基于PDCA的研究生管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究

林振調(diào) 陳秀

摘要：該文介紹了PDCA循環(huán)的基本概念，簡述了將PDCA引入研究生管理過程的可行性，提出基于PDCA的研究生質(zhì)量管理體系（QMS）模型和研究生管理信息系統(tǒng)（PMIS）功能模塊設(shè)計(jì)，并對(duì)研究工作做出展望。

關(guān)鍵詞：PDCA；QMS；PMIS；研究生

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2018）24-0066-02

1 PDCA循環(huán)

1930年美國“統(tǒng)計(jì)質(zhì)量控制之父”沃特·阿曼德·休哈特（Walter A.Shewhart）提出計(jì)劃—執(zhí)行—檢查—行動(dòng)（PDCA）的觀點(diǎn)，后來該觀點(diǎn)被美國質(zhì)量管理專家戴明博士和其他人深度挖掘并廣泛應(yīng)用，因此，PDCA循環(huán)又叫“戴明環(huán)”。它是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的模型，包括計(jì)劃（plan）、執(zhí)行（do）、檢查（check）、處理（action）四個(gè)循環(huán)階段，一次循環(huán)結(jié)束，解決一些問題，未解決的問題留給下一循環(huán)，以達(dá)到持續(xù)改進(jìn)過程績效的目的。

2 PDCA循環(huán)引入PMIS的可行性

IS09001：2000標(biāo)準(zhǔn)0.2條款的"注"指出，PDCA可適用于所有過程，過程管理的各項(xiàng)工作都必須按照PDCA的基本工作程序進(jìn)行。PMIS記錄研究生招生、培養(yǎng)、學(xué)位和就業(yè)的全過程，研究生管理整個(gè)過程可以看成是一個(gè)連續(xù)、不可分割的管理過程，形成一個(gè)PDCA大循環(huán)。該循環(huán)主要包括招生管理、培養(yǎng)管理、學(xué)位管理和就業(yè)管理四個(gè)PDCA子循環(huán)，每個(gè)子循環(huán)又有各自的小循環(huán)，小循環(huán)里面又包含微循環(huán)。每個(gè)P-D-C-A循環(huán)各階段內(nèi)部又包含自身的PDCA次循環(huán)，呈現(xiàn)大環(huán)套小環(huán)，小環(huán)保大環(huán)，相互關(guān)聯(lián)，相互促進(jìn)，階梯式上升的特點(diǎn)，構(gòu)成一個(gè)“動(dòng)態(tài)良性大循環(huán)”。因此，在PMIS設(shè)計(jì)中引入PDCA循環(huán)可行且能有效促進(jìn)管理質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)和提升（如圖1所示）。

3 基于PDCA的研究生QMS模型

基于PDCA的研究生QMS模型（圖2），包括準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段、檢查階段和處置階段，這四個(gè)階段分別負(fù)責(zé)計(jì)劃制定、任務(wù)執(zhí)行、質(zhì)量檢查和結(jié)果處理的任務(wù)，既相互獨(dú)立又相互作用，每個(gè)階段都從現(xiàn)有基礎(chǔ)開始，以滾雪球的方式不斷循環(huán)，每一次循環(huán)的終點(diǎn)即為新循環(huán)的起點(diǎn)，通過循環(huán)既實(shí)現(xiàn)自身的不斷完善，又促進(jìn)整體的持續(xù)改進(jìn)，形成不可分割的有機(jī)循環(huán)體系。通過這些階段的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)提高研究生教育管理質(zhì)量的目的。

準(zhǔn)備階段：該階段負(fù)責(zé)面向過程的計(jì)劃制訂任務(wù)，主要包括確定質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量目標(biāo)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，如招生簡章制定，培養(yǎng)方案制訂，中期考核標(biāo)準(zhǔn)，論文抽檢標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)位授予管理細(xì)則制定等，該階段制訂的計(jì)劃是實(shí)施階段的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

實(shí)施階段：嚴(yán)格按照準(zhǔn)備階段的計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行相關(guān)具體任務(wù)，如研究生報(bào)名、招生命題、初試、復(fù)試，課程學(xué)習(xí)、專業(yè)實(shí)踐、論文選題、論文開題、論文答辯、就業(yè)推薦等任務(wù)，這些任務(wù)的實(shí)施是需要人力、物力、財(cái)力和場地等資源的投入。

檢查階段：根據(jù)準(zhǔn)備階段制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)實(shí)施階段過程進(jìn)行監(jiān)視和審查，并報(bào)告結(jié)果。如依據(jù)論文開題、中期檢查、論文評(píng)審等相關(guān)要求，對(duì)論文開題、中期和評(píng)審等環(huán)節(jié)實(shí)施審查，并報(bào)告檢查結(jié)果。該階段是質(zhì)量把關(guān)階段，同時(shí)也是質(zhì)量保障階段。

