公路橋梁建設(shè)工程的檔案管理研究

蔣惠鈞

（佛山市高明區(qū)恒達交通投資管理有限公司，廣東 佛山 528000）

公路橋梁建設(shè)工程的檔案非常重要，它不僅是國家檔案建設(shè)工作中的重要構(gòu)成部分，也是國家對公路橋梁建設(shè)工程進行管理時的重要依據(jù)。所以，相關(guān)部門及工作人員必須要正確認識到公路橋梁建設(shè)工程的檔案管理工作的重要性，加強這方面的技術(shù)投入和工作內(nèi)容的更新，并及時地發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，深入研究，認真解決問題，以促進公路橋梁建設(shè)工程的檔案管理工作更好、更穩(wěn)定地進行，進而影響到其他方面的檔案管理工作的開展。

1 公路橋梁建設(shè)工程檔案管理的必要性

一般而言，工程檔案主要是指某一工程項目從提出、確立、審核到具體的場地勘測、工程設(shè)計、技術(shù)準備、具體施工、監(jiān)理，工程驗收等一系列的工程建設(shè)環(huán)節(jié)，以及整個工程管理過程中形成的記錄，并妥善入檔保存的文字資料、數(shù)據(jù)圖表、影像資料以及工程的設(shè)計圖紙等所有的載體材料。它還是基本建設(shè)工程項目的管理工作中不可或缺的重要部分。因此，加強工程的檔案管理是非常有必要的。公路橋梁建設(shè)工程的檔案管理亦是如此。

組建并強化公路橋梁建設(shè)工程的檔案管理工作，不僅是處于具體的項目建設(shè)工程管理工作的要求，也是國家和相關(guān)主管部門的共同規(guī)定。一旦某一工程項目達不到規(guī)定的標準及要求，就不能進行最后的工程竣工以及工程驗收。如果沒有確立合理的工程檔案，或無人對相關(guān)的工程檔案進行管理，就會給工程的建設(shè)、驗收、養(yǎng)護帶來不良后果，也會影響到工程檔案的數(shù)據(jù)采集、信息整理以及管理工作。所以，為了公路橋梁建設(shè)工程的順利進行，必須要重視公路橋梁建設(shè)工程的檔案管理工作。

2 存在的問題

2.1 對文件材料的管理工作不夠重視

目前，各種公路橋梁建設(shè)的工程項目數(shù)量眾多、紛紜復(fù)雜，由此而產(chǎn)生的檔案及檔案類別也特別多，集中管理存有一定的難度。所以，難免會有工程項目的檔案整理工作不到位的情況出現(xiàn)。如果一部分檔案管理者的檔案管理意識不夠明確，只注重工程項目的施工進度、工程項目的質(zhì)檢問題，而對工程檔案的管理工作不夠重視，會直接導(dǎo)致部分公路橋梁建設(shè)工程的相關(guān)檔案資料出現(xiàn)殘缺，進而影響了具體的工程建設(shè)。

同時，不可忽略的是，還存在部分工程單位對收集相關(guān)的檔案資料不夠重視的情況。比如，在工程施工過程中，為了應(yīng)付突擊檢查才臨時準備相關(guān)的檔案資料，這些臨時拼湊的資料不免存有假造的嫌疑。因此，不僅使正確且有實際價值的信息資料未能完整保存下來，也為后續(xù)的檔案管理工作增加了難度。另外，值得注意的是，某些檔案內(nèi)容要及時更新，如果在具體施工過程中，施工圖紙根據(jù)現(xiàn)場的真實情況進行了調(diào)整，而在檔案管理過程中卻未能及時地進行修改，則會嚴重影響到后續(xù)的工程維護工作。

2.2 檔案管理制度不夠健全

如果公路橋梁建設(shè)工程檔案管理的制度不夠健全，且貫徹落實不全面，則會影響到檔案管理工作的實際質(zhì)量。比如，在某些工程項目的招標文件中，并未明確規(guī)定公路橋梁建設(shè)工程的檔案管理工作的責(zé)任分配，同時，工作人員也并未嚴格遵守并執(zhí)行《檔案法》《公路工程竣（交）工驗收辦法》等規(guī)章的要求，也未落實到具體的實際操作中去。以上種種均會對工程檔案的管理工作造成不良影響。除此之外，如果各項信息資料的歸檔的時間、分類、操作要求以及原則等均規(guī)定得不夠清楚明了，不夠規(guī)范化、標準化，則會出現(xiàn)原始資料的收集工作不夠完備，文件資料的字跡不夠清晰等的情況。一旦施工單位在工程竣工后，未能及時地與建設(shè)單位交接并移交檔案，則會使工程檔案的保存管理工作產(chǎn)生隱患。

2.3 管理工作人員不夠?qū)I(yè)化

在公路橋梁建設(shè)工程的具體施工過程中，難免出現(xiàn)不夠重視檔案管理工作的情況，在人員的具體安排上也很難穩(wěn)定化，大多派遣兼職人員來從事這一工作。如此一來，則會很頻繁地更換、調(diào)整工程檔案的管理人員，增大了人員的流動性。很多兼職人員從未學(xué)習(xí)過這方面的知識，也不清楚工程檔案管理工作的具體流程，自然也就無法系統(tǒng)地管理公路橋梁建設(shè)工程方面的檔案資料，會影響到工程的竣工以及驗收工作的正常進行。

