張思慧
MD集團貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題:
集團雖然有貨幣資金的內(nèi)部管制體系,但是仍然只是在資產(chǎn)存在形式的保留和管控上面,在對貨幣資金流入、流出的控制以及其他貨幣資金的管理方面仍然是粗線條。片面地關(guān)注銀行款項、現(xiàn)金的情況,只是探討貨幣資金的收付的審核是否嚴格,對管理這方面的程序并不在意。它也只是按照標準展開內(nèi)部控制的程序,沒有將相關(guān)的制度的形成以及履行狀況采取審查并且讓其更加詳細。體系之間存在差距,不能有效聯(lián)系,特別細小的地方和有大的風險上缺乏經(jīng)驗,不能使之很好運作。
集團的監(jiān)督也存在缺陷,出現(xiàn)了審計人員剛剛檢查完貨幣資金的狀況,財務(wù)部門就對貨幣資金的管理松懈了。董事長要對公司的事物負主要責任,貨幣資金的使用是否沒有問題,它的內(nèi)部管制方法是否有用,但是集團出現(xiàn)的問題就是董事長以為本身該當操控人員的分配和金錢的去向,對于資金的審批隨自己的心意,這樣就會剝奪總經(jīng)理的財務(wù)自主權(quán),對企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)不利,也會使經(jīng)營管理責任權(quán)變得模棱兩可,集團的負責人又可以執(zhí)行權(quán)利又可以監(jiān)督權(quán)利,使得監(jiān)督權(quán)的獨立性喪失。
集團在聘用員工時,有很多的弊端,存在任人唯親的現(xiàn)象。有些出納人員會計專業(yè)知識不足,有些甚至并非財會專業(yè)出身有沒有進行會計方面的培訓。
雖然企業(yè)的重大經(jīng)濟業(yè)務(wù),根據(jù)小部分人遵從大部分的準則進行決策,但是在現(xiàn)實中,卻有很多的決策并沒有很好地執(zhí)行該原則。企業(yè)花了3億元進行了投資,于2006年與2008年內(nèi),并沒有履行董事會決策程序。產(chǎn)生這樣的原因主要有幾點:第一,出錢去投每個項目,沒有嚴格的考察,只要有意見書就可以通過,并沒有走程序。第二,在把錢花在哪些方面上缺少監(jiān)管。第三,在內(nèi)部控制里面強調(diào)的風險管制是不足的,并沒有對投資項目進行分析。
集團的內(nèi)部審計部門人數(shù)少,子公司又來越多,經(jīng)營范圍也越來越復雜,當下集團的內(nèi)部審計情況早已難以滿足企業(yè)的發(fā)展需要了。
子公司過多,造成分權(quán)過度,很少考慮母公司的發(fā)展方向。
公司的貨幣資金會計規(guī)范系統(tǒng)管理不嚴格。坐支現(xiàn)象嚴重,收到的款項沒有繳存到銀行,對于記賬也沒有規(guī)范的操作,寫錯了憑證也只是使用修正液等物品進行修改,票據(jù)的聯(lián)次也不一樣,有的財務(wù)人員甚至撕毀票據(jù),開具虛假發(fā)票,加多報銷金額、有些認股一些錯金額,達到貪污的目的。對于銀行的收支,有些出納不記賬、不留存根,多開戶頭串改銀行對賬單。
上市公司有很多的子公司、分公司,總有一支筆的審批制度,然而一支筆雖然提高了工作效率,但是貪污腐敗的可能性就越大了,因為一支筆其實他們的權(quán)利都是會很大的,職位也是很高的,即使有監(jiān)督部門,他們發(fā)現(xiàn)了問題,有時候甚至不敢說出去,包庇負責人,這就是監(jiān)督制度的不健全,不能讓監(jiān)督制度被凌駕,否則就只能是個空殼,沒有一點的作用。
子公司的增多,分權(quán)是必要的,但是權(quán)利分出去了,也要有適當?shù)目刂疲荒転樗麨?,恒大和美的兩大上市公司擁有眾多的子公司,但是對子公司的監(jiān)督不足,導致有些子公司并不在意總公司的發(fā)展方向,按照自己的意愿發(fā)展,使得影響了集團久遠工作的展開。
