淺談醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策

文/煙臺市海陽榮軍醫(yī)院 高志爽

檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分。一方面，隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展，醫(yī)院檔案在醫(yī)院總體規(guī)劃、發(fā)展以及醫(yī)患糾紛解決方面的作用日益凸顯。另一方面，醫(yī)院檔案管理水平落后于整體醫(yī)療水平，整個社會檔案管理水平也滯后于社會整體發(fā)展。當前，醫(yī)療體制改革日益深化，醫(yī)院管理要求更加細致化，醫(yī)院檔案工作該如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務，是當前亟待解決的問題。

一、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）重視程度不夠。“書到用時方恨少”，檔案也是一樣，用到它的時候才能體現(xiàn)其價值。許多單位領導在借鑒以往經(jīng)驗或者查閱某項資料的時候都要得很急，這對于檔案工作者來說真是“時間緊、任務重”或者說是“養(yǎng)兵千日、用兵一時”。由于檔案管理是一項繁雜而瑣碎的工作，以及受“重經(jīng)營、輕檔案”意識的影響，很多單位，不單是醫(yī)院，都沒有認識到檔案管理、建設的重要性，意識淡薄，使檔案管理工作滯后于醫(yī)院整體發(fā)展，使醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理建設進程緩慢。

（二） 管理制度不健全。檔案管理制度不健全主要表現(xiàn)在文件材料收集不及時、不精確、不完整；文件材料分類歸檔檔號、標題不規(guī)范，組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重；檔案保管不嚴格，很多檔案日漸流失；檔案保護措施不完善，造成很多檔案損毀；檔案借閱制度不完備，使得很多檔案遺失或損壞，失去其巨大的價值。

（三）存儲設備落后。基本不具備專門的檔案室或者庫房，大多和其他科室共用或是將檔案柜放在其他房間，重要檔案資料存放不及時，歸檔不系統(tǒng)、不完整，不利于檔案安全保存；檔案室或者庫房防水、防潮、防蟲咬等各項措施得不到落實，紙質(zhì)檔案文件年度久遠便會保存困難，不易修復，電子檔案又不能及時歸檔整體，這些都是檔案存儲過程存在的一些問題。

（四）信息化程度不高。當今時代已進入信息化社會，但由于人們對檔案認識程度不夠，投入經(jīng)費較少，檔案信息化、數(shù)字化一直滯后于社會發(fā)展，落后于其他產(chǎn)業(yè)，僅是有條件的檔案館實現(xiàn)了數(shù)字化、信息化。醫(yī)院的辦公條件日趨現(xiàn)代化，但對電子檔案管理投入的經(jīng)費卻少之又少，缺乏必需的檢索工具，也就談不上現(xiàn)代化。檔案主要是“管”與“用”的工作，管起來安全、用起來方便才對，在電腦普及的今天，有些單位檔案管理科室甚至沒有配備計算機，或者有了計算機，卻還是輔助對一些重要的電子文檔在傳遞、交辦之后，以紙質(zhì)檔案保存，檔案保管與查找使用很不方便，效率低下。

（五）專業(yè)人員缺乏。醫(yī)院人才招聘權限屬于上級部門，編制所限，大多數(shù)醫(yī)院人員配備不齊，本著“先急后緩”的原則，醫(yī)院首先招聘的是醫(yī)護人員，檔案等后勤管理類專業(yè)人才招聘得不到計劃名額。檔案管理人員多為兼職，受過高等教育尤其是檔案專業(yè)高等教育的幾乎沒有，只通過市檔案局的上崗培訓，對檔案處理并無深入學習，檔案知識不夠?qū)I(yè)、全面，對新規(guī)定新要求了解不夠，不利于檔案管理的專業(yè)化、現(xiàn)代化。

二、改善醫(yī)院檔案管理的對策

（一）加強領導對檔案管理工作的重視。檔案管理人員應當加大檔案管理工作宣傳力度，讓領導更加了解這項工作，充分認識檔案管理的重要性，進而大力支持檔案管理工作，結合醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，對檔案管理工作投入專門經(jīng)費，使醫(yī)院檔案管理日趨現(xiàn)代化，從而加快醫(yī)院整體發(fā)展水平。

（二）建立健全切合實際的檔案管理制度。既然醫(yī)院檔案種類繁多、形式各異，要管理規(guī)范，就必須建立切合單位實際的檔案管理制度，指定專職、專人管理檔案。有條件的醫(yī)院可以將文書檔案、科技檔案和專門檔案分別由不同的人員管理，在平時的檔案整理工作中，應該對專門檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使醫(yī)務科室在工作中形成的具有保存和利用價值的病歷檔案，能夠及時立卷和定期向檔案室提交，以便檔案管理人員歸檔、整理和立卷，便于保管和利用。

（三）健全完善檔案保管、存儲設備。檔案的收集、保管、利用同等重要，加強檔案保管，必須配套相關硬件設備。存放檔案必須有專門的檔案室或者庫房，有專門的裝具，專柜專檔、分類明確，做到科學管理，排列整齊，既方便日常查找，又能保證突發(fā)事件中的及時搶救。庫房要實行規(guī)范化管理，從而防止檔案的人為破壞，最大限度地提高檔案的利用價值，延長檔案的使用期限。

（四）加強檔案管理信息化建設。現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理設備落后，達不到現(xiàn)代化要求，檔案管理人員應大力爭取領導和相關部門支持，加大對檔案的投入，尤其是信息化設備的投入，完善電子檢索軟件和工具，全面提高檔案現(xiàn)代化管理水平，充分利用現(xiàn)代科技，加快檔案信息化、數(shù)字化建設。

（五）提高檔案管理人員的能力和水平。醫(yī)院應充分認識到檔案管理現(xiàn)代化的重要性，大力支持、組織檔案管理人員參加培訓，提高理論素養(yǎng)，充實業(yè)務知識，全面加強檔案管理能力，多方面多途徑獲取檔案新信息，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)、專業(yè)知識水平和工作責任心，從而為檔案現(xiàn)代化管理提供條件。