水利工程檔案管理的探析

王 鋒

河北省石津灌區(qū)管理局

水利工程檔案管理的探析

王 鋒

河北省石津灌區(qū)管理局

水利工程檔案管理是一項(xiàng)過程復(fù)雜，程序繁多的綜合性任務(wù)，其包括工程項(xiàng)目的提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招(投)標(biāo)、施工、驗(yàn)收和試運(yùn)行等多個(gè)階段的工程資料，隨著管理模式與手段的逐漸更新，水利工程檔案管理日益規(guī)范化和科學(xué)化，其管理效益與服務(wù)質(zhì)量也得到了很大的提高，如何加強(qiáng)水利工程檔案管理質(zhì)量與服務(wù)，使其更好的服務(wù)于后期工程的擴(kuò)建與維修工作，隨之也成為人民與社會(huì)值得深思的問題。

水利工程；檔案管理；管理措施

水利工程項(xiàng)目建設(shè)涉及多個(gè)行業(yè)部門，水利工程檔案貫穿于整個(gè)水利工程建設(shè)的各個(gè)階段，它真實(shí)有效地反映了水利工程建設(shè)管理的全過程，是維護(hù)水利建設(shè)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，具有依據(jù)和憑證作用，具有重要利用價(jià)值，更對(duì)新建工程具有參考借鑒和指導(dǎo)意義。做好水利工程檔案管理，準(zhǔn)確記錄具有保存價(jià)值的資料，為水利工程提供翔實(shí)的信息，成為水利工程建設(shè)及運(yùn)行管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)和依據(jù)。

1 水利工程檔案管理的意義

水利工程檔案是與建設(shè)工程整個(gè)過程相關(guān)的資料，并以各種形式進(jìn)行保存的材料，它是對(duì)項(xiàng)目工程建設(shè)全過程的一種直接真實(shí)的反映，同時(shí)工程質(zhì)量檢測(cè)的重要依據(jù)，其作用主要表現(xiàn)在：首先，實(shí)際應(yīng)用價(jià)值中，可作為擬定計(jì)劃、水行政執(zhí)法、工作總結(jié)、水利工程設(shè)計(jì)等方面的參考憑證；其次，防汛搶險(xiǎn)時(shí)可對(duì)過去的水情和工程情況進(jìn)行全面了解，使決策者根據(jù)掌握情況針對(duì)災(zāi)情做出正確的決策；再次，通過先輩真實(shí)記載檔案查看，可借鑒其經(jīng)驗(yàn)對(duì)水利工程進(jìn)行全方位學(xué)術(shù)研究，從而保證研究成果的真實(shí)性與科學(xué)性；第四，受其工作性質(zhì)的限制，水利工程項(xiàng)目的進(jìn)行會(huì)隨著實(shí)際需求而變化，因此，在維護(hù)或擴(kuò)建過程中，可以根據(jù)檔案作為設(shè)計(jì)和施工的依據(jù)，不僅節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)又節(jié)約了費(fèi)用；最后，對(duì)于工程質(zhì)量的鑒定與事故原因的查明，以及事故相關(guān)責(zé)任的追究，檔案可以作為有效的依據(jù)，利于工程的開展。

2 存在的問題

2.1 檔案收集不完整

主要是在檔案管理方面沒有統(tǒng)一規(guī)定，各參建單位規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)不一?？⒐D在工程建設(shè)形成過程中簽字手續(xù)不完備，在工程建設(shè)中對(duì)檔案的整編責(zé)任、內(nèi)容和分類方案不夠具體、細(xì)化。平常工程檔案管理往往以施工緊張為由，僅是圍繞工程的實(shí)施，側(cè)重于滿足日常工作的需要，只要能應(yīng)付過去就行了，給檔案整理造成了一定困難。檔案收集方面，平時(shí)不注意檔案的收集，經(jīng)常是等到面臨驗(yàn)收了，才開始著手進(jìn)行工程檔案資料的整理、采集工作，抽調(diào)人員加班加點(diǎn)，進(jìn)行突擊，效果難以保證。

