定制協(xié)同辦公軟件系統(tǒng)

王舒 李佳駿

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，各行業(yè)都很依賴辦公化軟件，辦公化軟件能否滿足企事業(yè)人員合理、有效地使用，決定著工作的效率。定制協(xié)同辦公軟件系統(tǒng)，是集各行業(yè)的辦公需求開發(fā)于一體的辦公軟件，團(tuán)隊(duì)協(xié)同管理的軟件，并能根據(jù)用戶其自身的需要進(jìn)行量身定制的辦公軟件。能有效減少一些OA系統(tǒng)中的冗余功能，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)幫助更多的團(tuán)隊(duì)和企業(yè)以簡單、快捷、高效的方式更迅速地開展協(xié)同工作。

關(guān)鍵詞：辦公軟件系統(tǒng)；協(xié)同；制定

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2018）24-0040-02

1 背景

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同辦公已經(jīng)成為辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)發(fā)展的主要特征。但辦公自動(dòng)化在我國企業(yè)工作中的應(yīng)用并不多見，通常只有大型企業(yè)才可能會(huì)選擇辦公自動(dòng)化產(chǎn)品，導(dǎo)致這一現(xiàn)象的原因，在此從使用現(xiàn)狀分析總結(jié)為以下兩方面：

1.1辦公軟件系統(tǒng)功能利用率低，存在資源浪費(fèi)情況

縱觀市面OA的使用歷程，現(xiàn)階段使用的OA系統(tǒng)，依舊是基于傳統(tǒng)OA系統(tǒng)，存在著工作合作不合理性，OA系統(tǒng)中有大量的功能并未使用到，管理流程的混亂等都降低了工作效率。辦公軟件系統(tǒng)給企業(yè)成員帶來的并不是享受高效、便捷的辦公體驗(yàn)，恰恰相反，市面上功能繁雜、界面不友好的辦公軟件系統(tǒng)讓那些原本熟悉業(yè)務(wù)流程規(guī)范的企業(yè)成員無法迅速上手全新的操作方式，導(dǎo)致工作的效率達(dá)不到使用預(yù)期，優(yōu)秀的辦公體驗(yàn)成為空談。而從團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)性，在現(xiàn)有的OA系統(tǒng)中體現(xiàn)的又微乎其微，無法用系統(tǒng)完成業(yè)務(wù)流程，還需要手工或者其他形式對團(tuán)隊(duì)進(jìn)行管理，資源的浪費(fèi)。

1.2網(wǎng)絡(luò)安全性問題

基于網(wǎng)絡(luò)辦公中，能否保證軟件系統(tǒng)的安全性一直是研究的重要部分。例如，項(xiàng)目的建立，項(xiàng)目的審批，項(xiàng)目的驗(yàn)收，金額的往來等，在網(wǎng)絡(luò)中都存著安全性問題。對于企事業(yè)一些重要的數(shù)據(jù)、記錄如何做到保護(hù)，不被攻擊或者篡改數(shù)據(jù)等，都涉及網(wǎng)絡(luò)安全性問題。

存在著以上內(nèi)容的缺陷，本系統(tǒng)提出了在各行業(yè)，可根據(jù)用戶需要自定義，滿足其辦公使用的協(xié)同辦公系統(tǒng)，更有效、方便的管理項(xiàng)目。

2 定制協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目介紹

定制協(xié)同辦公系統(tǒng)是自定義OA軟件， OA軟件是基于智能平臺(tái)的研發(fā)，系統(tǒng)部署了自定義配置腳本，用戶可以根據(jù)自己的實(shí)際需求，任意添加表單和自定義業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了所想即所得的模式。不僅有利于企業(yè)管理軟件生命周期的管理，提高軟件的使用壽命，而且真正實(shí)現(xiàn)了軟件隨著企業(yè)需求的變動(dòng)而升級(jí)，引導(dǎo)企業(yè)管理水平的提高。

3 系統(tǒng)總體目標(biāo)

項(xiàng)目功能：

團(tuán)隊(duì)/企業(yè)的創(chuàng)建，創(chuàng)建組織架構(gòu)，為各部門添加對應(yīng)的成員；

企業(yè)的信息管理：企業(yè)權(quán)限設(shè)置、企業(yè)名、域名、轉(zhuǎn)讓/刪除企業(yè)，修改企業(yè)標(biāo)志，企業(yè)賬單管理；

企業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：項(xiàng)目總數(shù)、成員總數(shù)、企業(yè)活躍度、成員排名；