某些工程單位并不注重培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。一些工作人員甚至都不具有從事工程檔案管理工作的專業(yè)資格，有些工作人員在思想層面上根本性地忽視了工程檔案管理工作的重要性，對與工程檔案管理工作的專門會議，或相關(guān)事宜大多選擇回避。這些專業(yè)素養(yǎng)不過關(guān)、責(zé)任心不強、專業(yè)技術(shù)不過硬的工作人員勢必會嚴重影響到公路橋梁建設(shè)工程檔案管理工作的開展。

3 優(yōu)化方案

3.1 健全信息化的檔案管理系統(tǒng)

為了使公路橋梁建設(shè)工程檔案管理工作更好地開展，必須要建立健全信息化的檔案管理系統(tǒng)。將計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等靈活運用至公路橋梁建設(shè)工程的檔案管理工作之中，方能進一步完善其檔案的科學(xué)化管理。要想達成這一目的，必須要做好以下工作。

3.2 構(gòu)建信息化的管理體系

從事檔案管理工作的工作人員務(wù)必要順應(yīng)時代的發(fā)展進程，根據(jù)檔案管理工作的具體事實，有目的性地對檔案管理進行信息化建設(shè)。同時，還需引進專業(yè)的檔案管理人才，一步步地完成信息化管理體系。實時同步記錄，將創(chuàng)建檔案的過程同步于公路橋梁建設(shè)工程的施工過程，從而把資料一一輸入至信息化系統(tǒng)，仔細整理并分析資料，以保障其的真實性、完整度和系統(tǒng)化。工作應(yīng)細致化，實時記錄著工程項目具體施工的每一個步驟，及時地根據(jù)實際操作而調(diào)整檔案資料的信息內(nèi)容，將每一項管理環(huán)節(jié)細致化，以求更好地完成公路橋梁建設(shè)工程檔案管理工作。

3.3 加強相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著我國信息技術(shù)水平的不斷提高，也影響、帶動了其他行業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展進程。將各項信息技術(shù)運用到公路橋梁建設(shè)工程檔案管理工作中去，不僅使檔案管理工作的準確度有所提升，也進一步地促進了公路橋梁建設(shè)工程的發(fā)展。所以，為了完善公路橋梁建設(shè)工程檔案管理工作，相關(guān)的負責(zé)人必須加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度。比如，定期對計算機等的機器設(shè)備進行完全檢查，保證信息技術(shù)能落實到檔案管理工作中來。建立起檔案管理責(zé)任制，設(shè)置具體的操作權(quán)限，避免發(fā)生檔案資料信息被無端篡改的情況發(fā)生。此外，仍要高度重視信息化檔案管理工作的安全問題，除了設(shè)定必備的操作權(quán)限與防火墻，也要對電腦硬件等進行定期的掃描殺毒處理，及時排查并解決安全問題。同時，公路橋梁建設(shè)工程的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人也要對檔案管理工作進行不定期的視察，了解檔案管理工作的實際情況，以便更好地加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，促進往后公路橋梁建設(shè)工作的穩(wěn)步開展。

3.4 強化檔案管理工作人員的隊伍建設(shè)

對于素質(zhì)水平高、能力強的專業(yè)人才，每個單位都是非?？是蟮?。尤其是在進行檔案工作的信息化管理的進程中，管理人員的專業(yè)素質(zhì)一定程度上地決定了管理工作的操作水平。管理人員的素質(zhì)水平越高，其檔案管理工作的實際質(zhì)量也就越好。因此，相關(guān)單位既要引進、安排專業(yè)人才進行檔案的管理工作，以確保從業(yè)人員的穩(wěn)定性；要系統(tǒng)而全面地培訓(xùn)那些從事檔案工作信息化管理的相關(guān)人員。不僅要嚴格把控從業(yè)人員的工作資格，同時，還要定期開展一些關(guān)于檔案管理工作會議和講座，讓這些工作人員能夠開拓視野，豐富理論及操作知識，從而更好地進行檔案管理工作。另外，由于檔案工作的信息化管理在逐步推進，所以，也要加強工作人員這一方面的能力，使其通過相關(guān)的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，靈活運用這些現(xiàn)代化的信息技術(shù)，保障信息化管理工作的具體操作與發(fā)展。同時，還要注意對檔案管理工作人員的統(tǒng)一考核，除了工作態(tài)度，還涵蓋了對其專業(yè)知識的考核，并將考核成績與員工福利掛鉤，激發(fā)他們的工作熱情，以促進公路橋梁建設(shè)工程檔案管理工作的優(yōu)化開展。

4 結(jié)束語

公路橋梁建設(shè)工程檔案管理工作的重要性不言而喻，這是一項需要我們不斷拼搏的工作。我們?nèi)匀恍枰吹狡渲写嬖诘南嚓P(guān)問題，通過提升自身的專業(yè)能力，加強各方面的基礎(chǔ)建設(shè)，細致地排查安全隱患，逐一攻克難題，以確保公路橋梁建設(shè)工程檔案管理工作的有序進行。

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