高職院校辦公自動化應用現(xiàn)狀及改進措施

黨劍波 田娜

摘要：在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時代，各種各樣的網(wǎng)絡信息技術層出不窮，辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)和應用為高職院校的建設做出了突出的貢獻，提高了辦公的效率和質(zhì)量。本人是高職學院辦公系統(tǒng)建設的主要建設者和參與者，該文主要通過對當前高職院校辦公系統(tǒng)的應用現(xiàn)狀的分析，提出一些合理化建議和改進措施，以便給后來的辦公系統(tǒng)建設者提供一些參考。

關鍵詞：辦公系統(tǒng)；信息；高職院校

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）24-0083-02

信息化建設是高職院校建設的重要部分，是一項基礎性、長期性和經(jīng)常性的工作，其建設水平是高職院校整體辦學水平、學院形象和地位的重要標志。隨著互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，國內(nèi)許多高職院校紛紛將校園信息化建設列入了學院的重點工作來抓緊實施，建成了比較完善的校園信息化基礎設施，積累了相當豐富的校園信息網(wǎng)絡資源。而辦公自動化的建設是信息化建設的一部分，為學院提供一個協(xié)同的、集成的辦公環(huán)境，能使所有的工作人員在統(tǒng)一的虛擬辦公環(huán)境中進行工作，擺脫時間和地域的限制，真正實現(xiàn)所有人員的協(xié)同辦公，進一步提升學院內(nèi)部高效的無紙化辦公。本文主要通過分析高職院校辦公自動化建設中的現(xiàn)狀和問題，提出一些合理化的改進措施，以期給后來高職院校辦公自動化建設者提供一些參考。

1 高職院校辦公自動化應用現(xiàn)狀

高職院校辦公自動化建設已經(jīng)很多年，但是與企業(yè)相比還是比較落后和遲緩的，在應用中存在很多問題。例如辦公自動化系統(tǒng)功能很多，但是真正讓教師參與的功能少而且很復雜，辦公系統(tǒng)的資源共享性不高等，都是目前高職院校辦公自動化的現(xiàn)狀，具體情況如下：

1.1辦公自動化效益不明顯

目前高職院校的辦公自動化系統(tǒng)都還停留在信息管理層面，不能夠?qū)︻I導決策提供輔助幫助功能，因此工作效率沒有明顯提高。系統(tǒng)的設計很難使教師參與到學校的管理當中，而且部門與部門之間的共享資源缺乏協(xié)作性管理，這樣只能使學院的信息管理效率低下，整體配合工作效率降低。大多數(shù)高職院校辦公模式還停留在紙質(zhì)文件的傳遞基礎上，從而也降低了工作效率。

1.2 辦公自動化的使用率不高

辦公自動化只有行政和教輔坐班教師使用，上課的教師很少使用，因為專任教師到學校上完課后，就離開學?；丶遥k公系統(tǒng)到家里不能使用，導致使用率大大下降。另外學院的多數(shù)領導年齡偏大還是習慣以前的辦公模式，比較喜歡紙質(zhì)文件，特別是遇到一些重要的申請、項目、批文，領導還是認為紙質(zhì)簽名更有效力和實質(zhì)性；這樣領導越重視紙質(zhì)文件就導致多數(shù)教職工認為辦公系統(tǒng)是可有可無的，那么使用這個系統(tǒng)用戶就更少。

1.3 辦公自動化的使用不方便

一個系統(tǒng)的好或者不好在很大程度上與該系統(tǒng)的操作是否方便有很大關系，如果一個系統(tǒng)操作很不方便，肯定會遭到大家的唾棄。目前為止，很多高職院校辦公自動化系統(tǒng)只能在校內(nèi)進行訪問，在校外不能進行訪問，在這方面就大大降低他的方便性。系統(tǒng)首頁多數(shù)功能菜單其實與教職工經(jīng)常使用的功能無關，教師經(jīng)常使用的菜單需要不斷地尋找才能發(fā)現(xiàn)，這樣會給教師一種使用辦公系統(tǒng)很不方便，大大降低教師的體驗。如果辦公系統(tǒng)能和其他系統(tǒng)聯(lián)合開發(fā)手機客戶端或者開發(fā)校外登錄接口，我相信教職工更愿意去應用系統(tǒng)，系統(tǒng)的使用會更加便捷，即便領導不在學校，通過辦公自動化系統(tǒng)，就可以查看需要處理的文件，辦事效率大大提高。

