機構改革過程中如何做好計生檔案工作

文/諸城市衛(wèi)生和計劃生育監(jiān)察大隊 孫銘偉

當前我國已經(jīng)進入社會主義發(fā)展的新時代，各項社會事業(yè)全面發(fā)展，機構改革深入推進，人口計生工作也進入了一個新的階段，弱化行政職能，強化服務職能成為工作的發(fā)展方向。如何利用好檔案，來為廣大的人民群眾服務，是擺在人口計生工作者面前的一個課題。

一、當前計生檔案工作中存在的問題

（一）計生檔案工作受重視程度不夠。在各級人口計生部門，尤其是基層，檔案工作沒有獲得足夠的重視。對計生檔案工作，部分基層單位領導口頭講得多，實際關心少。從事計生檔案工作的人員在本單位處于非常弱勢的地位。重視程度不夠，直接導致計生檔案工作無法獲得足夠的技術、資金和人才支持。隨著信息化的日益發(fā)展，計生檔案管理也需要配備專業(yè)的技術設備和管理軟件，但這些軟硬件設施的配置和運行費用沒有保障。人口計生部門在并入衛(wèi)生系統(tǒng)之后，計生檔案納入衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的范圍，部分地方的計生檔案保管條件隨之得到了很大的改善，但仍有相當多的地方保管條件仍然很差。機構合并之后，新的系統(tǒng)對計生檔案也仍然存在重視不夠的問題。

（二）計生檔案管理不夠規(guī)范。長期以來，各地尤其是基層計生檔案的收集和管理都存在不規(guī)范的問題。文件材料收集不齊全、檔案整理和利用不規(guī)范、監(jiān)督檢查流于形式、檔案損毀甚至丟失等問題都在各地不同程度地存在。在機構合并之后，原有計生檔案管理的問題都轉移到了新成立的單位。由于新單位要承擔以前幾個不同部門的工作任務，工作量成倍增加，由于缺乏足夠的人員和技術支持，部分問題變得更加嚴重。

（三）計生檔案隊伍建設落后于發(fā)展的需要。在機構合并之前，很多單位的計生檔案人員是兼職，外出參加檔案專業(yè)培訓的機會也非常少，檔案專業(yè)知識和專業(yè)技能匱乏。很多檔案員年齡偏大，學習能力偏弱，影響了檔案管理水平的提高。計生和衛(wèi)生部門合并之后，計生檔案工作合并到衛(wèi)生系統(tǒng)檔案工作中，工作量增加了，但很多地方并沒有增加檔案工作人員數(shù)量，原計生部門檔案員不再承擔檔案工作，工作全部由原來的衛(wèi)生系統(tǒng)檔案員承擔。這種狀況顯然是落后于時代發(fā)展需要的，尤其是計生檔案工作會受到較大的影響。

二、優(yōu)化計生檔案管理的對策

（一）加強計生檔案工作領導。檔案工作是不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是一個單位的重要職責。計生檔案是衛(wèi)生計生檔案的重要組成部分，計生部門合并到衛(wèi)生系統(tǒng)之后，由于新成立的部門對衛(wèi)生工作的重視程度要高于計生工作，計生檔案的重視程度也弱于衛(wèi)生檔案。要優(yōu)化計生檔案管理，衛(wèi)生計生部門的領導要加強對計生檔案工作的領導，做到衛(wèi)生、計生檔案同等重視。

（二）改善檔案管理的軟硬件設施。計生部門和衛(wèi)生系統(tǒng)合并之后，新成立的部門集中保管原來兩個不同的部門產(chǎn)生的檔案。首先面對的問題是檔案數(shù)量的大量增加，其次是檔案立卷、管理、利用等各個環(huán)節(jié)，工作量都成倍增加。這些問題都對檔案管理的軟硬件設施提出了更高的要求。衛(wèi)生計生部門應該抓住有利時機，積極爭取上級財政支持，努力增加檔案庫房的面積，通過配置密集架等設備增加庫容，通過電子化和信息化技術提高檔案工作的效率，提高檔案工作的水平。

（三）加強檔案人才隊伍建設。人才是搞好檔案工作的核心。計生部門和衛(wèi)生系統(tǒng)合并之后，檔案工作量極大增加，將新成立部門的所有檔案工作交由原計生或衛(wèi)生部門的一個檔案員，不利于檔案工作的科學管理和有序發(fā)展。新成立的衛(wèi)生計生部門可以設立一個過渡期，由原來兩個單位的檔案員合作開展檔案工作。視工作量的增加情況，再確定增加或減少檔案工作人員數(shù)量。如設置專職檔案員，各科室仍有必要設立兼職檔案員。此外，檔案工作是一項專業(yè)技術工作，工作人員應保持相對的穩(wěn)定性，避免頻繁變動，造成工作的混亂。檔案工作人員也應積極參加地方檔案行政主管部門舉辦的培訓，不斷提高業(yè)務素質。