現(xiàn)代國有企業(yè)檔案管理特征及對(duì)策

文/中油遼河油田分公司歡喜嶺采油廠 章明

隨著國家經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，國有企業(yè)的改革逐漸深化，國有企業(yè)的檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代國有企業(yè)管理體系中非常重要的組成部分。國有企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案的管理在一定程度上決定著企業(yè)未來的發(fā)展和走向，能夠幫助國有企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的動(dòng)向進(jìn)行分析，獲取更多的市場(chǎng)情報(bào)和信息，并借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，及時(shí)調(diào)整和改變國有企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，還可以幫助國有企業(yè)統(tǒng)籌規(guī)劃內(nèi)部的人力資源，調(diào)整國有企業(yè)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)，從而促進(jìn)和推動(dòng)國有企業(yè)的改革進(jìn)程。

一、現(xiàn)代國有企業(yè)檔案管理的主要特征

在新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系下，現(xiàn)代國有企業(yè)的檔案管理與以往的管理模式相比已經(jīng)發(fā)生了比較大的變化。首先，在國有企業(yè)改革的過程中，國有企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和人員必然會(huì)出現(xiàn)頻繁調(diào)整的情況，這在一定程度上增加了國有企業(yè)檔案管理的工作量和工作難度，使得國有企業(yè)檔案管理部門必須及時(shí)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案信息進(jìn)行更新，以便能夠跟上國有企業(yè)改革的步伐。其次，現(xiàn)代企業(yè)的管理模式已經(jīng)逐漸向信息化時(shí)代靠攏，隨著信息科技的發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)的手工記錄式的國有企業(yè)檔案管理方法已經(jīng)被先進(jìn)的科技手段所代替，計(jì)算機(jī)和其他數(shù)碼產(chǎn)品已經(jīng)廣泛應(yīng)用到國有企業(yè)檔案管理工作中。最后，由于我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系建設(shè)已經(jīng)逐漸成熟，各個(gè)行業(yè)內(nèi)的競(jìng)爭(zhēng)也愈發(fā)激烈。因此，國有企業(yè)內(nèi)部的檔案信息和以往的經(jīng)營資料已經(jīng)顯得尤為重要，檔案資料的保密工作已經(jīng)成為國有企業(yè)檔案管理工作中極為重要的組成部分，需要引起國有企業(yè)的高度重視。

二、目前國有企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）缺乏對(duì)檔案管理的重視。目前，部分國有企業(yè)在經(jīng)營管理的過程中，將工作重心都偏向于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，缺乏對(duì)企業(yè)檔案管理的重視，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于國有企業(yè)發(fā)展的意義。對(duì)于國有企業(yè)的檔案管理工作，并沒有投入更多的時(shí)間和精力，國有企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門也缺少相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)，檔案管理設(shè)備老舊的現(xiàn)象比較突出，這些因素都對(duì)國有企業(yè)的檔案管理工作造成了很大的影響。

（二）檔案管理人員的綜合素質(zhì)比較低。目前，部分國有企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和管理能力都比較欠缺，并且由于缺乏對(duì)檔案管理的重視，使得從事國有企業(yè)檔案管理的人員流動(dòng)性比較大，很少有長(zhǎng)期從事檔案管理工作的人員，甚至部分檔案管理人員是由于不能勝任其他崗位的工作而轉(zhuǎn)調(diào)到檔案管理工作的，這就使得許多檔案管理人員缺乏從事檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)。而且一些國有企業(yè)由于規(guī)模比較小，從事行政工作的人員比較少，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí)，還要承擔(dān)其他崗位的工作，身兼多職的現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，這就使得這些檔案管理人員很難將更多的時(shí)間和精力投入到檔案管理工作中。

（三）缺少科學(xué)的檔案管理體系。國有企業(yè)的檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜和繁瑣的工作，必須有科學(xué)的檔案管理制度作為保障。但是，部分國有企業(yè)檔案管理的規(guī)章制度并不完善，沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理體系，企業(yè)各部門間各自為政的現(xiàn)象比較突出，特別是人事、技術(shù)等方面的檔案分別由各自的部門進(jìn)行保管，缺少檔案管理的主體。部分國有企業(yè)由于缺乏嚴(yán)格的檔案管理制度，檔案借閱的審批手續(xù)非常不規(guī)范，使得企業(yè)內(nèi)部檔案被借出后出現(xiàn)了丟失、破損等現(xiàn)象，并且部分重要的企業(yè)內(nèi)部資料被私自復(fù)印，企業(yè)核心機(jī)密被竊取的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。由于許多國有企業(yè)目前在進(jìn)行改革，部分人員利用國有企業(yè)檔案管理上的混亂，在國有企業(yè)改革的過程中，篡改原始記錄，偽造各種文件，為個(gè)人謀取利益，從而給國有企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營造成了非常嚴(yán)重的損害。

三、加強(qiáng)國有企業(yè)檔案管理的具體途徑

（一）提高對(duì)檔案管理的重視，加大檔案管理設(shè)施的投入力度。要想切實(shí)做好國有企業(yè)檔案管理工作，首先就要從思想上對(duì)檔案管理工作高度重視起來，深刻地理解檔案管理對(duì)于國有企業(yè)生存和發(fā)展的重要性。其次，國有企業(yè)要加大檔案管理設(shè)施的投入，盡快將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和手段應(yīng)用到國有企業(yè)檔案管理工作中，并要做好前期檔案的錄入工作，建立完備的國有企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。在提高檔案管理設(shè)備水平的同時(shí)，也要注重檔案數(shù)據(jù)庫的安全性，在存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)技術(shù)上使用規(guī)格較高的加密手段，避免國有企業(yè)檔案信息泄露的情況發(fā)生。

（二）做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在國有企業(yè)檔案管理工作中，需要切實(shí)抓好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過定期組織檔案管理人員進(jìn)行檔案學(xué)方面的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能；并且在檔案管理人員的聘用和選擇上也要注意把關(guān)，通過聘用高素質(zhì)的檔案管理人才來提升檔案管理人員的整體水平。在加強(qiáng)檔案管理人員技能培訓(xùn)的同時(shí)，也要注重檔案管理人員在思想觀念上的提高，使檔案管理人員正確樹立檔案管理觀念，并鼓勵(lì)檔案管理人員在工作方式和方法上開拓創(chuàng)新，從而為國有企業(yè)的檔案管理打造出良好的工作環(huán)境。

（三）建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系。國有企業(yè)需要在檔案管理工作中，結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定出完善的檔案管理制度，明確檔案管理部門的主要職責(zé)，并且要有嚴(yán)格的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，采取定期或不定期的方式，對(duì)重要和機(jī)密檔案進(jìn)行抽查，以保障國有企業(yè)機(jī)密資料的安全。同時(shí)，要建立檔案追責(zé)制度，對(duì)于出現(xiàn)檔案管理問題的部門和個(gè)人，要追究其相關(guān)責(zé)任，必要時(shí)進(jìn)行嚴(yán)肅的處罰。

四、結(jié)束語

新時(shí)期、新環(huán)境下，現(xiàn)代國有企業(yè)檔案管理工作正處于轉(zhuǎn)折和發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，國有企業(yè)的檔案管理工作還面臨著眾多的困難和考驗(yàn)，這就要求國有企業(yè)在實(shí)際工作中努力尋找應(yīng)對(duì)措施，采取積極主動(dòng)的方式推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。