檔案管理的信息化趨勢探究

張巍

公主嶺市軍隊離休退休干部休養(yǎng)所 吉林公主嶺 136100

檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進(jìn)各項事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。然而當(dāng)前檔案管理過程中依然存在著一些問題，在現(xiàn)代檔案管理工作中，我們必須要對檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行思考，并且就如何解決這些問題，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化進(jìn)程進(jìn)行探究。

1 淺析檔案管理工作中尚存的問題

1.1 管理技術(shù)及人才問題

綜合分析當(dāng)前我國的檔案管理工作，在安全保密性問題上，體現(xiàn)出的主要問題是管理技術(shù)的欠缺，專業(yè)化人才缺口大。在具體的檔案管理過程中，流程銜接不緊湊，管理經(jīng)驗不足，導(dǎo)致檔案的安全保密性工作面臨較大的挑戰(zhàn)。不同的單位或部門，對檔案管理工作的重視程度不同，相關(guān)工作步調(diào)不一致，缺乏統(tǒng)一性，使用的管理軟件及平臺的差異。在檔案管理過程中，又有缺乏完善的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的相關(guān)工作始終面臨極大的挑戰(zhàn)。檔案是一個企業(yè)或個人等在發(fā)展的過程中形成的發(fā)展記憶的綜合記錄，保留其發(fā)展的痕跡并有效利用這些信息，有助于分析在發(fā)展過程中存在利弊，制定下一步的發(fā)展策略，但多數(shù)單位對檔案管理工作的重視程度不足，管理人員的崗位責(zé)任心欠缺，導(dǎo)致檔案的安全保密性受到威脅。

1.2 干部檔案工作者素質(zhì)偏低

檔案管理的信息化運行，需要很多檔案管理方面的專業(yè)人才，但從現(xiàn)在的情況看來，許多檔案工作者素質(zhì)偏低，大多數(shù)的檔案工作者由單位年紀(jì)較長者擔(dān)任，且人員更換頻繁。大多數(shù)檔案工作者只能對文件進(jìn)行簡單分類，將紙質(zhì)干部檔案信息錄入電腦中存放，這與當(dāng)代干部檔案信息化的要求相距很遠(yuǎn)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，干部檔案管理信息化的要求不僅是簡單地信息存儲功能，更需要的是信息技術(shù)與知識管理相結(jié)合的復(fù)合型人才進(jìn)行專業(yè)化的信息化建設(shè)。

1.3 檔案管理方式與手段較為落后

在新時期，檔案管理面臨著信息化帶來的巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，這就需要檔案管理部門積極改進(jìn)檔案管理的方式與手段，建立信息化的管理體系，提高檔案管理的信息化程度。但是目前的檔案管理部門雖然也引入了信息技術(shù)，但是很多檔案還是采取紙質(zhì)管理的基本方法，這種管理方法無論是從保存還是信息的檢索方面都存在很大的弊端，而現(xiàn)代社會信息膨脹，對于信息的處理效率要求比較高，在這樣的情況下，檔案管理工作中的傳統(tǒng)方法就不適應(yīng)社會的發(fā)展。

2 檔案管理向信息化趨勢發(fā)展的措施

2.1 牢固樹立信息化檔案安全管理意識

在檔案的安全保密性工作以及一切相關(guān)工作中，檔案管理機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員對自己所從事的工作應(yīng)該有一個準(zhǔn)確的認(rèn)識，肯定這項工作的前景，同時能夠通過自己的工作實踐，讓周邊的人認(rèn)識到檔案管理及檔案安全保密工作的重要性，從而進(jìn)一步促進(jìn)檔案安全保密性工作的完善。相關(guān)工作人員崗位責(zé)任意識的提高可以使不法分子無機(jī)可乘，增強(qiáng)檔案信息管理的安全性，使檔案信息的價值得以更好地發(fā)揮。企業(yè)在發(fā)展的過程中，應(yīng)該有意識地重視檔案管理工作及檔案安全保密工作，針對相關(guān)崗位招聘專業(yè)技術(shù)人才。不具備相關(guān)經(jīng)驗、專業(yè)性的人員，是直接導(dǎo)致相關(guān)工作發(fā)展停滯不前的原因。工作期間，先關(guān)人員的崗位培訓(xùn)也尤為重要，應(yīng)該得到足夠的重視。

2.2 轉(zhuǎn)變干部檔案管理觀念

與檔案信息建設(shè)相比，干部檔案管理者對中心工作更為關(guān)注，這也就導(dǎo)致干部檔案信息化出現(xiàn)緩慢滯后現(xiàn)象。對于干部管理者來說，只有轉(zhuǎn)變觀念才能提高干部檔案信息化工作的力度。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息的飛速發(fā)展深刻影響著干部檔案信息化的進(jìn)程，樹立檔案信息化發(fā)展的觀念，研究干部檔案信息化發(fā)展的新思路，開創(chuàng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理建設(shè)的新方法，是保證干部檔案事業(yè)與時俱進(jìn)的最佳選擇。因此干部檔案管理者要重視檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)干部檔案管理工作的深入研究，針對檔案管理工作中遇到的困難，應(yīng)充分利用人力、物力、財力，制定合理的干部檔案信息化管理方案，使干部檔案信息化建設(shè)順利開展。

2.3 推動檔案管理的信息化進(jìn)程

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，數(shù)字信息化時代已經(jīng)基本形成并呈現(xiàn)出了迅猛的發(fā)展趨勢。所以，時代的發(fā)展要求人們的日常生產(chǎn)生活以及工作的方方面面都需要實現(xiàn)數(shù)字化，以此更好的推動數(shù)字信息化社會快速發(fā)展。為了避免檔案管理工作同社會發(fā)展的實際情況發(fā)生脫節(jié)，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)或部門要積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)。這不但是時代的發(fā)展對于檔案管理工作提出的全新要求，也是信息技術(shù)時代背景下，檔案管理工作機(jī)構(gòu)或部門所應(yīng)當(dāng)做出的必然選擇。近些年來，信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及，極大地改變了社會公眾的生活方式。不過國內(nèi)多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)或部門對于信息技術(shù)所帶來的影響和改變則或多或少地存在著不夠重視的情況，這種情況的產(chǎn)生一方面是因為檔案管理工作長期以來未能得到應(yīng)有的重視，從而使得檔案管理部門或機(jī)構(gòu)以及相關(guān)的從業(yè)人員也在一定程度上存在著得過且過的心理，同時，多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)或部門以及相關(guān)的從業(yè)人員在習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理工作模式之后，不愿意加以改變。部分檔案管理機(jī)構(gòu)或部門受限于自身經(jīng)費的不足，即便其產(chǎn)生了引入和應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段的想法，但資金供給的不足，使其被迫堅持傳統(tǒng)的管理模式。面對前述情況的存在，檔案管理機(jī)構(gòu)或部門應(yīng)當(dāng)積極尋求上級機(jī)關(guān)的資金扶持。

3 結(jié)語

總之，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理領(lǐng)域利用信息化來加快檔案管理的改革步伐，充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來為檔案管理提供更加快捷和安全的信息服務(wù)，不斷提高檔案管理的工作效率，成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。