，船公司會按訂艙品名顯示在提單上。提單簽發(fā)后，再想按照提單樣本上更改時，會變得很困難，也要交改單費(fèi)。所以貨代操作要及時與客戶確定品名是否正確，在提單補(bǔ)料時進(jìn)行修改。歐洲線/美國線/墨西哥線/加拿大線涉及品名/嘜頭更正，只需在發(fā)送ENS/AMS/ACI時一并發(fā)送正確即可。船開前一般不接受修改卸貨港。所有修改請務(wù)必在截止ENS/AMS/ACI和提單確認(rèn)前的2個工作日遞交，否則由于船公司確認(rèn)晚將導(dǎo)致貨物不能及時發(fā)送ENS/AMS。