淺析新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作的新思路

文/聊城市第二人民醫(yī)院 崔剛

現(xiàn)如今國內(nèi)的醫(yī)改政策正在不斷地改善，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革已經(jīng)成為目前國內(nèi)各醫(yī)院的重點(diǎn)任務(wù)，在新時(shí)期背景下進(jìn)行醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革創(chuàng)新對(duì)于醫(yī)院的管理工作來說是個(gè)極大的挑戰(zhàn)。醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院醫(yī)療信息資源管理的重要組成部分，其在醫(yī)院的運(yùn)作過程中發(fā)揮著重要的憑證功能、醫(yī)療信息管理功能、醫(yī)療信息利用功能和醫(yī)療信息儲(chǔ)存功能，是醫(yī)院獲取醫(yī)療信息的主要方法，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展來說極為重要。要想有效提升醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際作用就必須要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入的改革創(chuàng)新，讓醫(yī)院的檔案管理工作能夠符合新時(shí)期背景下醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的發(fā)展需求。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式當(dāng)中有著許多的現(xiàn)存問題，使得醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)缺乏完整性，而隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的持續(xù)深入，醫(yī)院檔案管理工作必然也要針對(duì)現(xiàn)存問題進(jìn)行改革創(chuàng)新。

一、改革創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的重要性

（一）實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共享。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息技術(shù)發(fā)展迅速，各行各業(yè)都在不斷通過信息化技術(shù)來強(qiáng)化自身的信息管理能力、信息獲取能力和信息共享能力。國內(nèi)許多三級(jí)甲等醫(yī)院在建設(shè)大數(shù)據(jù)信息資源共享平臺(tái)，通過信息資源共享平臺(tái)來打造現(xiàn)代化的信息資源管理模式。建設(shè)大數(shù)據(jù)信息資源共享平臺(tái)所使用到的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)以及信息模擬技術(shù)都被廣泛地應(yīng)用在醫(yī)院內(nèi)部的各項(xiàng)管理工作當(dāng)中，其中最為重要的便是醫(yī)院的檔案管理工作。在建設(shè)起大數(shù)據(jù)信息資源共享平臺(tái)之后，醫(yī)院的相關(guān)部門如果想要獲取醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)資料、技術(shù)職稱情況、技術(shù)培訓(xùn)情況以及個(gè)人學(xué)歷資料情況，都可以利用信息資源共享平臺(tái)來獲取到想要的信息，還可以通過信息資源共享平臺(tái)來獲取關(guān)于醫(yī)院的醫(yī)院資源情況、固定資產(chǎn)情況、醫(yī)院人員結(jié)構(gòu)以及藥品購入信息情況等多種多樣的數(shù)據(jù)信息。通過建設(shè)大數(shù)據(jù)信息資源共享平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共享，讓醫(yī)院各個(gè)部門能夠第一時(shí)間獲取資源，使得各部門之間的協(xié)作更為便捷，進(jìn)而提升醫(yī)院工作的效率。

（二）給醫(yī)院管理者在決策時(shí)提供信息。醫(yī)院內(nèi)部的許多檔案資料能夠直接反映出醫(yī)院自建院以來所有的經(jīng)營資料和管理工作的內(nèi)容，而檔案管理工作便是通過妥善的儲(chǔ)存管理方法來保管全院各類員工的檔案資料和各種重要的文件資料，檔案管理工作在醫(yī)院的管理工作當(dāng)中是信息記錄保存最具完整性的工作。通過對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的改革創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和規(guī)范化，進(jìn)而提高檔案管理工作的管理水平以及檔案資料的作用，在醫(yī)院內(nèi)部的一些科室和部門在進(jìn)行決策的時(shí)候能夠直接通過檔案資料來幫助判斷，推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

二、目前國內(nèi)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)存問題

（一）電子檔案的儲(chǔ)存和使用存在問題。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，電子形式的文件信息和資料有著更快的傳遞速度，而且調(diào)取十分便利，能夠直接通過網(wǎng)絡(luò)傳輸或共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息共享，在國內(nèi)大多數(shù)行業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中得到了廣泛應(yīng)用。但是目前的電子檔案缺乏統(tǒng)一的歸檔規(guī)范，有許多音頻、視頻以及文字形式的電子文件檔案的格式和標(biāo)題都沒有滿足要求。除此之外，電子文件的檔案沒有認(rèn)證標(biāo)志，以至于電子文件的檔案能夠在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上隨意進(jìn)行修改，在審批表中的領(lǐng)導(dǎo)簽名套印可能會(huì)存在隨意性，使得醫(yī)院檔案管理工作的真實(shí)性和準(zhǔn)確性大打折扣。而且電子的檔案有著不同種類的載體，這便導(dǎo)致有些檔案資料對(duì)于保存環(huán)境有著一定的要求，例如較為傳統(tǒng)的錄像帶和光盤等，很容易會(huì)出現(xiàn)文件損壞的情況。

（二）醫(yī)院缺乏健全的檔案管理工作制度。在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，國內(nèi)有許多基層醫(yī)院沒有建立起健全的檔案管理制度，還有部分醫(yī)院雖然已經(jīng)制定并執(zhí)行了檔案管理制度，但是卻沒有配套的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際的檔案管理模式，這便使得檔案資料在歸檔立卷的過程中沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以至于這些醫(yī)院的檔案管理工作具有隨意性。除此之外，國內(nèi)有許多醫(yī)院沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，以至于不同的科室在檔案管理工作中存在著十分模糊的職責(zé)范圍，使得醫(yī)院不同科室的檔案管理工作十分繁雜，并且還有一部分醫(yī)院沒有在科室檔案管理工作中建立起有效的目標(biāo)考核機(jī)制，這便導(dǎo)致許多檔案管理人員在檔案管理工作中缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的清楚認(rèn)知，做事缺少章法，最終導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作效率無法提高。

