試論報社新聞檔案管理中存在的問題與對策

鄭世民

【摘要】本文將對報社新聞檔案管理中存在的問題進行分析，并提出針對性的解決措施，希望可以提高新聞檔案管理的水平，從而促進報社檔案工作健康發(fā)展。

【關鍵詞】報社 新聞檔案 信息化

一、報社新聞檔案管理中存在的問題

（一）缺乏健全的管理機制

在實際的工作中，部分報社并沒有認識到檔案管理的重要性，這就使得檔案管理工作缺乏健全管理機制的保障，不利于管理水平的提高。同時，一些報社為了獲得更大的經濟效益，經常對報紙發(fā)行數量與版面進行不合理擴展，大大降低了新聞檔案管理的質量，嚴重阻礙著管理工作的順利進行。

（二）檔案內容處理不合理

目前，報社在對新聞內容進行分類歸檔時，并沒有相應的標準，甚至很多工作人員僅僅是將收集到的新聞材料以原本的樣子保存起來，這使得新聞檔案無法發(fā)揮出其價值。同時，歸檔流程與標準的缺乏，也給人們進行檔案查詢工作帶來了很大的困難。

（三）管理方法落后

現(xiàn)今很多報社仍然使用傳統(tǒng)的方法對新聞檔案進行管理，而這不僅加大了管理人員的工作量，不利于工作效率的提高，還無法滿足當前社會發(fā)展的實際需要，不利于報社檔案管理工作的更好發(fā)展。同時，基礎設施的缺乏也嚴重阻礙著報社新聞檔案管理信息化建設的步伐。

（四）管理人員綜合素質不高

目前，很多報社中的檔案管理工作并不是由專業(yè)人員進行的，而這也就導致管理人員并不重視檔案管理工作，同時還缺乏專業(yè)的知識與能力，不利于報社新聞檔案管理工作質量與水平的提高。

二、加強報社新聞檔案管理工作的措施

（一）建立健全檔案管理機制

為了加強對新聞檔案的有效管理，報社還應該結合實際工作情況，積極建立起健全的檔案管理機制。一方面，報社人員應該提高檔案管理意識。首先，報社領導要正確認識新聞檔案管理，并加大對檔案管理工作的重視，制定出科學、合理的檔案管理制度，從而使管理工作可以有序進行。其次，相關領導要通過適當的措施與活動，使報社全體人員樹立起科學的檔案管理意識，讓其認識到自身工作的重要性，并自覺做好檔案收集、整理以及管理等工作，有效提高新聞檔案管理的水平。另一方面，報社應該嚴格遵守相關法律法規(guī)，并在此基礎上建立起健全的新聞檔案管理機制。同時，在實際管理工作中，報社還應該根據具體工作狀況，不斷完善相應制度，以此來為檔案收集、整理、存放以及查閱等工作的有序進行提供有力保障。另外，相應的管理部門還要定期對報社檔案管理工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并通過有效指導解決相關問題，從而有效提高報社新聞檔案管理工作的水平。

（二）合理編研整理新聞檔案

在當今社會，隨著傳播的途徑增多，人們對信息內容也有了多樣化的要求，而由于報紙具有服務性的特點，因此，報社必須對新聞檔案進行合理地整理與編研，從而滿足人們個性化的需求。相關工作人員應該通過問卷、采訪等調研方式，了解到時代的潮流與讀者的實際需求，并從多樣化的層次與角度對材料信息進行收集，豐富新聞檔案的內容。之后，工作人員要根據一定的邏輯與相關標準，完成新聞材料的分類和歸檔工作，這樣既可以突出檔案中的重點內容，還有利于新聞檔案全面性的提高。報社人員還應該對新聞檔案的價值進行深入挖掘，并通過科學、合理的編研，將其展示給讀者，吸引入們的注意力，為報社的發(fā)展奠定良好基礎。

（三）加強對先進信息技術的使用

進入新時代后，各種先進技術逐漸應用到了各個領域，因此，報社還可以通過加強使用先進技術這一方法來提高新聞檔案管理的水平。一方面，報社要加強基礎設施建設。首先，報社應該加大對基礎設施建設的資金投入，給檔案管理部門配備相關的配套設施，如計算機、掃描器以及打印機等，讓管理人員可以通過這些基礎設備對新聞檔案資料進行有效收集與整理，促進管理質量的提升。其次，報社要做好日常的維護工作，定期對基礎設備進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)其存在的問題并解決，使其可以發(fā)揮出自身作用，以此來為新聞檔案管理工作的順利進行提供有效保障。最后，報社還要建立起專門的安全防護系統(tǒng)，對檔案信息進行有效管理，保證新聞檔案的完整性與安全性。另一方面，隨著科學技術的發(fā)展，檔案逐漸由傳統(tǒng)的紙質發(fā)展成了電子檔案，因此，為了有效提高檔案管理水平，報社必須利用先進技術，建立起健全的信息共享平臺。在資源共享的情況下，報社人員不僅可以豐富新聞檔案的內容，還可以提高檔案管理工作的效率。同時，人們也可以根據自己的需要，在共享平臺中找到需要的檔案信息，有利于報社檔案工作的進一步發(fā)展。

（四）提高管理人員綜合素質

作為主要的實施者，檔案管理人員的綜合素質起著非常重要的作用，因此，報社只有不斷提高工作人員的專業(yè)能力以及綜合素質，才能對新聞檔案進行更好的管理。具體可以從以下三方面進行：首先，報社要加強對檔案管理人員的培訓，通過定期的培訓，加強其專業(yè)知識儲備，使其掌握先進的管理理念與管理方法，促進檔案管理人員專業(yè)能力的提升。同時，檔案管理人員還應該加強對先進信息技術的學習，提高自身新聞檔案收集和整理能力，并做好內容歸檔工作，以便后續(xù)查閱工作的順利進行，從而有效提高管理的質量與效率。報社還要通過一定的職業(yè)道德教育，提高檔案管理人員的責任意識與職業(yè)素養(yǎng)，促進其綜合素質的提升，為新聞檔案管理工作水平的提高奠定良好基礎。另外，報社還應該建立起相應的責任制度，將責任落實到每一個檔案管理人員身上，并規(guī)范其作行為，以此來使新聞檔案管理工作達到理想的效果。其次，報社還要積極開展各種與檔案管理、信息技術以及計算機技術相關的活動，讓檔案管理人員在實踐活動中，通過互相的交流、探討，提高自己實際管理水平，并通過對其他人員成功經驗的借鑒，有效解決在具體管理過程中遇到的困難，從而保證新聞檔案管理工作的順利進行。最后，報社還應該建立起相應的考核制度與獎懲制度，定期對檔案管理人員進行考核，把其利益與考核結果掛鉤，并通過一定的獎勵措施，充分調動起檔案管理人員的工作熱情與積極性，使其主動投入到工作之中。同時，還要通過適當的懲罰，讓檔案管理人員認識到自身工作的重要性，并在日常的檔案管理過程中改正不良工作態(tài)度，從而有效提高新聞檔案管理工作的質量與水平。

三、結論

進入新時代后，加強管理新聞檔案已經成為了報社的一項重要工作。因此，必須通過建立健全檔案管理機制、合理編研整理新聞檔案、加強對先進信息技術的使用以及提高管理人員綜合素質等措施，提高新聞檔案管理的質量，從而促進報社檔案管理工作更好更快的發(fā)展。