信息化背景下報社文書檔案管理的探索

文/湖南省衡陽日報社 李正平

現(xiàn)代信息化時代背景下，社會上很多行業(yè)及領(lǐng)域均受到信息化影響，在檔案資源管理方面同樣如此。所以，在當前報社文書檔案管理中，以老舊的檔案管理方式及模式已經(jīng)無法滿足實際需求，因而在實際管理工作開展過程中，作為文書檔案管理人員，應(yīng)當清楚認識傳統(tǒng)檔案管理中的不足，且需要結(jié)合信息化背景選擇科學合理的方法進行文書檔案管理，從而使文書檔案管理能夠取得更加理想的效果，保證更好地利用檔案資源。

一、新形勢下文書檔案信息化管理的重要作用及意義

（一）有利于檔案管理工作效率的提升。在傳統(tǒng)文書檔案管理工作中，通常都是通過人工方式完成相關(guān)管理工作，其工作量比較大，并且所花費時間比較多，同時工作效率比較低，與當前社會發(fā)展實際需求無法適應(yīng)。在當前信息技術(shù)不斷快速發(fā)展的大背景下，計算機技術(shù)所表現(xiàn)出來的優(yōu)勢也越來越明顯，可對比較有價值的一些已完成辦理的文件實行實時邏輯歸檔，而辦理完成的紙質(zhì)文件可實現(xiàn)現(xiàn)行歸檔，可以“件”為單位實行整理，將以往歸檔過程中比較繁瑣的一些工作取消，可使文書檔案資料收集速度及整理工作速度得以加快，從而也就能夠使文書檔案管理工作效率得以提升。

（二）有利于保證文書檔案工作的完整性。在當前文書檔案管理工作過程中，信息化技術(shù)的應(yīng)用可構(gòu)建良好平臺，使文件及檔案能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一管理，全部流程均通過網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)，對于各個不同環(huán)節(jié)均能夠進行嚴格控制，并且其工作實踐可通過服務(wù)器統(tǒng)一進行記錄，對于所有情況均可實行跟蹤記錄，并且全部修改均有痕跡進行保存，特別是對于全部數(shù)據(jù)而言，均能夠?qū)嵭袊栏癖４?，可實現(xiàn)有據(jù)可查。另外，利用信息技術(shù)能夠?qū)ξ臋n管理整個過程實行全程高效管理，在此基礎(chǔ)上也就能夠讓文書檔案管理工作的完整性得到較好保障。

（三）有利于實現(xiàn)信息交流及資源共享。在文書檔案管理工作中，其最終目的就是對檔案信息資源進行利用，從而使檔案資源的作用能夠得以發(fā)揮，因而實現(xiàn)檔案信息交流及資源共享也就十分必要。在傳統(tǒng)文書檔案管理工作中，由于管理形式局限性影響，導(dǎo)致很多優(yōu)勢資源在實際應(yīng)用過程中未能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，文書檔案資源利用率比較低。而在當前信息化背景下，通過對信息技術(shù)進行合理應(yīng)用，可使信息交流及檔案資源共享得以較好實現(xiàn)，通過網(wǎng)絡(luò)可使用戶隨時隨地對檔案資源進行查詢及利用，并且能夠使檔案信息傳遞更加方便，使檔案信息資源實現(xiàn)更好的利用。

二、信息化背景下文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案信息化利用能力較差。在文書檔案管理工作中，對于信息化運用而言，其并非單純對單位內(nèi)部文書檔案實行信息化管理，而應(yīng)當應(yīng)用統(tǒng)一軟件實行統(tǒng)一管理。然而，就目前文書檔案管理實際情況而言，很多單位對于這一點并未能夠重視，在信息化文書檔案管理實現(xiàn)之后，未能夠定期完善及修改信息化檔案，還有些單位由于以往習慣影響仍用紙質(zhì)檔案保存，從而將信息化檔案完善工作忽略，導(dǎo)致文書檔案信息利用能力降低，對文書檔案管理產(chǎn)生不良影響。

（二）文書檔案信息化程度較低。在當前文書檔案管理工作中，另外比較重要的一個問題就是信息化程度比較低，其體現(xiàn)主要就是未能夠使信息化管理的作用得以充分發(fā)揮。就目前文書檔案管理實際情況來看，很多單位中仍選擇紙質(zhì)檔案管理方式，有些企業(yè)中雖然進行文書檔案信息化處理，然而只是簡單掃描，還有些單位甚至將紙質(zhì)檔案直接銷毀，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與信息化檔案無法實現(xiàn)共同發(fā)展，對文書檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生不良影響。

