大數(shù)據(jù)時(shí)代社保檔案管理電子化分析

文/山東省濰坊市坊子區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理中心 房素萍

一、社保檔案的存管問題

（一）對(duì)社保檔案不夠重視，人力物力匱乏。領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案的管理工作缺少關(guān)注，覺得這對(duì)單位考核的作用較小，基層員工面臨著繁重的業(yè)務(wù)，缺少足夠的時(shí)間去存放各種形式的數(shù)據(jù)資料；檔案室條件簡(jiǎn)陋，面積狹小，欠缺計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子工具，存管電子化寸步難行；對(duì)社保檔案相關(guān)規(guī)定以及ISO9001等管理規(guī)范視若無睹，尚未建立完備的管理體制；欠缺長期留任、工作能力達(dá)標(biāo)的專業(yè)管理人員，兼職員工的專業(yè)水平又往往不佳。

（二）數(shù)據(jù)影像化水平低，管理工作易出錯(cuò)?？剖移毡楠?dú)自存錄數(shù)據(jù)資料，基本都實(shí)行紙質(zhì)版人工存管方式，數(shù)據(jù)顯示上不夠直觀迅速，處理效率低還常會(huì)出現(xiàn)紕漏；紙質(zhì)檔案基本不會(huì)有備份，這樣便不夠可靠穩(wěn)妥，時(shí)間越長越可能損失，出現(xiàn)損失后導(dǎo)致業(yè)務(wù)失去憑據(jù)，假如工作失誤并且檔案損壞，事務(wù)辦理流程就會(huì)因根本憑據(jù)缺損而不能回溯挽救，破壞社保存管的流程性、準(zhǔn)確性，社保事業(yè)將因此無法繼續(xù)進(jìn)步。

（三）人事檔案全紙質(zhì)化，員工退休的審核材料同社保網(wǎng)絡(luò)相隔離。人事檔案是員工退休與享受養(yǎng)老保險(xiǎn)的根本憑據(jù)，在社保檔案中屬于數(shù)量較大的構(gòu)成部分，影響職員的退休期、工齡時(shí)長、養(yǎng)老金額；因其存續(xù)期間長遠(yuǎn)，包含各地各部門，并且數(shù)目龐大、情況蕪雜、流動(dòng)頻繁，轉(zhuǎn)變其管理方式十分困難。

（四）社保管理中的掃描工作潦草，沒和檔案庫實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)通。盡管目前的體系化社保檔案管理規(guī)范規(guī)定了對(duì)人事檔案必須要進(jìn)行掃描，而現(xiàn)實(shí)工作中對(duì)材料的掃描依舊很少甚至跳過；事務(wù)處理系統(tǒng)沒有建設(shè)信息互聯(lián)的人事檔案管理體系，是導(dǎo)致人事檔案與社保信息網(wǎng)絡(luò)不能銜接的主因；業(yè)務(wù)中心就缺乏檔案錄入及遠(yuǎn)程輸送功能，各單位人員退休時(shí)都要現(xiàn)場(chǎng)檢查材料，因此費(fèi)力費(fèi)時(shí)。

二、社保檔案存管方式電子化措施探究

（一）高度重視電子化管理，建立相關(guān)制度。加深領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理的重要意義的認(rèn)識(shí)，使社保管理機(jī)構(gòu)看到電子化存管的優(yōu)越性，為存管方式電子化鋪平道路；《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中要求，建設(shè)并完善社保管理中各類型檔案的存管、取用等制度；雇傭?qū)I(yè)的檔案存管職員，優(yōu)先錄用與該工作相關(guān)專業(yè)的人員，統(tǒng)一輯錄、備份各種電子化數(shù)據(jù)材料，內(nèi)部組織需要設(shè)立1個(gè)檔案管理兼職崗位；加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)存管人員的培養(yǎng)訓(xùn)練，促進(jìn)社保檔案存管模式的電子化、體系化以及嚴(yán)謹(jǐn)化。

