計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的實(shí)踐與探索

馮靜

航天科技集團(tuán)有限公司，北京 100048

我國(guó)航天事業(yè)經(jīng)過(guò)幾十年發(fā)展積累了豐富的珍貴資料，通過(guò)對(duì)這些資料進(jìn)行整理與優(yōu)化能夠?yàn)楹教焓聵I(yè)的發(fā)展奠定扎實(shí)的理論基礎(chǔ)。但是如果復(fù)雜的檔案沒(méi)有被優(yōu)化整合，只是保存在檔案館中，那么就無(wú)法充分發(fā)揮出檔案資料價(jià)值。隨近些年來(lái)航天事業(yè)的快速發(fā)展，必須要加強(qiáng)對(duì)于檔案資源充分利用，保證資源開(kāi)發(fā)利用的成果進(jìn)行即時(shí)轉(zhuǎn)化，促進(jìn)檔案綜合服務(wù)管理的質(zhì)量，避免傳統(tǒng)檔案檔案管理存在的問(wèn)題與不足。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的實(shí)際意義

1.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠保證檔案管理的發(fā)展科學(xué)化

首先在信息檔案管理的過(guò)程中，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠保證檔案管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、規(guī)范化的處理，提高保證檔案管理效率水平。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)Υ鎯?chǔ)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)快速的分類(lèi)，避免了人工歸類(lèi)整理速度緩慢的問(wèn)題，還可以對(duì)信息進(jìn)行自動(dòng)化整合，也能夠避免由于人工整合出現(xiàn)的失誤，提高檔案管理的整體準(zhǔn)確性，保證檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理作為社會(huì)生活中的重要組成部分，能夠?qū)Ω鱾€(gè)方面都產(chǎn)生促進(jìn)作用，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)n案管理工作變得更加簡(jiǎn)單，而且也能夠有效的促進(jìn)各項(xiàng)檔案管理工作整合優(yōu)化，最大程度上保證了檔案管理工作的安全性和高效性[1]。

1.2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠提高檔案信息綜合利用的效率

在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中由于大部分都屬于紙質(zhì)檔案，所以無(wú)論是攜帶還是整理都比較困難，尤其是紙質(zhì)檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程共享，這樣也給檔案的綜合利用帶來(lái)不便。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠保證隨時(shí)隨地通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將檔案資料的內(nèi)容進(jìn)行傳輸，并且為任何一個(gè)區(qū)域提供及時(shí)快捷的檔案信息綜合服務(wù)，通過(guò)這樣的方式不僅能夠保證檔案管理內(nèi)容共享的質(zhì)量，而且也能夠有效促進(jìn)檔案管理的整體水平，讓檔案信息的利用效率更高。在信息化技術(shù)背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也能夠完善檔案管理和保存的方式，讓檔案管理的質(zhì)量更高。在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的過(guò)程中能夠有效地增強(qiáng)資源合理化配置，充分提高檔案管理水平，節(jié)約的成本，并且促進(jìn)的競(jìng)爭(zhēng)力不斷提升。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中存在的不足

2.1 沒(méi)有明確計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理工作之間的關(guān)系

經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人們產(chǎn)生的影響非常深遠(yuǎn)，但是在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的過(guò)程中還存在許多問(wèn)題。

由于目前大部分檔案管理人員針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的認(rèn)識(shí)不到位，只是將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為一種輔助工具，主要的功能在于減輕檔案管理負(fù)擔(dān)，所以造成計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用效果不明顯。目前我國(guó)對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展特點(diǎn)和相關(guān)的研究理論知識(shí)還不夠完善，沒(méi)有針對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行深入的研究，所以也無(wú)法促使計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中快速應(yīng)用，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用流于表面。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)偏低

在針對(duì)數(shù)字檔案建設(shè)的過(guò)程中，除了需要檔案管理人員掌握檔案專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)和技能之外，還必須要針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行充分的了解與把握，也就是說(shuō)數(shù)字檔案需要大量的復(fù)合型人才，由于目前我國(guó)檔案管理復(fù)合型人才整體質(zhì)量偏少，而且專(zhuān)職檔案人員學(xué)歷普遍較低，非檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的專(zhuān)職檔案管理人員缺乏一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣就導(dǎo)致檔案管理人員的整體素質(zhì)參差不齊。

在數(shù)字檔案建設(shè)的過(guò)程中必須要對(duì)數(shù)字檔案信息技術(shù)服務(wù)方式進(jìn)行全面整合，由于檔案工作人員數(shù)量不足，所以導(dǎo)致檔案管理工作流程不規(guī)范，無(wú)法提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