2.2 檔案信息化程度偏低

在水利工程建設(shè)中，參建單位都是臨時(shí)聚在一起，在完成水利工程建設(shè)后，這些參建單位就會(huì)分散。水工工程建設(shè)的規(guī)模、性質(zhì)和地域的不同，一般的項(xiàng)目管理軟件并不能應(yīng)用到所有水利工程中，而開發(fā)設(shè)計(jì)適合所有水利工程建設(shè)的項(xiàng)目管理軟件，是存在較大難度的，并且會(huì)加大資金的投入。此外，在水利工程建設(shè)過程中，受到工期的影響，每個(gè)參建單位項(xiàng)目部只存在于工程建設(shè)期間，為減少不必要事項(xiàng)，各參建單位都各自為陣，使用的項(xiàng)目管理軟件也不一樣，主要使用紙質(zhì)文件。就算一些參建單位具備一定信息化意識(shí)，但也僅僅將紙質(zhì)文件資料掃描轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募M(jìn)行保存。

3 水利工程檔案管理措施

3.1 提高檔案管理的信息化程度

一方面，近年來，在檔案工作中逐步加大了對(duì)電子文件的運(yùn)用，并且電子文件有著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)勢(shì)。從水利工程建設(shè)實(shí)際情況來看，逐步開發(fā)了電子檔案管理應(yīng)用軟件，具備電子檔案的存儲(chǔ)、保密和查詢等功能。通過建立檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)站，形成以電子檔案管理為核心的信息化數(shù)據(jù)庫，不僅實(shí)現(xiàn)了資源共享，同時(shí)也提高了檔案的利用率，使我們能夠快速找到所需文件資料信息。另一方面，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為水利工程檔案管理帶來了重大的影響。因此，在水利工程檔案管理中，要更加廣泛地運(yùn)用電子文件檔案、磁介質(zhì)檔案以及微縮等各種形式的檔案。此外，對(duì)水利工程建設(shè)中形成的各種電子文件，也要高度重視，將水利工程建設(shè)過程中形成的紙質(zhì)檔案、聲像資料、照片信息等制成多媒體，同時(shí)進(jìn)行刻錄保存。要最大限度發(fā)揮出計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，在保存管理水利工程檔案的過程中，對(duì)現(xiàn)有信息要進(jìn)一步做好加工與開發(fā)利用工作，以此讓水利工程檔案利用的范圍與深度得到拓展，從而更好地共享資源信息。

3.2 水利工程電子版與紙質(zhì)版檔案管理

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理和利用逐漸復(fù)雜化、快捷化，檔案管理與利用中電子版與紙版起到相同的重要作用。首先應(yīng)該說明的是我國對(duì)于工程檔案的歸檔、管理、查閱和利用仍然以紙版檔案為主要方式。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，電子檔案充分利用數(shù)據(jù)庫功能，在查詢、統(tǒng)計(jì)中的優(yōu)勢(shì)，而逐漸被重視；近年來，CAD光盤技術(shù)在工程檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用，《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能，逐漸成為工程檔案管理的主流形式，電子檔案與紙版檔案內(nèi)容上保持一致，做到時(shí)間對(duì)應(yīng)、內(nèi)容對(duì)應(yīng)、結(jié)構(gòu)對(duì)應(yīng)，成為互相印證的統(tǒng)一體。

3.3 圖紙檔案資料的編制

通常而言，圖紙的編制，是使用鉛筆將與水利工程有關(guān)的信息，諸如工程設(shè)計(jì)通知單和聯(lián)系單、工程變更資料以及會(huì)議紀(jì)要等，按照工程進(jìn)度情況標(biāo)注在藍(lán)圖上。有不清楚之處，或者是出現(xiàn)了變化，檔案人員就要到工程現(xiàn)場實(shí)地勘察，向施工現(xiàn)場的技術(shù)人員咨詢，以確保將真實(shí)的變化結(jié)果標(biāo)注在藍(lán)圖上。進(jìn)入到水利工程的尾工期，在被修正的藍(lán)圖上加蓋竣工圖章，技術(shù)負(fù)責(zé)人和監(jiān)理工程師審閱合格后簽字。然后，畫改后的施工藍(lán)圖使用黑色的碳素筆修描。

水利工程檔案能真實(shí)地反映水利工程建設(shè)管理的全部過程，具有憑證和依據(jù)效用，對(duì)于工程運(yùn)轉(zhuǎn)和充分發(fā)揮效益至關(guān)重要。水利檔案管理人員必須要愛崗敬業(yè)、規(guī)范檔案管理行為、增強(qiáng)管理服務(wù)意識(shí)，使項(xiàng)目管理檔案資料在水利工程建設(shè)中發(fā)揮出最大利用功效。

[1]田甜.談怎樣做好水利工程檔案管理[J].中國水運(yùn)，2012(11)：147-148.

[2]佟曉娜.水利工程建設(shè)檔案常見問題分析及其對(duì)策探討[J].黑龍江水利科技，2014，(02)：255-256.