外貿企業(yè)商務函電的寫作技巧

林婉旎

摘??? 要： 外貿英語函電屬于專門用途英語當中的一種，是一門將外貿實務與外貿英語相結合的綜合課程。作者結合外貿企業(yè)經(jīng)驗和實際教學經(jīng)驗，針對高職高專院校外貿英語函電課程教學中存在的問題，就如何寫好商務函電、提高教學質量、強化效果進行了分析。

關鍵詞： 國際貿易??? 外貿英語函電??? 寫作技巧

外貿函電又稱商業(yè)書信，包括外貿書信、傳真和電子郵件等形式。英語函電的使用貫穿對外貿易交往的各個環(huán)節(jié)，是互通商業(yè)信息、聯(lián)系商業(yè)事務及融洽貿易關系的重要橋梁。隨著國際間的商務活動往來更頻繁，商務交際進入一個全新的發(fā)展階段。質量上乘的函電能幫助商家達到有效交流的目的，促進貿易雙方的相互理解和長期合作，有利于規(guī)避風險，取得雙贏效果。

一、商務函電寫作注意要點

寫信時要記?。簝热菀逦⒂行?、完整，采用專業(yè)的、對話式的語氣;要使用常用的、簡單的詞語以便讀者輕松讀完;刪除任何與主題無關的信息;確?；卮鹱x者的所有問題;語氣友好客氣，就像你與客戶進行面對面交談一樣。要注意避免冗長地說明寫信意愿這樣的常見錯誤。很多信函不能直接切入正題，否則既浪費讀者的時間，又增加讀者遺漏或誤解文中要點的可能性。因此，讀者應該在開篇兩句話匯總就了解到必須閱讀這封信的原因。

二、如何寫好商務函電

外貿函電的寫作具有專業(yè)性、結構性和靈活性。針對外貿函電的這些本質，筆者從以下方面談談如何寫好商務信函。

（一）稱呼語。

1.問候語中不要縮寫對方的頭銜，且全部名稱和頭銜都要拼寫正確。名稱后可以加上一個冒號或逗號，但是逗號顯得更溫和，更友好。如“Dear Senator Collins，/Governor ballam”。

2.“親愛的先生或女士”和“致有關人員”的表達方式現(xiàn)在已經(jīng)不使用了。

（二）過渡語。

1.過渡語向讀者表明觀點之間的相互聯(lián)系，有助于增強寫作連貫性，這樣使讀者流暢地讀完所有信息，如“Furthermore，also，similarly，equally significant”。

2.當過渡詞語或詞組出現(xiàn)在句首時，其后經(jīng)常（盡管并非都是如此）要跟隨一個逗號。如“In addition to those changes，we also ...”

3.注意選用正確的過渡語。例如“不是所有人都能參加，而且我們總是會見面”表達不恰當，因為該句中“而且”一詞表示對兩種觀點給予同等的重視?！暗恰被颉叭欢庇迷谶@里更合適，它們表達轉折含義。如果不能確定某個詞或詞組是過渡性詞語還是其他詞性，請記住過渡性詞語的一個特點，即過渡性詞語總是可以放到句子中的另一個位置且不改變句子的含義。

（三）結束語。

結束語應該反映信函的性質、你與讀者的關系和你的個性。正式用語有“Cordially，Sincerely，Respectfully”，專業(yè)但更友好的表達方式如“Regards，Yours truly，With warm regards，Kind regards”，友好的結語有“Best wishes，All the best，Warmest wishes，Thanks for your help”?！皊incerely（真誠地）”和“kind regards（致意）”是最常用的結束語，它們適用于任何情況。

（四）自我介紹。

1.不要試圖討好讀者以便給對方留下好印象，這樣會違反職業(yè)道德。不要寫成自傳，有關你本人和你的背景方面，只要向讀者說明重要、相關的細節(jié)即可。

2.快速提出自己的觀點。如果想與讀者會面，在開篇頭兩句就應該明確提出。如“I would like to learn more about ...”。

3.如果是雙方共同的的熟人把你介紹給讀者，應該提及該介紹人的名字。如“Judy Palmer，an acquaintance/colleague，passed along your name”。

（五）介紹他人。

1.你是在請人給自己幫忙，可能會占用對方的時間。所以要禮貌地提出請求。如“I would appreciate it if you would take a few minutes to talk with ...”。

2.對這個人的背景或者他在社會上的杰出地位表示贊揚。這是一種良好的姿態(tài)，可以使自己的請求更有說服力。如“Your years of expericence will provide significant insight.”