2.3 成本控制不到位

在數(shù)字檔案建設(shè)的過(guò)程中，必須要有充足的資金做保障，無(wú)論是硬件設(shè)備還是軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)都需要大量的資金投入。為了能夠提高數(shù)字檔案建設(shè)的整體質(zhì)量，保障存儲(chǔ)設(shè)備配置最大化，航天企業(yè)往往會(huì)通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)的形式來(lái)選擇大容量的存儲(chǔ)設(shè)備，但是很多的存儲(chǔ)設(shè)備降價(jià)速度飛快，這樣就導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)的問(wèn)題十分嚴(yán)重。由于檔案人員沒(méi)有能夠真正地利用數(shù)字檔案管理設(shè)備，所以導(dǎo)致設(shè)備閑置率過(guò)高的問(wèn)題，這樣也就無(wú)法充分的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化水平，也無(wú)法有效地控制成本。由于數(shù)字檔案管理必須要通過(guò)軟件系統(tǒng)的整合才能夠?qū)崿F(xiàn)各項(xiàng)操作業(yè)務(wù)，但是由于對(duì)于數(shù)字檔案軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)通常采取外包的方式，所以與單位實(shí)際情況存在較大差異，導(dǎo)致系統(tǒng)軟件無(wú)法充分利用。

3 現(xiàn)代檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用探索

3.1 明確計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用策略

為了增強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用水平，必須要建立健全檔案管理的制度。在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，對(duì)于管理人員的要求必須進(jìn)行全面升級(jí)，不僅需要檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的熟練運(yùn)用，掌握現(xiàn)代化的檔案管理軟件處理方式，保證檔案管理不斷創(chuàng)新，促進(jìn)檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)的跨越式發(fā)展。此外，還應(yīng)該強(qiáng)化組織和管理水平，各部門(mén)之間要進(jìn)行分工合作，幫助檔案工作有序開(kāi)展，同時(shí)要正確的面對(duì)市場(chǎng)走向，將科技理論成果及時(shí)轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)成果。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不斷加劇，航天企業(yè)必須要在第一時(shí)間獲取到最真實(shí)的信息，這樣才能夠有效的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)要針對(duì)航天企業(yè)信息化建設(shè)的水平來(lái)設(shè)計(jì)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用運(yùn)行機(jī)制以及個(gè)人功能的運(yùn)行模式通過(guò)這樣的方式，可以有效幫助人們充分的運(yùn)用數(shù)據(jù)信息，加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的整合，充分地發(fā)揮出信息平臺(tái)和系統(tǒng)操作的功能，幫助人們能夠快速及時(shí)的獲得數(shù)據(jù)檔案管理，充分完善系統(tǒng)的設(shè)計(jì)職能。在計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理結(jié)合的過(guò)程中，必須要以最便捷、最快速的方式來(lái)處理各項(xiàng)文件管理工作，保證信息技術(shù)管理更加的高效與便捷。在數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的過(guò)程中，必須要針對(duì)未來(lái)數(shù)據(jù)信息發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行準(zhǔn)確判斷，從而提高數(shù)據(jù)檔案管理的質(zhì)量與水平，進(jìn)一步保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性與可靠性[2]。

3.2 促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立

在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過(guò)程中，必須要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行及時(shí)保存，由于航天企業(yè)信息管理部門(mén)直接管理著航天企業(yè)的所有物資，所以物資調(diào)撥的質(zhì)量直接決定了物資分配的質(zhì)量。通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠直接將物資調(diào)配到緊缺的部門(mén)，簡(jiǎn)化物資調(diào)配流程，增強(qiáng)物資部門(mén)與其他部門(mén)之間的溝通，最終也能夠促進(jìn)航天企業(yè)信息資源管理的最優(yōu)化[3]。

3.3 加強(qiáng)對(duì)于數(shù)字檔案的管理水平

對(duì)于航天工程事業(yè)來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案是信息技術(shù)發(fā)展的重要內(nèi)容。通過(guò)數(shù)字檔案能夠有效地減少檔案存儲(chǔ)空間、提高檔案管理的便攜性，加強(qiáng)數(shù)字檔案與多媒體信息之間的整合，提高了數(shù)字檔案管理計(jì)算機(jī)化以及信息化傳輸?shù)奶攸c(diǎn)。在航天工程事業(yè)數(shù)字檔案建設(shè)的過(guò)程中，運(yùn)用數(shù)字檔案技術(shù)能夠有效加強(qiáng)對(duì)于珍貴檔案的保存，并且拓展了航天工程事業(yè)檔案的內(nèi)容。在數(shù)字檔案管理的過(guò)程中，運(yùn)用數(shù)字檔案技術(shù)能夠增強(qiáng)檔案管理的具體效果，提高檔案管理的方式與方法促進(jìn)檔案管理效率飛速提升。

4 結(jié)論

通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐與探索進(jìn)行分析可知，數(shù)字檔案技術(shù)可以全面提高航天事業(yè)檔案管理質(zhì)量，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，積極促進(jìn)檔案利用效率，為航天事業(yè)的發(fā)展奠定扎實(shí)的信息基礎(chǔ)。