新時(shí)期電力企業(yè)檔案管理及其創(chuàng)新策略

周莉

摘 要：文章分析了電力企業(yè)檔案管理的重要性以及當(dāng)前電力企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)存在的問(wèn)題，并提出新時(shí)期電力企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè) 檔案管理 創(chuàng)新

1 引言

電力企業(yè)是我國(guó)重要的支柱型企業(yè)，在發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)巨量的電力檔案，而這是反映電力工程建設(shè)的基礎(chǔ)，也是進(jìn)行工程建設(shè)和驗(yàn)收必不可少的內(nèi)容。進(jìn)行電力企業(yè)檔案的管理，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，因此電力企業(yè)需要加以重視，解決檔案管理中存在的問(wèn)題，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理的效率。

2 電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力企業(yè)的檔案管理是企業(yè)日常工作的一部分，對(duì)于電力企業(yè)是否能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟有著十分重要的意義。電力企業(yè)的檔案內(nèi)容主要是企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中對(duì)于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄，不僅能夠真實(shí)地反映出企業(yè)的發(fā)展歷程，也包含著大量的科技和知識(shí)信息資源，能夠促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。而且對(duì)于檔案的再利用，還能為電力企業(yè)項(xiàng)目的運(yùn)行維護(hù)、管理、改建等提供依據(jù)，也方便追究問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)各個(gè)責(zé)任人的責(zé)任。因此電力企業(yè)檔案的存在對(duì)于電力企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。

3 當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1管理形式不統(tǒng)一

鑒于電力企業(yè)檔案管理的重要性，電力企業(yè)檔案管理已受到多方面的重視，但在實(shí)際工作開展中，并沒(méi)有取得預(yù)期的效果。最為明顯的問(wèn)題就是沒(méi)有統(tǒng)一的管理形式，管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化不強(qiáng)。部分電力企業(yè)做到了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，并能按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)開展管理工作，嚴(yán)格按照《檔案法》和相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行管理。但有的電力企業(yè)或者一些細(xì)節(jié)方面，還存在著不規(guī)范、不統(tǒng)一的情況。比如檔案管理人員的個(gè)人習(xí)慣不同，在記錄時(shí)有不同的記載方法，導(dǎo)致檔案記錄規(guī)范十分不統(tǒng)一，增加了管理難度；目錄設(shè)定不統(tǒng)一，降低了檢索效率。

3.2管理的專業(yè)性不強(qiáng)

傳統(tǒng)的檔案管理模式是利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，但這樣檔案的丟失和損壞可能大大增加，天氣濕潤(rùn)會(huì)造成檔案發(fā)潮，天氣干燥則有可能引發(fā)火災(zāi)，這些會(huì)造成紙質(zhì)檔案不可挽回的損壞，給檔案管理增加了難度。而現(xiàn)在隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案逐漸代替紙質(zhì)檔案成為檔案管理的主要形式。但很多電力企業(yè)對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用還不廣泛，專業(yè)性不強(qiáng)，對(duì)于檔案只重視技術(shù)數(shù)據(jù)和資料的保存，忽視了對(duì)聲像檔案的保存，包括電力企業(yè)建設(shè)過(guò)程中的一些影響、圖片、錄音等，沒(méi)有進(jìn)行管理和存檔。這就影響了企業(yè)檔案的完整性，導(dǎo)致檔案內(nèi)容混亂、模糊、不準(zhǔn)確，長(zhǎng)期以往出現(xiàn)檔案丟失、損毀等問(wèn)題，影像檔案的管理和使用。

3.3管理方式落后

現(xiàn)有的檔案管理方式并沒(méi)有全部落實(shí)，而且由于技術(shù)、財(cái)力等因素的影響，部分電力企業(yè)開展檔案管理的方式比較落后，信息化水平不足，硬件和軟件設(shè)施不到位，或比較滯后，更新?lián)Q代緩慢，跟不上企業(yè)的發(fā)展，容易出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。另外電子檔案還涉及到檔案網(wǎng)絡(luò)安全的問(wèn)題，因?yàn)楹芏辔募](méi)有特殊的字跡或簽名方式，錄入電腦后都是統(tǒng)一格式，因此容易被篡改，也存在泄漏的危險(xiǎn)。對(duì)于檔案管理有的企業(yè)還處于單機(jī)運(yùn)行和條目是管理狀態(tài)，只是用電腦仿造傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，沒(méi)有真正意義上打破傳統(tǒng)檔案管理的限制。