企業(yè)雖然有預算措施,但是預算管理制度并沒有讓各個崗位的人了解到,有些部門甚至不知道預算是什么,這怎么可能讓下一年度的預算達到正確的情況,部分下屬集團用假的數(shù)據(jù)形成的預算來“糊弄”總公司,讓集團實際的狀況產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和預測的數(shù)據(jù)不一致,集團的壯大逐漸成為泡影。
不同的金額數(shù),貨幣資金其用處有相當差別,要有不同的人員來復核、審核、審批……然而有些上市公司并有做到授權(quán)審批制度,有的甚至出現(xiàn)一個人管全部的現(xiàn)象,這就會造成嚴重的腐敗現(xiàn)象,公司的內(nèi)部控制不健全,極易造成授予權(quán)利同意管制不足。
一支筆的制度,確實可以提高效率,但是如果采取相應(yīng)的制度與之相配合,授權(quán)就會起到更好的效果。對于一支筆的權(quán)利配置應(yīng)該采取一般授權(quán)和特殊授權(quán)的方式,日常的開支,對一支筆進行一般授權(quán)按照嚴格的財務(wù)制度,對于重大的經(jīng)濟決策,如果許多人都同意了小部分人應(yīng)該遵從,再由一支筆批準。對一支筆本人要用的錢,應(yīng)該有人監(jiān)督,并且采取預算制度。
由于集團分權(quán)過為嚴重,所以企業(yè)應(yīng)該增加集權(quán)和對子公司的管制,對企業(yè)的管理更加嚴格,集團要更進一步的前進,不能像一盤散沙,而是作為一個更加有凝聚力的團體,如果想要長久發(fā)展,就要增強集權(quán),關(guān)于子公司的貨幣資金的治理以及成本的管理都要有控制,另外母公司要掌握大局,把握企業(yè)的發(fā)展方向,一旦有不好的勢頭,要打擊掉。
第一要做的事是施展出預算管制的鼓舞員工的作用,預算其實為了給職員們設(shè)置一個指標,讓他們更加想要工作,提高他們工作的興趣,既可以實現(xiàn)公司的長久發(fā)展又有助于員工的個人利益。讓預算管理制度深入人心,有些員工并不了解預算管理,所以要加強預算管理制度的宣傳,讓各個部門的員工都參與進來,這樣編制的預算更加可靠。另外,預算管理,不能僅僅是總公司進行預算編制,每個部門也都要進行預算編制,形成預算的責任化,預算要合理,要可靠,這樣預算管理才沒有白費,反之,如果沒有做到,那樣反而會影響企業(yè)的發(fā)展,不利于企業(yè)目標的實現(xiàn)。
應(yīng)該加強員工的財務(wù)職工關(guān)于會計方面的知識和自身的修養(yǎng),首先應(yīng)該保證出納和會計道德品質(zhì)是優(yōu)良的,要誠實守信,做事嚴謹,表現(xiàn)優(yōu)秀的員工要嘉獎,違反規(guī)則的員工要懲罰,甚至開除。
企業(yè)也應(yīng)根據(jù)授權(quán)的對象不一樣將授權(quán)制度分為個人授權(quán)和集體授權(quán)。這樣可以提高辦事效率,責任也很明確,但是個人授權(quán)容易造成貪污腐敗,所以就需要有機構(gòu)來監(jiān)督管理主要負責人。應(yīng)該明確授權(quán)的范圍,不可太大也不可太小,太大造成腐敗,太小影響效率。
集團現(xiàn)金收付制度還有很大的毛病,應(yīng)該首先對收付款的原始憑證進行有效的控制,對自制的收款原始憑證應(yīng)有組織監(jiān)管在領(lǐng)取時,使用時應(yīng)該由負責人加蓋企業(yè)的財務(wù)印章,支出憑證也要有嚴格的審批制度和手續(xù),企業(yè)的坐支現(xiàn)象嚴重,但是并沒有得到應(yīng)有的關(guān)注和改正,所以一定要嚴厲管制坐支情況的發(fā)產(chǎn)生,嚴格遵循制度,不能因為各種理由繼續(xù)坐支。企業(yè)要時不時地對貨幣資金的管制進行調(diào)查,對于隨意挪用貨幣資金的人員,進行調(diào)查,如果出現(xiàn)違反規(guī)章違反法律的情況,要嚴懲不貸。每個月對銀行對賬單和余額調(diào)節(jié)表要進行核對和現(xiàn)金也要定期和不定期的審查。