（六）宣布政策變動。

1.清晰地描述相關政策、解釋其必要性。如“The new policy will take effect on ...”或“The reason for the new change is ...”。

2.如果政策有變，就明確指出新舊政策之間的差異。

3.向顧客說明他們如何從中獲益。如“The new policy will provide customers with ...”。公司客戶的疑問可以在哪里得到解答，如“If you have questions，please call ...”。

（七）宣布價格上漲。

1.價格上漲前寫信告知客戶是一種禮貌，會讓對方感到受到重視。如“We regret that we must ...”。

2.解釋漲價的原因。如“Because of rising costs ...”。有可能的話，要樂于幫助因漲價而遇到問題的客戶。如“Pls call us or write with questions.”。

3.有時提及漲價的背景可以緩和這一消息的影響。如“We have seen a significant rise in the cost of our key raw materials.”

（八）邀請出席。

1.并非所有活動都需要正式的要求。在比較隨意的活動中，用便箋卡或者信紙手寫一份邀請函即可。

2.提供活動的具體細節(jié)，包括時間、日期、地點和得體的著裝。要知道出席人數(shù)的話，就附上回執(zhí)函和一個貼好郵票并寫好地址的信封。

3.在寫信封或信里的稱謂時，可以不按傳統(tǒng)的“福蘭克·史密斯先生和夫人”格式?？蛇x的方式有：“福蘭克和朱迪·史密斯”、“朱迪和福蘭克·史密斯”，以及“朱迪·約翰遜和福蘭克史密斯”。

（九）詢問價格信息。

1.提供任何必要的細節(jié)以使讀者清楚地了解你的需求。

2.告訴讀者你需要相關信息的原因。如“We are in the market for ... And would appreciate a catalog and price list.”

3.仔細編輯信件，確保其中包含所有你需要的信息。

（十）回應要求。

1.開篇明確表達您做出的回應和能提供的服務。如“Last week，you wrote asking for ...”或“Here is the information you asked for.”

2.提供任何必要解釋以確保對方能清楚地理解。如“Let me clarify the enclosed information”。

3.回復信件是一個展示優(yōu)質客戶服務的機會。由此可以塑造良好的形象。采用禮貌、專業(yè)、對話式的語氣，如：“Please let me know if I can help in some other wey.”

（十一）感謝信。

1.感謝信的基本內容要提及對方的禮物或表態(tài)，可以講述一些細節(jié)。要說明你對禮物用途的打算，對方的表態(tài)帶來的幫助，或者你從會面中得到的收獲。如“Thank you for your gift （name it）/help/contribution/participation/strong effort.”

2.商務上的感謝函往往有助于建立忠誠，做出承諾，表達熱情。如”My deepest thanks for ...”。

3.感謝函通常僅限于表示謝意及與此相關的情況。其他信息和你的近況不在此列。

三、外貿函電寫作技巧

（一）表達清晰。

商務信函最重要的質量要求就是表達清晰。文章缺乏調理、句子結構混亂、用詞不準確、拖沓冗長等各種寫作問題糾結在一起，浪費公司大量的時間和財力。為了幫助讀者順暢地讀完你的文章，可嘗試采用以下技巧。

1.選擇合適的格式。大多數(shù)內容應該按重要性從大到小敘述，以一個概括性的段落開篇，其中包含讀者必須了解的基本內容，隨后敘述相關細節(jié)。

2.控制段落的篇幅以適于閱讀。每段只專注一個主題，句子之間使用連接詞以便觀點之間的過渡。多數(shù)段落都應控制在2到4句話之內，或者是5行文字之內。冗長的段落對于讀者來說難以對付?？梢钥紤]在段首使用主題句概括本段的主旨，便于讀者閱讀。

3.打造清晰、直接的句子。句子結構和長度各不相同，但是絕大多數(shù)句子都要圍繞以下關鍵點構造：主語、謂語和賓語（如果謂語動詞有賓語的話）。如果讀者不明白主語和謂語，就無法理解整個句子。如果你把主語和謂語放在句子前部，讀者就能很快理解句子。多數(shù)句子長度都應該在12個到20個詞，但是有的會長一些，有的會短一些。

4.恰當使用被動語態(tài)。雖然主動結構更加直接簡短，但有時被動結構更適宜。如：We have a new benefits policy.It was approved yesterday by the CEO.“It”（它）是個代詞，指代“policy”（政策）。將“It”放在第二句的句首，可以保持意義的連續(xù)，使讀者把第二句和第一句聯(lián)系起來。如果將第二句改為主動語態(tài)，主語是“首席執(zhí)行官”，這樣就沒有連貫性。這種句子之間的邏輯連貫比主動結構更重要。

5.言簡意賅。刪除那些無助于表達思想的詞語。

錯誤用語：on a monthly basis（按月），various kinds of projects（各種類型的方案），in the near future（在不久的將來）

正確用語：monthly（每月），projects（方案），soon（不久）

6.注意形容詞和副詞。要特別注意以“l(fā)y”結尾的詞。刪除修飾詞或者表現(xiàn)力更強的詞取而代之。

錯誤用語：really upset（相當煩惱），highly unusual（非常不同尋常），ultimate goal（最終目標）

正確用語：angry（惱火），rare（罕見），goal（目標）

7.使用具體的詞匯。使用流行術語是懶惰的表現(xiàn)。不要使用陳詞濫調，而要選擇那些更熟悉、更具體的詞匯，有助于讀者“一目了然”。

錯誤用語：initiative（措施）、functionality（功能性）

正確用語：program（計劃）、plan（規(guī)劃）、project（項目）、goal（目標）、tactice（戰(zhàn)術）、campaign（活動）、capability or features（能力或特點）