4 新時(shí)期電力企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略

4.1健全檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)

新時(shí)期對(duì)于電力企業(yè)檔案的管理，首先就是要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，以及電力企業(yè)檔案的特點(diǎn)，完善檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行管理，比如《電力科技檔案管理手冊(cè)》等。電力企業(yè)要根據(jù)工作內(nèi)容，制定詳細(xì)的檔案管理制度，劃定明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確定電力企業(yè)檔案管理的改革方向和優(yōu)化策略；開展檔案管理的法治化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，完善檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，確定電力企業(yè)檔案管理部門的管理職責(zé)和范圍，將責(zé)任明確到個(gè)人和崗位，方便在出現(xiàn)問(wèn)題后追責(zé)。其次要建立嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，電力企業(yè)檔案管理應(yīng)朝向科學(xué)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方向發(fā)展，因此要制定科學(xué)的管理方式，適用嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)。比如對(duì)于檔案的收集、歸檔、信息整理和儲(chǔ)存、運(yùn)用、檔案轉(zhuǎn)交等，都建立嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，按照檔案類別、內(nèi)容、載體等的不同，制定不同的保管期限和歸檔位置等。再輸入計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要規(guī)劃好目錄形式并進(jìn)行標(biāo)注，還要注意反復(fù)核對(duì)信息，保證錄入的準(zhǔn)確性。

4.2加強(qiáng)信息化建設(shè)

在新時(shí)期要借助信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在檔案室配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和硬軟件設(shè)備，建立電力企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，一方面實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)在電力企業(yè)項(xiàng)目和工作人員檔案的電子化管理，結(jié)合本單位實(shí)際邀請(qǐng)高水平的研發(fā)公司針對(duì)本企業(yè)研發(fā)檔案管理軟件，提高檔案管理信息化的適用性，同時(shí)要做好軟件的更新工作，使其跟得上企業(yè)和電子設(shè)備的發(fā)展；另一方面，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)過(guò)去發(fā)展階段留存的紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)換成電子檔案，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行整理和備份，防止資料丟失、損毀等。還要加強(qiáng)對(duì)于檔案搜索的信息化建設(shè)，提高檔案資料的檢索速度和查詢速度，加快檔案管理效率。建立電力企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案資料共享，推動(dòng)電力企業(yè)的發(fā)展。

4.3強(qiáng)化檔案的編研工作

電力企業(yè)檔案管理部門在進(jìn)行檔案的收集、整理和歸納時(shí)，還要圍繞企業(yè)的工作重心，手機(jī)企業(yè)內(nèi)外部信息，對(duì)檔案資源進(jìn)行編研和利用。檔案編研就是選擇、整理、加工和整合檔案資源中有較大價(jià)值的部分，這對(duì)于電力企業(yè)的發(fā)展有重要意義。所以電力企業(yè)要重視檔案編研，深入挖掘檔案價(jià)值，為企業(yè)的下一步發(fā)展和決策提供參考依據(jù)。在進(jìn)行檔案編研時(shí)，要根據(jù)本企業(yè)的發(fā)展歷程、重大事件等，選擇一些有較大借鑒意義的檔案資源設(shè)置專題，將相關(guān)歷史完整、真實(shí)的反映出來(lái)，提高檔案管理的知識(shí)化發(fā)展。還要加大對(duì)檔案利用的宣傳力度，讓員工意識(shí)到檔案的價(jià)值和作用，從而提供更詳細(xì)的檔案信息。另外，還可以建立檔案知識(shí)化管理系統(tǒng)，為有需求的員工提供市場(chǎng)形勢(shì)分析、主題材料、數(shù)據(jù)分析等幫助，提高工作效率和質(zhì)量。

5 結(jié)語(yǔ)

電力企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)工作的順利開展具有十分重要的意義，因此在信息化水平穩(wěn)步上升的新時(shí)期，電力企業(yè)要結(jié)合信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，確保電力企業(yè)檔案管理工作的有效性。

參考文獻(xiàn)：

[1] 于芝芬.電力企業(yè)檔案管理及其創(chuàng)新研究[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2016，（8）：26.