《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

三、企業(yè)文件的整理與歸檔

7.3.3.4 會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

2、特別要求。磁性介質(zhì)或光盤等電子文件，應(yīng)作防寫處理；為了保證檔案的完整性、安全性，歸檔的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)要進(jìn)行雙備份，即歸入檔案機(jī)構(gòu)的磁盤或光盤應(yīng)是兩套，一套封存保管，另一套作為日常的提供利用；打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料，必須有經(jīng)手人員和會(huì)計(jì)主管人員的簽字或蓋章，以保證其真實(shí)性、準(zhǔn)確性；打印輸出的紙質(zhì)載體核算材料須字跡清晰，方便查閱和利用。

7.3.3.5 電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備中產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)與磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。完整的電子文件包括內(nèi)容信息、背景信息和元數(shù)據(jù)。

背景信息，是指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及影像產(chǎn)生的歷史環(huán)境等信息。元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式，編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。

邏輯歸檔（ Logical filing）是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。電子文件邏輯歸檔可實(shí)時(shí)或定時(shí)進(jìn)行權(quán)限移交到檔案部門后，檔案部門要做如下幾件工作：

1、對(duì)照文件歸檔范圍對(duì)電子文件進(jìn)行界定；

2、按照有關(guān)規(guī)定對(duì)查詢歸檔電子文件進(jìn)行授權(quán)；

3、對(duì)接收的電子文件及時(shí)進(jìn)行著錄標(biāo)識(shí)；

4、對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行備份安全保護(hù)

物理歸檔（ Physical filing）是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔應(yīng)按照有關(guān)紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成，物理歸檔的要求主要有：

1.凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔；

2.把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝；

3.目前推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體；

4.存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)；

5.特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件；

6.將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》；

7.對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄；

8.歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。

文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件，按照檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上，向檔案部門移交或與相應(yīng)門類和內(nèi)容的其他載體文件一并歸檔，完成電子文件的物理歸檔。電子文件的歸檔范圍參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。電子文件的歸檔管理目前仍然實(shí)行“雙套制”，即具有永久保存價(jià)值的文字或圖表形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)或縮微品載體形式的文件，歸檔時(shí)應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本或縮微品。

電子文件歸檔還應(yīng)注意收集以下有關(guān)文件：

1、支持性文件，指能夠生成運(yùn)行文本、數(shù)據(jù)、圖形等文件和各種命令及設(shè)備運(yùn)行所需的操作系統(tǒng)；

2、數(shù)據(jù)文件，指各種數(shù)據(jù)材料。由于數(shù)據(jù)在不斷變化、更新，應(yīng)對(duì)原始數(shù)據(jù)隔一段時(shí)間定期拷貝，并將拷貝文件歸檔；

（此部分未完待續(xù)）