（三）完善的配套制度較缺乏。在當前文書檔案信息管理中，往往有檔案胡亂使用的情況存在，相關(guān)配套管理制度比較缺乏，在檔案信息實際利用過程中缺乏相關(guān)制度指導(dǎo)及理論依據(jù)，從而影響檔案工作的管理及應(yīng)用，未能夠使檔案信息化管理效果充分發(fā)揮。

三、信息化背景下報社文書檔案管理有效途徑及策略

（一）引進完善的信息化管理工具。首先，在當前信息化背景下，為能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案的有效管理，應(yīng)當對信息化管理系統(tǒng)積極開發(fā)，與相關(guān)單位之間加強合作，并且依據(jù)自身單位發(fā)展特點制定與自身實際情況相符合的有關(guān)管理軟件，并且對多功能信息化管理工具進行完善，從而為信息化管理的實現(xiàn)提供硬件支持。其次，在文書檔案錄入及管理方面應(yīng)當具備有效查詢系統(tǒng)，保證能夠?qū)υ敿毮夸浖叭年P(guān)鍵字句進行查詢，且應(yīng)當對修改及完善具體期限進行制定，從而對文書檔案內(nèi)容定期實行修改及完善，保證所有文書檔案均能夠具有新穎實用性，從而使信息化管理能夠發(fā)揮作用。再次，可對遠程控制及安全系統(tǒng)軟件等相關(guān)工具進行利用，從而對文書檔案使用加強安全管理，從而使信息管理的安全性得以提升，使檔案管理質(zhì)量得到保證。

（二）完善文書檔案管理制度。在信息化時代背景下，為能夠使文書檔案信息化管理得以更好實現(xiàn)，使文書檔案管理質(zhì)量得以提升，還應(yīng)當對相關(guān)管理制度進行完善。在實際管理工作過程中，應(yīng)當制定相關(guān)使用計劃，并且應(yīng)當有步驟地開展管理工作，就長遠發(fā)展角度而言，在文書檔案管理方面需要制定詳細計劃，從而更好地與社會發(fā)展需求相適應(yīng)。同時，應(yīng)當構(gòu)建科學合理的標準管理制度，包括在檔案構(gòu)建之前人員培訓制度、職責分配制度及監(jiān)督管理制度與審核評價制度等內(nèi)容，還有相關(guān)獎懲制度，且需要對這些制度不斷進行完善，在各項管理工作實施中進行落實，在此基礎(chǔ)上使文書檔案管理工作的有效性得到較好保障。另外，在文書信息檔案保存、查閱及下載等方面，也應(yīng)當制定相關(guān)制度，并且在員工工作職責中落實，促使文書檔案管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)更好發(fā)展，提升文書檔案工作的質(zhì)量。

（三）提升檔案管理工作人員的水平。在報社文書檔案管理工作中，檔案管理工作人員素質(zhì)對檔案管理工作的良好實施具有重要影響，因而為了更好地開展檔案管理，還應(yīng)當提升檔案管理人員的素質(zhì)及水平。在實際管理工作中，檔案管理部門應(yīng)當對檔案管理工作人員加強培訓教育，使檔案管理工作人員能夠掌握信息技術(shù)，從而使其信息技術(shù)水平能夠得以有效提升，促使工作人員能夠更好地利用信息技術(shù)開展文書檔案信息管理工作，使檔案管理信息化得以更好地實現(xiàn)，從而也就能夠使文書檔案管理水平及質(zhì)量得以有效提升，促使文書檔案管理更好地發(fā)展。

四、結(jié)語

在現(xiàn)代信息時代大形勢下，在各個單位中各種信息資源也逐漸占據(jù)越來越重要的地位，并且發(fā)揮著越來越重要的作用，因而在報社運營中對文書檔案加強管理也就十分必要。在信息化背景下，為能夠使文書檔案管理得到更好的效果，應(yīng)當通過有效途徑及策略實現(xiàn)檔案信息化管理，從而使檔案管理水平及質(zhì)量得以提升，確保檔案資源能夠得以更好的應(yīng)用。