1.4辦公自動化兼容性不高

如果從一個教師角度來評價辦公系統(tǒng)好壞，我認為可以從系統(tǒng)的兼容性來進行評價。目前大多數(shù)高職院校的辦公系統(tǒng)只能使用IE瀏覽器進行訪問，還必須下載一些插件，兼容性就比較差，這給用戶帶來很大的麻煩。如果用戶沒有安裝IE瀏覽器，那么要想登錄辦公系統(tǒng)還必須要安裝IE瀏覽器，完全改變用戶的使用習慣；但是如果是一個兼容性比較好的系統(tǒng)，是不需要改變用戶的使用習慣的，使用什么樣的瀏覽器都能進行訪問，這樣就會大大提高教師的使用體驗。

2 高職院校辦公自動化應用現(xiàn)狀分析

造成目前高職院校辦公自動化應用效果不佳的原因分析如下：

2.1制度建設方面

目前大多數(shù)高職院校沒有進行制定整體的信息化發(fā)展規(guī)劃，沒有指明信息化發(fā)展的目標，更沒有制定相關的規(guī)章制度來保障辦公自動化的建設和應用，如果學院沒有科學合理的規(guī)章制度，就不能保證辦公自動化得到高效率的應用，這就導致辦公自動化可有可無的局面。另一方面，受到以前辦公習慣和舊的管理體制的影響，很多教師對辦公系統(tǒng)的使用還只是停留在簡單的收文發(fā)文、表格處理、信息交流等基本的上傳下達層面，雖然學院已經(jīng)有辦公自動化系統(tǒng)，但是很多具體的辦公流程，辦公自動化系統(tǒng)不能完成還是必須采取半手工半自動的模式。另外，多數(shù)學院沒有成立信息化領導小組，在建設過程中各個部門沒有很好地進行協(xié)同合作，各個部門分工職責不明確，導致經(jīng)常出現(xiàn)各個部門之間相互推諉現(xiàn)象，嚴重阻礙學院的信息化建設和發(fā)展。要改變這種局面，我們就必須從制度建設上進行改革創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變工作人員工作作風，建立完善的規(guī)章制度，促進部門之間全力合作，只有這樣高職院校的辦公自動化建設才會是先進的和高效的。

2.2經(jīng)費投入方面

高職院校的信息化建設的最大問題之一，就是資金的投入。很多領導認為信息化建設投入與產(chǎn)出嚴重失衡，信息化建設的投入與目前的使用情況嚴重不協(xié)調(diào)。因此，學院給信息化建設的資金就比較少，因而使信息化建設因資金緊張而停滯不前。辦公自動化的建設，是需要軟件和硬件兩方面的投入。在硬件方面，辦公自動化的建設需要所有的網(wǎng)絡能夠快速訪問、能夠快速傳輸大量文件，但是以前的硬件設備不能滿足大量電子文件的傳輸速度和信息量大的要求，因此必須要更換硬件設備。在軟件方面，辦公自動化的軟件需要升級，以前辦公系統(tǒng)功能單一、操作復雜、兼容性差給用戶的使用帶來很多不便，另外手機端移動辦公的應用也需要進行投入資金。如果學院不能給信息化建設投入更多的資金，那學院的信息化只能處在停滯不前的局面。

