基于信息化背景下高校檔案服務(wù)策略的思考

文/西京學(xué)院 樊婷

一、高校檔案信息服務(wù)的含義及其必須性

檔案信息化服務(wù)指的是對檔案的信息進(jìn)行獲取和運(yùn)用，使其充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，最大程度上對客戶的要求進(jìn)行滿足。高校檔案信息服務(wù)是基于此基礎(chǔ)之上的，但信息服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)是廣大師生的需求，通過對各類文檔信息以及檔案進(jìn)行管理和整合，滿足師生的要求。讓檔案的檢索效率得到提高、管理更加系統(tǒng)化。

在進(jìn)行信息化檢索的過程中，需要注意三個方面：一是整理現(xiàn)有的檔案源，將其進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，將各項資料進(jìn)行電子存檔。二是在整理的過程中，數(shù)據(jù)庫必須按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化處理。三是為了提高檢索的效率以及準(zhǔn)確性，需要對信息化檢索平臺進(jìn)行完善，讓相關(guān)文檔與鏈接之間的匹配得到保障。

除此之外，還需要注意的是由于電子信息技術(shù)是不斷發(fā)展的，因此檔案信息服務(wù)系統(tǒng)也需要隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展不斷地進(jìn)行更新和完善，讓系統(tǒng)數(shù)據(jù)隨時保持最新狀態(tài)。另外在檔案信息化完成之前，為了不讓文字檔案在意外丟失或者損壞的情況下，對檔案的完整性造成損失，需要對電子文檔以及紙質(zhì)文檔進(jìn)行同時保存。

二、高校檔案信息服務(wù)在現(xiàn)階段所存在的問題和原因

（一）檔案信息服務(wù)方式較為單調(diào)。傳統(tǒng)的檔案信息利用方式主要是借閱檔案原件進(jìn)行閱讀或者復(fù)制，不利于滿足師生的需求，具有相當(dāng)?shù)木窒扌?，且借閱流程?fù)雜、時間長。檔案信息化服務(wù)將紙質(zhì)文檔、照片、影像等進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，可以簡化很多步驟，節(jié)省傳統(tǒng)借閱流程的審批時間，同時還能夠讓多個用戶同時觀閱得以實(shí)現(xiàn)，可以對以上問題進(jìn)行很好的解決。因此對高校檔案服務(wù)系統(tǒng)信息化的完善，是十分有必要的。

（二）高校檔案室館藏檔案信息不完整。大部分高校的館藏檔案信息均為教學(xué)方針、學(xué)校歷史以及相關(guān)的政策規(guī)章等，文檔的信息面狹窄，形式也非常單一。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展讓多媒體、計算機(jī)等設(shè)備在學(xué)校得到了廣泛的應(yīng)用，檔案信息的種類以及獲取途徑也因此得到了拓寬。為了更好地迎合時代的發(fā)展，必須讓高校檔案信息的管理系統(tǒng)得到完善。

（三）高校檔案信息服務(wù)系統(tǒng)的建立缺乏資金投入。對高校檔案信息服務(wù)系統(tǒng)的建立造成阻礙的一大因素就是資金籌集的困難。信息化建設(shè)不可避免地需要現(xiàn)代化設(shè)備，例如打印機(jī)、掃描儀以及計算機(jī)等，同時校內(nèi)局域網(wǎng)的完善建設(shè)必不可少，另外還需要對外部的因特網(wǎng)進(jìn)行連接。為了讓師生使用更加方便，以上設(shè)備需要在校園的大部分地區(qū)進(jìn)行安置。設(shè)備進(jìn)行投放之后，還需要對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和維修。如此一來， 便需要大量建設(shè)資金。

三、對高校檔案信息服務(wù)進(jìn)行改善的相關(guān)措施

（一）建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)行統(tǒng)一投資和統(tǒng)一化管理。由于各大高校在建立檔案信息服務(wù)系統(tǒng)時，資金都是一個大問題，所以可以將各大高校的投入資金進(jìn)行融合，充足的資金有利于提高體系建立的完整性，然后各大高校對該系統(tǒng)共同使用。該方案不僅有利于高校之間的資源共享，還可以最大程度上對資金進(jìn)行節(jié)約，更有利于統(tǒng)一化管理的實(shí)現(xiàn)。

（二）對新科技進(jìn)行充分利用，實(shí)現(xiàn)信息化。傳統(tǒng)的檔案由于是紙質(zhì)記錄，所以全部需要人工進(jìn)行整理，所耗費(fèi)的人工成本較高，同時整理的效率也較慢。信息技術(shù)的發(fā)展使得對數(shù)據(jù)的需求越來越多，為了讓信息化得以實(shí)現(xiàn)，需要對新科技進(jìn)行充分的利用。由于各大高校每年所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)非常多，為了方便對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，可以利用現(xiàn)代化手段對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理傳輸和保存。在提高工作效率的同時，還能夠讓檔案保存更加完整，極大地減少了工作時間和人力成本。

（三）對檔案信息管理系統(tǒng)不斷進(jìn)行完善。在這個信息化的全新時代，無論什么行業(yè)為了得到更好的發(fā)展，都需要不斷地進(jìn)行完善和改進(jìn)。高校檔案信息化需要對學(xué)校的具體制度進(jìn)行分析，對檔案信息的實(shí)時情況進(jìn)行完善。在這個過程中，還應(yīng)該對所發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行搜集和及時處理，讓高校檔案管理系統(tǒng)的工作效率得到最大化提高。

四、結(jié)語

各大高校為了緊跟時代的步伐，為廣大師生提供便利，需要對新科技進(jìn)行充分的利用，隨時關(guān)注新的變化，完善高校檔案信息服務(wù)系統(tǒng)。