高校OA系統(tǒng)與文書檔案管理的無縫對接

文/寧夏工商職業(yè)技術學院 汪紅燕

網絡時代的到來為OA系統(tǒng)的更新帶來了新的機遇，推動了高校檔案整理的改革進程，高校檔案整理在整個系統(tǒng)運作過程中是極為重要的，能實現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的完美對接，減少管理中間程序，同時也提高工作時效。

一、大學檔案管理與檔案處理現(xiàn)有狀態(tài)分析

現(xiàn)在大多數(shù)高校已經建立了辦公自動化管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了辦公和檔案信息、網絡管理的自動化，同時也建立了大量的高校檔案管理信息系統(tǒng)。管理內容中的兩個系統(tǒng)都是文件、文檔、辦公自動化系統(tǒng)，主要涉及文件管理和操作的過程，文件管理系統(tǒng)是記錄文檔信息管理的結果和綜合服務的使用，兩者都是緊密結合的。目前在大學中，OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的關系存在以下兩種不同的形式：

一是兩種系統(tǒng)還沒有成立一個統(tǒng)一的接入口和管理要求，呈現(xiàn)出獨立、分散的狀態(tài)。OA系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)需要通過出口、進口進一步處理后再重新輸入到大學的文檔整理系統(tǒng)當中去，關鍵它還不是個別現(xiàn)象，這種工作狀態(tài)不僅僅會造成人力和各種消息、材料來源的浪費，而且還大大增加了管理過程中的工作任務，降低了工作效率。

二是在OA系統(tǒng)中，這種文件管理現(xiàn)狀對于主觀工作來說，它有著很大的漏洞和桎梏。還不能達到文檔和其他文件的統(tǒng)一管理和利用。

二、檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的聯(lián)系

高?，F(xiàn)有的文檔整理有兩種設計方法：一種是將文檔整理功能鑲入到OA系統(tǒng)中，在OA系統(tǒng)中進行歸檔文件和信息資源等工作流程。二是建立兩個完整的系統(tǒng)，并且實現(xiàn)兩個系統(tǒng)之間的內在聯(lián)系，從而實現(xiàn)文案信息和辦公自動化的一體管理。

目前情況下，辦公自動化直接集成文檔管理的情況相對較少，無法真正實現(xiàn)OA系統(tǒng)鑲嵌式管理方法的原因總結為：系統(tǒng)中嵌入的文件管理功能缺乏實際效用，不能靈活動態(tài)地與校園檔案信息資料的發(fā)展更新對接；與此同時，自動化的檔案管理只能滿足文件的一般要求，不能對一些特殊的文件進行管理。OA軟件在大學開發(fā)的過程中，將重點放在流程進行部分，忽略了文件管理的內容，因此OA系統(tǒng)在功能上是缺乏的，在OA系統(tǒng)文件管理模塊中明顯存在數(shù)據(jù)失真和不安全等因素。

因此，大多數(shù)高校仍然選擇沿用文件管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的單獨處理文件的模式。

三、實現(xiàn)OA系統(tǒng)與文件管理系統(tǒng)之間的有效對接

（一）通過接口收集和歸檔數(shù)字信息。文件資料到文檔資源的運轉過程，從文件使用周期上看是一個動態(tài)的過程，電子文件的質量直接決定了文件資源的質量，客觀來說，這種情況是需要兩個相互關聯(lián)卻獨立的系統(tǒng)來操作完成，通過互相配合的組織系統(tǒng)和操作流程達到兩個系統(tǒng)完美對接。因此，迫切需要開發(fā)一個能夠方便、準確地將數(shù)據(jù)從OA系統(tǒng)傳輸?shù)轿募到y(tǒng)的接口，從而實現(xiàn)OA系統(tǒng)與文件管理系統(tǒng)之間的有效連接。該接口能將文件數(shù)據(jù)傳輸?shù)絆A系統(tǒng)中。

（二）掌握歸還檔案的時間。在正常情況下，為了OA系統(tǒng)效率的提高，將電子文件存儲到辦公自動化系統(tǒng)中是實用的，但是需要保證電子文件不失真、內容完整和不失效，減少電子文件在系統(tǒng)還處于登錄狀態(tài)時存在的風險，應該將文件歸檔的時間進行具體合理的安排。在辦公自動化系統(tǒng)中，所有的文件都只是在邏輯上被存檔，單純地將電子文件存入檔案，但是它們仍然在原始服務器上存在。如果不能安排理想的檔案回歸時間，將會給管理工作帶來很大的麻煩。如果辦公自動化系統(tǒng)和文件系統(tǒng)的服務器不在同一個網段的話，在進行檔案歸入的過程中很容易導致系統(tǒng)崩潰，嚴重的話會嚴重影響辦公自動化系統(tǒng)服務器的運行速度，遇到這種事情時，解決方法只能是請辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)公司的技術人員定期對系統(tǒng)進行申請集中檔案歸入。所以要說制定好檔案歸入的時間，將電子文件有效完整地轉成檔案資源，只有這樣才能確保文檔信息的真實有效和文件的保密。

（三）跟蹤文件歸檔。文檔管理工作人員必須做好電子文檔的研究、公布、備案和焚毀工作，監(jiān)控和跟蹤電子文件的流動。做好檔案整個生產過程的文件信息監(jiān)督，以保障電子公文安全、規(guī)范歸檔，保證電子文件在辦公系統(tǒng)的順利轉移，實現(xiàn)學校辦公自動化和文件管理的集成。

四、結束語

現(xiàn)在，OA系統(tǒng)正處于過渡階段，即將完全用系統(tǒng)的電子形式來取代紙質文件的流通模式?，F(xiàn)階段，在學校的主流管理模式下，通常是將OA系統(tǒng)和文件系統(tǒng)結合起來，在兩者之間建立有效聯(lián)系，最終實現(xiàn)高校管理的整合。