（三）醫(yī)院缺乏完善的檔案工作人員的培訓(xùn)機(jī)制。國內(nèi)有部分醫(yī)院由于醫(yī)院的管理者或是醫(yī)院的高層對(duì)與檔案管理工作的重視程度不高，沒有將檔案管理工作視為醫(yī)院管理工作中的重點(diǎn)，以至于在醫(yī)院的人力資源管理工作當(dāng)中，沒有對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行大力培訓(xùn)，缺乏人員培訓(xùn)資金的投入，導(dǎo)致檔案管理工作人員的管理理念和綜合水平不高。在醫(yī)院培訓(xùn)檔案管理工作人員的過程當(dāng)中，若醫(yī)院的管理者或是醫(yī)院的高層沒有對(duì)檔案管理工作引起重視，那么對(duì)于新入職的檔案管理工作人員的培訓(xùn)也不可能重視完善，再加上較為年輕的檔案管理工作人員在接受力度并不強(qiáng)的培訓(xùn)之后很容易對(duì)檔案管理工作的重要性產(chǎn)生錯(cuò)誤的認(rèn)知，以至于在實(shí)際的檔案管理工作中工作態(tài)度不夠積極，那么培訓(xùn)便毫無實(shí)際效果，只是在無端地浪費(fèi)資金和人力資源的投入。只有醫(yī)院的高層和醫(yī)院的管理者都對(duì)檔案管理工作引起重視，對(duì)新入職的檔案管理工作人員進(jìn)行大力培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在進(jìn)入崗位之后對(duì)待檔案管理工作有著積極的工作態(tài)度，對(duì)自己在工作中的表現(xiàn)進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，總結(jié)自身所需要改進(jìn)和提升自身能力的地方，這樣才能夠真正提升人員培訓(xùn)所帶來的價(jià)值。

三、改革創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的思路

（一）優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)機(jī)制。創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容，完善醫(yī)院檔案管理機(jī)制，是新時(shí)代背景下深化醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的重點(diǎn)。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作的重點(diǎn)主要集中在文件檔案的儲(chǔ)存和管理方面，通常情況下要使用檔案文件都需要按照制度流程來使用，效率低下。而現(xiàn)代化的檔案管理工作的理念和相關(guān)制度則有效提升了檔案管理工作的效率，對(duì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)提出了更高的要求，使得檔案管理工作能夠給醫(yī)院內(nèi)部的其他部門和科室在工作過程中提供可靠的信息資料，確保醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展，提高了檔案資料的作用，為醫(yī)院帶來了更大的利用價(jià)值。國內(nèi)有部分醫(yī)院在招聘檔案管理工作人員方面有著十分健全且科學(xué)的人才引進(jìn)機(jī)制，但是卻缺乏對(duì)檔案管理工作人員職業(yè)生涯規(guī)劃的激勵(lì)機(jī)制，這便導(dǎo)致在招聘的時(shí)候能夠招到大量的人才但是卻又會(huì)在短時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)優(yōu)秀人才大量流失的情況，所以必須要盡快建立起針對(duì)檔案管理工作人員的激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源的建設(shè)進(jìn)程的深化。

（二）創(chuàng)新醫(yī)院檔案人力管理模式，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的整體水平。創(chuàng)新醫(yī)院檔案人力資源管理模式是落實(shí)醫(yī)院檔案管理戰(zhàn)略的重點(diǎn)，同時(shí)也是醫(yī)院人力資源管理研究當(dāng)中的重點(diǎn)。戰(zhàn)略性的人力資源管理有別于傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案人力資源管理，新的人力資源管理模式一方面保留了傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案人力資源管理模式的優(yōu)點(diǎn)，一方面又結(jié)合了新時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，整體提升了醫(yī)院的檔案人力資源管理水平。新的檔案人力資源管理模式主要包括了針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員的強(qiáng)力培訓(xùn)機(jī)制、符合新時(shí)期社會(huì)發(fā)展價(jià)值觀的人才引進(jìn)機(jī)制以及檔案管理工作人員的職位晉升考核機(jī)制等多個(gè)方面的內(nèi)容。通過新的檔案人力資源管理模式的應(yīng)用能夠有效強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作人員的專業(yè)能力水平和綜合素養(yǎng)水平，提升檔案管理工作人員的工作態(tài)度。

四、結(jié)語

綜上所述，深入進(jìn)行我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的全面改革，對(duì)國內(nèi)醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，整體提升醫(yī)院的檔案管理效率和管理水平，建立起醫(yī)院現(xiàn)代化的管理模式是保障我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展和進(jìn)步的基礎(chǔ)。在如今這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院作為直接關(guān)系到社會(huì)民生的重要行業(yè)領(lǐng)域，必須要盡快強(qiáng)化檔案管理工作的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、信息化和制度化目標(biāo)，只有提高了醫(yī)院檔案管理工作的效率和水平才能夠有效保障醫(yī)院中各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，全面提升我國醫(yī)院的綜合實(shí)力水平、信息化技術(shù)水平和服務(wù)能力水平，促進(jìn)我國醫(yī)院檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。