電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的融通

郝娜

陜西省延安市八一敬老院 陜西延安 716000

電子檔案的管理環(huán)節(jié)，應在紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)的基礎上，增強電子文件形成的參與和電子檔案長期保存，兩者根本的區(qū)別是電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)技術含量高。電子檔案管理，實質(zhì)是一項系統(tǒng)技術工作。所以，要求電子檔案管理人員必須具備檔案管理基礎知識、計算機應用等方面知識，還要具備一定的外語能力。但對于廣大檔案工作者來說首先需要思考和明確以下問題：

（1）什么是電子文件?它是能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式儲存在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可以網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼序列。電子檔案具有對有保存價值的已歸檔的電子文件提供相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關數(shù)據(jù)的功能。

（2）電子文件歸檔不同于紙質(zhì)文件歸檔，因為電子文件是數(shù)字化的，儲存在計算機外儲存器上，傳遞在計算機網(wǎng)絡上，他的歸檔是屬于無紙形式，是在一定的技術環(huán)境下進行的，需要采取一系列技術保障措施，才能使歸檔的電子文件具有紙質(zhì)檔案的功能。他的歸檔程序、歸檔的組織領導、歸檔時間、歸檔范圍、歸檔份數(shù)、歸檔要求、歸檔方法、歸檔鑒定等都與紙質(zhì)文件歸檔有區(qū)別。

（3）保管電子檔案與保管紙質(zhì)檔案的區(qū)別：對于紙質(zhì)檔案，人們是在防蟲、防霉、修裱和加固、字跡恢復等方面下功夫。而電子檔案，則需要依據(jù)其我和軟硬件平臺變更，在確保電子檔案長期處于可用性、可存取性、可理解性上采取下述三種方法：一是把屬于一般性的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺上都能適用的文本文件格式，以不變應萬變，消除由于技術進步所帶來的影響：二是可以將電子文件建立在多種不同的數(shù)據(jù)庫平臺上；三是彩或開發(fā)相應得轉(zhuǎn)換軟件，當我們所應用的技術與所保存的電子檔案在技術條件上的致性發(fā)生變化時，就對所存的電子檔案進行相應的轉(zhuǎn)換，使其始終保持同新技術的兼營性。

（4）電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的區(qū)別：電子檔案的利用一般有直接利用、提供拷貝、通過網(wǎng)絡傳輸?shù)热N方法，由于提供利用的方式和所依賴的技術的多樣化，導致它的利用遠比紙質(zhì)檔案復雜。因此，加強電子檔案的利用管理顯得更加重要，廣大檔案工作者應從建立于各個工作環(huán)節(jié)相對應的措施、辦法、規(guī)程、規(guī)范入手，特別是加強安全、保密方面的管理，并在工作中嚴格執(zhí)行，有效監(jiān)督，必要時可以通過行政手段或技術手段來實現(xiàn)。

（5）電子文件、電子檔案真實性的維護。真實性是電子文件管理者面臨的現(xiàn)實問題。電子文件與非電子文件之間最根本的區(qū)別是，前者是通過不斷的刷新和定期遷移來保證其真實可靠，而后者則是通過保持他們的事務處理中被產(chǎn)生，接受和歸檔時的原格式的狀態(tài)來保證其真實性。檔案在法律上的憑證作用是基于他的原始性，既強調(diào)原件。對紙質(zhì)檔案來說，內(nèi)容的原始性是附著在形式的原始性，借其形式的原始性來證實和確認內(nèi)容的原始性，原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一。對電子檔案需要對他的“原始性”做新的解釋，一份電子檔案，只要他的內(nèi)容是當時的原作者撰寫、制作出來的或經(jīng)過機關人員修改審查，在歸檔后未做過改動，我們就應當承認他是原始的。不管他的形勢如何變化，我們要從技術上其他方面采取各種措施，確保它的原始性。對一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示，可以采用以下方法：一是保存電子文件和相關支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的實用軟件與整個應用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案儲存在一起。當需要對電子檔案恢復時，可運用電子檔案儲存在一起的這些軟件系統(tǒng)，使之按本來的面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出和制成縮微品。

（6）電子檔案的保存、維護。保證電子檔案載體物理上的安全，這是使其能夠通過電子計算機的軟、硬件平臺，完整、準確并以人們可以理解的形式輸出的前提。一般情況下，電子檔案是以脫機方式儲存在磁、光介質(zhì)上的，因此，需要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如環(huán)境溫度應控制在14度至24度之間，并滿足避光、防塵、防變形以及遠離磁場和有害氣體的保存條件。

在相當長的時間內(nèi)傳統(tǒng)的檔案工作仍將占主導地位，與電子檔案工作并存的時間將更長，對大部分單位來說，要務實傳統(tǒng)的檔案工作，也可根據(jù)實際需要，歸檔少部分的電子文件。少數(shù)辦公自動化先進單位，主要是積累電子文件歸檔和管理的經(jīng)驗，但重要的電子文件仍應形成傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔。電子文件是個發(fā)展趨勢，但電子文件在目前過相當長的時間內(nèi)仍應以傳統(tǒng)的檔案工作為主。電子文件、電子檔案的發(fā)展豐富了檔案工作的內(nèi)容，但他不會動搖檔案工作的基礎理論。對于電子文件歸檔、電子檔案管理與開發(fā)利用、電子檔案長期保存，涉及到許多方法、技術、標準的建立，這就需要廣大檔案工作者在今后相當長時期內(nèi)，刻苦學習、認真研究、敢于實踐、具備一定的電子檔案管理知識技能、計算機應用及自然科學基礎知識等，逐步加以解決。