2.3用戶使用方面

領導對信息化的重視程度在很大程度上決定了學院的信息化建設水平，學院領導和各個部門的領導如果能起到帶頭主動使用辦公自動化系統(tǒng)，組織下屬教職工使用辦公自動化系統(tǒng)，那么教職工也會更愿意去使用辦公自動化系統(tǒng)；但是，目前多數(shù)領導都還是默認審批走傳統(tǒng)的紙質(zhì)流程，也就導致即便目前辦公自動化系統(tǒng)早已實現(xiàn)這項功能，但大多數(shù)教職工還是“樂意”拿著紙質(zhì)文件去審批。學院多數(shù)教授和領導，他們的年齡都是比較大，大部分文化層次也比較高；但是就因為年齡大已經(jīng)習慣傳統(tǒng)的辦公模式，不習慣使用計算機來進行辦公，更不習慣接受新生事物。比如，平時的一般審批程序，辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)設置好了，但是領導和年齡大教授礙于習慣，他們還是很少使用。

3 高職院校辦公自動化改進措施

3.1建立完善的規(guī)章制度

信息化的建設需要一個建設標準，需要一個規(guī)范來指導，而不是隨意的雜亂無章的開展信息化建設，因此建立一個完善的規(guī)章制度是必須的也是必要的。只有建立完善的規(guī)章制度和完善的管理機制才能達到信息化建設的預期目標，比如，嚴格規(guī)定公文的審批必須使用辦公系統(tǒng)來進行處理不允許使用紙質(zhì)文件，嚴格規(guī)定教職工的用戶權(quán)限、責任和義務，對于不能及時處理的公文等使工作延誤要給予一定的處罰，要建立一個學院信息化領導小組，具體負責各個部門之間的協(xié)調(diào)溝通、學院信息化發(fā)展的統(tǒng)一規(guī)劃和建設標準的制定等。

3.2加強辦公系統(tǒng)知識培訓

首先要給學院領導和教職工講解清楚辦公自動化的優(yōu)越性和先進性，提高教師和各級領導的辦公自動化意識，從而使領導和教職工認識到辦公自動化對學院信息化發(fā)展的重要性。然后，針對不同使用人員進行不同層次的培訓，使院領導能達到會使用辦公系統(tǒng)審批、查閱文件的技術水平，使一般教職工達到熟練使用辦公系統(tǒng)的程度，使技術人員達到能及時處理和解決辦公系統(tǒng)出現(xiàn)的各種問題；并且應將教職工的信息化水平作為教師職稱評審考核內(nèi)容之一。

3.3加強系統(tǒng)的安全性和兼容性建設

高職院校辦公自動化建設給學院帶來方便的同時，由于其升級換代和開放性帶來系統(tǒng)的兼容性和安全性等問題。一旦安全問題出現(xiàn)問題，就可能給學院的發(fā)展規(guī)劃、教師和學生信息、財務數(shù)據(jù)等信息泄露造成嚴重后果，影響學院的正常教學和科研活動。因此，強化辦公系統(tǒng)安全性和兼容性建設，防止信息被泄露、修改和非法竊取，已經(jīng)成為今后辦公自動化建設急需解決的問題。在選擇辦公自動化系統(tǒng)時，應選用市場上成熟的社會化程度高的軟件平臺，要遵循兼容性原則，系統(tǒng)建設有足夠的兼容性，可實現(xiàn)后期同構(gòu)產(chǎn)品并平滑過渡，保護既有的投資的同時，注重系統(tǒng)的擴展性，保證系統(tǒng)平滑升級；同時要遵循安全可靠原則，在系統(tǒng)設計中，充分考慮系統(tǒng)的安全性和可靠性，采用多種安全防范技術和措施，保障系統(tǒng)的信息安全，保障系統(tǒng)長期穩(wěn)定可靠運行。

參考文獻：

[1]孫浩.辦公自動化中的計算機技術應用[J].電子技術與軟件工程，2017（2）：149.

[2]徐潔.論高校檔案信息化建設存在問題及改進思路[J].辦公室業(yè)務，2012（15）：39-40.

[3]梁廣洪.高職院校建設辦公自動化系統(tǒng)勢在必行[J].考試周刊，2010（15）.

【通聯(lián)編輯：王力】