處置階段：對(duì)檢查結(jié)果做出處置。根據(jù)質(zhì)量檢查結(jié)果，采取相應(yīng)的措施，并把結(jié)果反饋給研究生、導(dǎo)師和校院級(jí)用戶。如對(duì)于檢查結(jié)果合格或通過的，允許進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；對(duì)于檢查結(jié)果不合格或不通過的，則返回上一環(huán)節(jié)重新循環(huán)或直接延期、淘汰等。

通過實(shí)施PDCA循環(huán)，可以把好的措施和經(jīng)驗(yàn)納入標(biāo)準(zhǔn)，把問題留給下一循環(huán)去解決，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)任務(wù)不斷標(biāo)準(zhǔn)化的目的。

4 基于PDCA的PMIS功能模塊設(shè)計(jì)

4.1 計(jì)劃管理模塊（P）

該模塊一般要求具備信息發(fā)布、用戶權(quán)限設(shè)置和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置等功能。

1）信息發(fā)布功能

主要用于發(fā)布研究生管理各項(xiàng)任務(wù)信息，如招生簡章、培養(yǎng)方案、就業(yè)指南、工作通知等，發(fā)布的信息要包含相關(guān)工作介紹、操作流程、規(guī)范要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。

2）用戶權(quán)限設(shè)置功能

對(duì)系統(tǒng)中用戶權(quán)限進(jìn)行分層級(jí)管理，一般情況下分系統(tǒng)管理員、校級(jí)用戶、院級(jí)用戶、研究生導(dǎo)師和研究生五個(gè)層級(jí)，不同用戶操作權(quán)限不同。

3）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置功能

質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是檢查階段用來評(píng)判任務(wù)執(zhí)行階段是否達(dá)標(biāo)的量化依據(jù)，如擬錄取標(biāo)準(zhǔn)、中期考核標(biāo)準(zhǔn)、論文評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)和學(xué)位授予標(biāo)準(zhǔn)等，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置只有相應(yīng)模塊的校級(jí)管理員才具備。

4.2 任務(wù)執(zhí)行模塊（D）

該模塊要具備信息錄入、查詢和統(tǒng)計(jì)功能。校級(jí)用戶可以錄入、查詢和統(tǒng)計(jì)全校信息，院級(jí)用戶只能錄入、查詢和統(tǒng)計(jì)本學(xué)院信息，導(dǎo)師用戶只能錄入、查詢和統(tǒng)計(jì)所帶研究生信息，研究生只能錄入、查詢和統(tǒng)計(jì)本人信息。

4.3 質(zhì)量檢查模塊（C）

該模塊主要具備信息審核功能、智能判斷功能等。依據(jù)計(jì)劃制訂階段設(shè)置的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行審核和判斷。信息審核權(quán)限從高到低依次為校級(jí)用戶、院級(jí)用戶、研究生導(dǎo)師和研究生；智能判斷指依據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)判斷任務(wù)執(zhí)行情況并報(bào)告結(jié)果。

4.4 結(jié)果處置模塊（A）

該階段主要根據(jù)質(zhì)量檢查結(jié)果，采取相應(yīng)的措施并把結(jié)果反饋給研究生、導(dǎo)師和校院級(jí)用戶，這種信息反饋采用點(diǎn)對(duì)點(diǎn)或點(diǎn)對(duì)面的形式，主要方式有信息發(fā)布、短信提醒和郵件提醒等。

4.5 系統(tǒng)輔助和管理模塊

該階段屬于后臺(tái)管理和維護(hù)模塊，主要具備報(bào)表設(shè)置、菜單設(shè)置、數(shù)據(jù)庫維護(hù)、日志管理和系統(tǒng)升級(jí)等功能。

根據(jù)以上系統(tǒng)功能需求分析，基于PDCA的研究生管理信息系統(tǒng)的部分功能結(jié)構(gòu)圖如下（圖3）。

5 結(jié)束語

把PDCA循環(huán)引入PMIS設(shè)計(jì)的根本目的是為有效改善研究生管理的質(zhì)量，借助QMS模型，不斷發(fā)現(xiàn)存在的問題并及時(shí)改正，不斷完善現(xiàn)有研究生管理制度，提高信息化管理的質(zhì)量和效率。由于本人研究能力有限，考慮問題角度還不是很全面，僅提出了基于PDCA的PMIS功能模塊設(shè)計(jì)的初步設(shè)想，其他設(shè)計(jì)開發(fā)研究工作有待進(jìn)一步開展。

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