（二）重視對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輯錄管理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案存儲(chǔ)的影像化。根據(jù)“辦理者負(fù)責(zé)收錄，收錄者負(fù)責(zé)影像化”的原則，原始紙質(zhì)資料應(yīng)隨時(shí)收錄，及時(shí)影像化處理，以各種規(guī)定數(shù)量的資料作為一個(gè)呈遞單元，呈遞給對(duì)應(yīng)的檔案存管科，下一年年初把存管科前一年遺留的資料呈交事務(wù)全部完成；在檔案庫目錄內(nèi)收錄的各份紙質(zhì)檔案，設(shè)立和每份檔案一一對(duì)應(yīng)的檔號(hào)，這些檔號(hào)被用于命名那些掃描相應(yīng)文檔后而獲得的影像資料；此外應(yīng)構(gòu)建材料收錄審核制度、事后檢查制度，由存管科的專職人員提取電子檔案，監(jiān)督者對(duì)初審收錄的資料進(jìn)行檢查，成立風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)，直至達(dá)成資料收錄環(huán)節(jié)的透明化。

（三）嚴(yán)格管理人事檔案，設(shè)計(jì)推行共享式聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫軟件。采取分類法整理數(shù)據(jù)檔案，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)搜索系統(tǒng)及資料借閱管理系統(tǒng)，逐漸提升管理工作效率；借鑒業(yè)務(wù)檔案收錄影像化的經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)一調(diào)集相關(guān)管理人士，在規(guī)定時(shí)段內(nèi)掃描數(shù)據(jù)庫中的所有人事檔案，構(gòu)建完善、規(guī)范、靈敏的人事資料管理數(shù)據(jù)庫；加強(qiáng)事后數(shù)據(jù)管理，新員工入職必須通過審核，平時(shí)應(yīng)及時(shí)輯錄數(shù)據(jù)，每年整理校訂所有的人事檔案，做到查漏補(bǔ)缺；建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)檢閱系統(tǒng)，升級(jí)信息搜索技術(shù)，使目前的脫機(jī)搜索、聯(lián)機(jī)搜索，進(jìn)化為智能搜索、在線搜索，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)及社保業(yè)務(wù)辦理平臺(tái)的信息互聯(lián)互通。

（四）維護(hù)好業(yè)務(wù)辦理平臺(tái)的軟件，提升管理服務(wù)水平。

嚴(yán)格管理社保信息系統(tǒng)，對(duì)所有的檔案資料都要進(jìn)行規(guī)范化掃描，不能潦草對(duì)待掃描事務(wù)；將檔案影像化之后，應(yīng)用管理軟件，將電子管理系統(tǒng)和社保業(yè)務(wù)系統(tǒng)連接起來，辦理社保事務(wù)時(shí)便于從人事資料庫中檢閱所需資料，錄取紙質(zhì)檔案后存入電子數(shù)據(jù)庫實(shí)行共享，可以提升業(yè)務(wù)辦理效率，減少紕漏的產(chǎn)生；入保組織能隨時(shí)呈交電子檔案，社保部門對(duì)此進(jìn)行初步審核，降低信息收錄的難度，及時(shí)又準(zhǔn)確地收錄信息，公司員工申請(qǐng)退休時(shí)在網(wǎng)絡(luò)上就能上傳電子檔案，無須到現(xiàn)場(chǎng)審核，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能全程顯示業(yè)務(wù)進(jìn)度，申請(qǐng)者可以隨時(shí)了解相關(guān)信息。

（五）建立電子數(shù)據(jù)備案及追責(zé)機(jī)制，防止檔案出現(xiàn)損壞風(fēng)險(xiǎn)或數(shù)據(jù)泄露。管理人員需要認(rèn)真?zhèn)浞輽n案數(shù)據(jù)，妥善維護(hù)存放媒介，定時(shí)檢查數(shù)據(jù)完整性并備份，特殊情況下可進(jìn)行異地多次備份，管理人員如果在工作中因失誤導(dǎo)致檔案損壞或數(shù)據(jù)泄露，依法對(duì)其進(jìn)行處分；各社保主管部門、政府相關(guān)機(jī)構(gòu)及企事業(yè)單位可按照各自的現(xiàn)實(shí)需要，選擇合適的時(shí)間開通查詢接口，既要最大限度地為企業(yè)、員工提供便利，又要在數(shù)據(jù)管理部門的查詢端口維護(hù)中實(shí)施專人負(fù)責(zé)制，以保障公司及其員工的合法利益。