賬號(hào)管理：個(gè)人信息管理，賬號(hào)登錄方式管理，賬號(hào)應(yīng)用管理，賬號(hào)賬單管理；

創(chuàng)建項(xiàng)目、創(chuàng)建項(xiàng)目流程、創(chuàng)建成員任務(wù)、項(xiàng)目管理；

創(chuàng)建日程工作安排、設(shè)置成員日程提醒任務(wù)；

事務(wù)審批、文件共享、文檔分享交流互動(dòng)；

4需求分析

4.1功能需求

1）可按企業(yè)或者團(tuán)隊(duì)規(guī)模需求定制系統(tǒng)負(fù)載能力；

2）可進(jìn)行任務(wù)的創(chuàng)建與管理，并將任務(wù)分配到適合的任務(wù)分組；

3）針對每個(gè)任務(wù)，可以分解子任務(wù)、上傳附件、設(shè)定起止日期；

4）在任何終端都可以使用熊貓辦公軟件系統(tǒng)；

5）針對多種文件的云端存儲(chǔ)，并可以關(guān)聯(lián)到某個(gè)任務(wù)或某個(gè)項(xiàng)目；

6）管理人員可以制定人員安排會(huì)議，并且會(huì)議通知會(huì)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)與會(huì)人員的通知提醒中；

4.2性能需求

支持的終端數(shù)、并行用戶操作數(shù)：按企業(yè)/團(tuán)隊(duì)規(guī)模規(guī)定調(diào)節(jié)；

系統(tǒng)可用率：大于99%；

系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間特征：API平均響應(yīng)時(shí)間：小于90ms；

平均首屏?xí)r間（首次加載系統(tǒng)時(shí)間）：小于3000ms；

4.3外部接口需求

API：

支持格式：json；

請求方式：http get/post；

編碼類型：UTF-8；

加密措施：請求：需RSA公鑰加密；響應(yīng)：無加密；

通信接口

本軟件使用HTTP（超文本傳輸協(xié)議）和HTTPS（HTTP+SSL）兩種協(xié)議；針對獲取數(shù)據(jù)速度需求高，而安全性要求不高的模塊使用HTTP協(xié)議請求；針對數(shù)據(jù)傳輸安全性要求高的模塊，如項(xiàng)目管理，群聊模塊等，采用HTTPS協(xié)議請求。

5數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)由user_information（用戶信息表）、member_info（用戶詳細(xì)信息表）、member_abnormal_record（用戶異常記錄表）、member_login_log（用戶登錄日志表）、member_login_cache（用戶登錄緩存表）、member_captch（用戶驗(yàn)證表）、file_center（用戶文件中心表）、company_dic（用戶企業(yè)表）、project（用戶項(xiàng)目表）、schedule（用戶日程表）等18個(gè)數(shù)據(jù)表組成。

6 簡單的界面顯示

用戶可根據(jù)其需要，量身為其打造項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理系統(tǒng)。

7 結(jié)束語

本系統(tǒng)研究內(nèi)容是設(shè)計(jì)、研發(fā)團(tuán)隊(duì)/企業(yè)協(xié)同辦公軟件系統(tǒng)，該軟件系統(tǒng)可以按照團(tuán)隊(duì)或企業(yè)工作需求，為團(tuán)隊(duì)工作拼接所需的功能模塊，從而避免了多余功能干擾使用者工作過程以及軟件系統(tǒng)操作的學(xué)習(xí)成本。實(shí)現(xiàn)基于項(xiàng)目的工作任務(wù)分解與部署安排實(shí)現(xiàn)；針對不同的團(tuán)隊(duì)或企業(yè)工作需求，模塊化增刪辦公軟件系統(tǒng)功能；工作層級(jí)關(guān)系及權(quán)限的配置管理；成員間的即時(shí)溝通、項(xiàng)目的快速審批、個(gè)人的工作提醒；及時(shí)將員工的績效量化呈現(xiàn)給企業(yè)管理人員等功能。并且，做到全平臺(tái)無縫銜接以及友好的界面設(shè)計(jì)換取最大化的成員工作效率。但還存在著某些需求分析的不夠透徹，導(dǎo)致在考慮用戶需求方面做得不夠詳細(xì)和完善，需要后續(xù)的調(diào)整、梳理。此系統(tǒng)的完成，已達(dá)到讓師生在知識(shí)點(diǎn)、技術(shù)上的提升，和團(tuán)隊(duì)協(xié)作、團(tuán)隊(duì)管理也有所經(jīng)驗(yàn)上的積累。

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【通聯(lián)編輯：光文玲】