信息化條件下發(fā)展檔案管理工作探討

王 瑩

(撫松縣安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局，吉林 白山 134500)

檔案管理是一項十分基礎的工作，同時也是一項非常重要的工作，但是從當前的檔案管理工作模式來看，傳統(tǒng)管理觀念的不利影響依然存在，整體管理效率不高。在當前的時代發(fā)展形勢下，這種傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)無法滿足工作要求，必須及時采取有效措施，提高檔案管理的工作效率。信息化技術(shù)在檔案管理領域中的應用，可以改變傳統(tǒng)檔案管理模式存在的缺陷，起到提升管理質(zhì)量的預期作用。

1 檔案管理工作的痛點

1.1 檔案管理工作邊緣化

檔案也是一種信息資源，具有留存歷史，輔佐考證的巨大作用，然而，許多檔案管理者認為自己的工作可有可無，并不是核心工作，因此在工作中出現(xiàn)十分散漫的狀態(tài)，不認真對待檔案工作的現(xiàn)象也是屢見不鮮。另外，單位領導也存在不重視檔案管理工作的現(xiàn)象，甚至一些單位都沒有配備專門從事檔案管理工作的人員，而僅僅是一些人兼職，這些人在管理工作中缺乏專業(yè)知識，無法進行有效管理?？梢哉f，對于檔案管理工作不重視是影響檔案管理水平的重要因素。

1.2 缺乏健全的檔案管理工作機制

除了檔案工作邊緣化的因素外，影響檔案管理質(zhì)量提升還有一個主要問題，那就是沒有形成完善的檔案管理機制。在檔案管理工作中，由于管理觀念傳統(tǒng)，并且對于檔案工作的重視程度不夠，因此尚未制定完善的檔案管理工作制度，沒有科學標準的檔案管理工作流程，實際工作中一直處于較為隨意的狀態(tài)。有些即使制定了相關(guān)管理制度，但是其中絕大部分都是照搬其他單位的條文，沒有結(jié)合自身的實際特點，缺乏針對性和可操作性，沒有實際指導意義，缺乏完善的檔案管理機制。

1.3 檔案管理模式陳舊，信息化程度較低

信息技術(shù)的快速發(fā)展給許多行業(yè)領域帶來了全新的發(fā)展契機，檔案管理工作也是如此，目前，檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理工作急需解決的重要問題。但是從當前的檔案管理工作來看，信息化檔案管理的程度并不高，許多單位還一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，管理效率較低，并且耗費了大量的人工成本和時間成本，而且在檔案管理提檔升級的過程中也無法適應時代發(fā)展的趨勢，造成了檔案管理水平一直處于相對滯后的狀態(tài)，影響了檔案管理的整體工作效率，這是當前檔案管理過程中面臨的主要問題。

2 信息化條件下提升檔案管理工作質(zhì)量的有效途徑

要想解決檔案管理工作中存在的突出問題，必須積極運用信息化技術(shù)，提升檔案管理的整體質(zhì)量。具體來說，可以通過以下幾種途徑發(fā)展檔案管理工作。

2.1 提高檔案管理人員整體水平

在信息化時代發(fā)展的背景下，檔案管理實踐中制約管理工作質(zhì)量提升的一個主要原因就是管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，欠缺一定的信息化應用能力，缺乏信息化技術(shù)水平。因此，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，也是構(gòu)建和優(yōu)化檔案管理模式、提升檔案管理信息化程度的重要環(huán)節(jié)。對此，應該安排一定數(shù)量的人員專門從事檔案管理工作，并且這些從業(yè)人員除了應該具備一定的檔案管理基礎知識，還應該掌握一定的數(shù)據(jù)處理和信息化應用管理能力，這樣才能在檔案管理工作中實現(xiàn)不斷優(yōu)化，加快檔案管理信息化進程。還可以聘請有關(guān)領域的專家學者，對檔案管理人員開展定期或者不定期的培訓，讓檔案管理人員不斷更新自己的知識結(jié)構(gòu)，學會利用專業(yè)技術(shù)提升檔案管理信息化水平的能力，從而提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，為優(yōu)化檔案管理模式、提升檔案管理信息化水平創(chuàng)造良好的前提條件。

2.2 不斷優(yōu)化檔案管理模式

在信息化高度發(fā)展的情況下，檔案管理過程中缺乏完善的管理模式，檔案工作機制不健全，是制約檔案管理質(zhì)量提升的主要問題之一。因此，應該在充分認識信息化技術(shù)優(yōu)勢的基礎上，結(jié)合自身實際特點，積極構(gòu)建和完善檔案管理工作機制。在具體的工作實踐中，首先要高度重視檔案管理工作，在條件允許的情況下，建成數(shù)字化檔案管理中心，將各部門的產(chǎn)生的檔案統(tǒng)一標準，集中管理，并將檔案管理工作納入到發(fā)展戰(zhàn)略之中。同時，應該積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理模式進行優(yōu)化，并不斷完善檔案信息化工作程序，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘其中存在的問題和缺陷并及時予以改進，提升檔案管理效率，改掉傳統(tǒng)檔案管理模式存在的缺陷和弊端，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式的優(yōu)化和升級，促進信息化管理質(zhì)量不斷提升。

2.3 將檔案管理信息化作為重點工作來抓

在檔案信息化建設管理過程中，影響管理質(zhì)量的另外一個主要因素就是缺乏健全完善的管理依據(jù)。因此，針對這個問題，有關(guān)部門應該積極重視，并且及時采取有效措施，制定檔案信息化建設和管理方面的法律法規(guī)，從而為檔案管理提供充足的法律依據(jù)，也可以在一定程度上規(guī)范管理工作流程，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標準化，為檔案信息化建設提供良好的法律基礎。在此過程中，應該結(jié)合自身檔案管理信息化工作實際，在符合上位法規(guī)定的前提下，制定適合本單位實際情況的檔案管理信息化建設標準，重點針對其中存在的問題和缺陷，完善信息化工作流程，并且在檔案管理過程中嚴格按照法律規(guī)范執(zhí)行，包括檔案管理、材料的使用、檔案的核對和調(diào)用等等。在執(zhí)行過程中，如果一旦發(fā)現(xiàn)制度中存在問題或者有與實際工作不符的情況，應該及時對其進行調(diào)整，以確保檔案管理制度的規(guī)范性。

2.4 加強信息化基礎設施建設

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，檔案信息化管理需要企業(yè)內(nèi)部多系統(tǒng)的協(xié)同推進，通過內(nèi)部完善的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，推動檔案管理信息化工程的集成與完善。由于在之前的工作實踐中，受傳統(tǒng)檔案管理的消極觀念制約，對檔案管理工作做邊緣化布局，因此檔案管理工作的工作設備還比較落后，根本無法適應新時代檔案信息化建設工作的需要。針對這個問題，應該專門撥付一部分資金，對檔案管理設備進行更新?lián)Q代，引進先進的檔案管理設備和管理技術(shù)，將檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式逐漸過渡升級到信息化水平，從而有效提升檔案管理質(zhì)量，在此過程中也能節(jié)省大量的人力和時間成本，從而更好的投入到其他工作之中，大大提升了檔案管理的工作效率。

3 結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)的飛速發(fā)展給檔案管理模式優(yōu)化升級提供了良好的基礎條件，在檔案管理實踐中，應該在充分認識工作中存在問題的基礎上，積極利用信息化技術(shù)，改變管理模式存在的缺陷，創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作模式，提升檔案管理的信息化水平，從而促進檔案管理質(zhì)量不斷提升。

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