試論基層檔案管理的信息化建設(shè)

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理信息化建設(shè)不僅能提高檔案管理效率同時(shí)也能提高對于檔案信息的使用效率，基于此，以下就基層檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行了探討分析。

1 檔案信息化管理的主要特征

檔案信息化管理的特征主要表現(xiàn)在：（1）便捷特征。檔案管理信息化建設(shè)具有便捷化特征。檔案管理信息化建設(shè)就是基于信息化的基礎(chǔ)上，對各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源形式。電子資源的最大優(yōu)勢就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。（2）網(wǎng)絡(luò)化特征。檔案管理信息化建設(shè)的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。基于網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省人力物力，對于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)作也體現(xiàn)出最大優(yōu)勢。

2 基層檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案管理作為基層單位的重要組成部分，不僅反映了基層單位工作的重要性，而且還保證了檔案的安全性，對提高檔案管理的質(zhì)量和工作效率是非常有必要的。然而傳統(tǒng)的檔案管理工作需要耗費(fèi)較多的人力和物力，對檔案的維護(hù)和利用都非常不方便，大大降低了檔案管理的工作效率。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生，檔案管理信息化建設(shè)就是通過將傳統(tǒng)檔案信息化，以電子檔案的形式為社會(huì)服務(wù)。通過對檔案的信息資源進(jìn)行分類、整理，能夠提高檔案的利用效率。此外，電子檔案更有利于保存，便于查詢，可以通過網(wǎng)絡(luò)適時(shí)查閱，大大提高了檔案的利用效率，降低了檔案管理成本，有利于提高基層檔案管理水平，對推進(jìn)基層檔案管理工作非常重要。

3 基層檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題及其措施

3.1 基層檔案管理信息化建設(shè)存在的問題分析。主要表現(xiàn)為：（1）檔案管理意識問題?；鶎訂挝粚n案工作不夠重視，在確定檔案人員時(shí)有較大的隨意性。檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，工作兼職又多，有時(shí)心有余而力不足，面對大量的材料，只能進(jìn)行簡單的收集、整理和保存，沒有時(shí)間和精力挖掘更豐富的檔案信息資源，導(dǎo)致檔案資源浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，收集不齊全或未整理或整理不規(guī)范，檔案的服務(wù)功能和作用不能充分發(fā)揮出來。（2）檔案管理人員問題?；鶎訖n案管理人員接受系統(tǒng)性、專業(yè)性的培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，業(yè)務(wù)不精，素質(zhì)不高，導(dǎo)致在歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，發(fā)生檔案不按時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交等情況；對現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解不夠，沒有掌握熟練的操作技能，直接影響了基層檔案管理的信息化進(jìn)程。（3）檔案管理手段問題。基層檔案室條件簡陋，設(shè)備老化，甚至檔案柜都不統(tǒng)一，更別提現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。即使配備了計(jì)算機(jī)，在實(shí)際的操作過程中，利用率很低，其它相關(guān)的管理設(shè)備配置很少。電子文件只是簡單歸類和保存，管理有待規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學(xué)化。檔案主要是以紙質(zhì)載體作為實(shí)體，以手工操作為主。遇到檔案的查找、編輯、分析等時(shí)，工作量巨大，步驟也繁瑣。

3.2 加強(qiáng)基層檔案管理信息化建設(shè)的措施。具體體現(xiàn)在：（1）樹立檔案現(xiàn)代化管理理念。信息化社會(huì)需要樹立檔案現(xiàn)代化管理的觀念。要逐步實(shí)現(xiàn)基層檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化，首先就要樹立網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的利用人工對檔案實(shí)體進(jìn)行收集、整理、保管和利用為主的管理模式，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理的應(yīng)用，提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理的責(zé)任意識，促進(jìn)檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化。（2）提高檔案管理人員素質(zhì)?；鶎訖n案管理人員不僅要具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備信息化工作所需要的智力、知識結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力?；鶎訖n案室的上級部門和主管業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高他們的檔案管理專業(yè)知識，熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，更新、引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)成果，把檔案管理人員培育成既是檔案專業(yè)業(yè)務(wù)又是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的行家里手。（3）完善檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。全面推進(jìn)基層檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)普及應(yīng)用，提高計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)及相關(guān)配套設(shè)施逐步統(tǒng)一；逐步實(shí)現(xiàn)基層檔案室與本部門、本系統(tǒng)的辦公網(wǎng)絡(luò)鏈接；加快不同行業(yè)的檔案管理部門與市檔案局之間的局域網(wǎng)建設(shè)，與政府辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)聯(lián)通，力爭實(shí)現(xiàn)一、二級檔案單位專網(wǎng)聯(lián)通，逐步建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案室體系。（4）加強(qiáng)檔案管理資源數(shù)字化建設(shè)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資源進(jìn)行收集、加工、處理、利用，對傳統(tǒng)載體檔案全部數(shù)字化，逐步建立起全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫；根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，加強(qiáng)電子文件的歸檔和整理，做好電子檔案的容災(zāi)備份工作，提升電子檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)電子檔案長期保存和安全利用；實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索方式向智能化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，促進(jìn)基層檔案管理信息化。

4 結(jié)束語

綜上所述，基于各種因素的影響，使得基層檔案管理工作還不能完全適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，因此需要通過加強(qiáng)檔案管理設(shè)施網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與檔案管理資源數(shù)字化建設(shè)等措施，以提高基層檔案管理信息化建設(shè)水平，使基層檔案管理更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)、服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于民生。