8.把修飾性短語改為單各的修飾詞。提高效率的方法之一是將前置性短語縮減為單一的形容詞。

錯誤用法：We have a directive form management to consider the opinions of employees.我們得到管理方面的指示，要求考慮員工的意見。

正確用法：We have a management directive to consider employees’ opinions.我們有考慮員工意見的管理指示。

9.避免在其他詞語前面堆積過多的修飾詞，這樣顯得句子笨拙。

錯誤用語：The Defense document security service marking guide國防文件保密服務標記指南。

正確用語：A guide to marking classified Defense documents標記指南—用于國防文件分類。

提示：避免這種結構的方法是找出訪在句尾的名稱（“指南”），將其移至句首，把修飾詞放在它的后面。

10.避免在主語和謂語前放置冗長的介紹性的詞語。讀者讀到主語和謂語的時間越晚，越可能跳過開頭部分而急于尋找主題。

錯誤用法：Recognized worldwide by the advertising industry for his creative influence on the Chrysler Corporation’s successful brand advertising，and for his vision behind the most creative commercials in the world，Gary Topolewski earned the award.由于加里·托普萊溫斯基在克萊斯勒公司成功的品牌廣告上發(fā)揮的創(chuàng)造性影響及其對世界上最具創(chuàng)造力的廣告的遠見卓識，他獲得了全球廣告界的認可，贏得了這一獎項。

正確用法：Gary Topolewski earned the award.He has been recognized worldwide by the advertising industry ...加里·拖普萊溫斯基贏得了這一獎項。他獲得了全球廣告界的認可……

提示：此句的主要意思包含在主句“加里·托普萊溫斯基贏得了這一獎項”。將其移到段首成為獨立的句子，這是一種重塑句子結構的方法。

11.主語和謂語之間不要放置過多詞語。

錯誤用法：The report about the company study that was done to determine the relationship of dollars spent on employee education to improved performance is summarized below.這份報告將公司所做的用于確定員工培訓的成本與業(yè)績改進之間關系的研究總結如下。

正確用法：The report summarizes the study that was done to determine ...本報告總結了一項研究，是為了確定……

提示：讀者需要確定主語和謂語，以理解句子含義。原句中，讀者看到“報告”之后要在主謂之間的大量信息中跋涉，急于找到報告的具體內容，然后不得不回頭重新閱讀本句。

（二）注意語氣。

1.要婉轉、坦率。要理解讀者，不要進行尖刻的批評或譏諷。人們喜歡誠實和真摯，尤其是對于管理者來說，要勇于道歉。

2.正確使用代詞。常規(guī)的或正面的信函中可以采用“您”和“您的”，但是涉及紀律或分歧的信函中一定要盡量使用“我”或“我們”。

3.要有建設性。你的態(tài)度越積極，就越有可能得到想要的結果。對方閱讀你的信件，就是在字里行間觀察并傾聽你的人格。你想要給讀者留下什么樣的印象？

4.措辭恰當。詞語的解讀因人而異。你認為無害的詞或詞組，讀者可能對此會有完全不同的聯(lián)想。諸如“失敗”、“疏忽”、“邋遢”、“粗心”、“你怎么能……”等措辭都可能引起對方的憤怒。

（三）確定恰當?shù)奈捏w。

1.對話式的寫作顯得更自然。你所寫的句子應該就像你在大廳里或是在電話里和對方談話時所用的句子一樣。如果你在寫作中使用呆板的措辭，就會顯得乏味和做作。

2.注意不要急于“留下好印象”。通常讀者的印象來自作者付出額外的努力而使得信件令人難忘，而非逢迎討好所能做到。

3.避免使用呆板的陳詞濫調。這些詞語會疏遠你和讀者的關系，此類句子“謹此逢高會議延期”可改為“會議延期”即可，你并不是在提供建議。“請在附件中看到”可以轉換為“內附”、“以下有”、“附件是”，詞組“應您的要求”在你談話時絕對不會使用，在書面信息中不必以此開頭。

4.禮貌而簡短地結尾。不要在結尾部分包含無用的信息，結尾處只需要簡單的話語，諸如“您如果有疑問，請隨時來電或致函”即可，不必寫“在您方便時”。

四、結語

目前外貿英語函電教學還處于發(fā)展和完善階段，需要各高校英語教師不斷探索和實踐。因此，必須根據(jù)本課程的特點，不斷完善課程體系設置，促進函電理論教學和實踐教學的協(xié)調，努力改進教學方法，精選教材，提高師資水平，使外貿英語函電教學趨于完善。

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