痕跡化管理理論在辦公室文檔管理中的應用

文/四川音樂學院 敬程 吳彥

痕跡化管理，是在各種管理工作過程中，從時間和管理內容方面，不留間隙或空白、死角的縝密的工作記錄，包括交接班記錄和留下證據(jù)。 痕跡化管理最大的優(yōu)點就是通過查證保留下來的文字、圖片、實物、電子檔案等資料，可以有效復原已經發(fā)生了的活動。

一、基于現(xiàn)代辦公環(huán)境的文檔管理的常見問題

進入21世紀后，信息技術的飛速發(fā)展逐漸實現(xiàn)了辦公設備現(xiàn)代化，在提高工作效率的同時使得電子文件的數(shù)量明顯增加，文檔管理已經進入由實體管理向信息管理過渡的時代。

根據(jù)對筆者這些年來工作中實際遇到問題的總結，檔案管理中存在的問題，主要有以下兩個方面：

（一）文檔缺乏一致性。具體表現(xiàn)為：其一，對于紙質文檔，行政人員對于文件制作管理歸檔的意識比較強，他們記錄、簽收、打印的文檔會使用既有的表格、單據(jù)，基本上可以直接歸檔。而專業(yè)教師制作的文件就相對隨意，尤其是對于計算機辦公熟練度比較低的中老年教師往往留下零散的手寫文本。在藝術實踐、交流演出等活動中，原始文檔的記錄有許多部分需要由學生完成，就更加缺乏一致性了。其二，對于電子文檔，在制作時有的教職工因為對計算機、軟件的熟練度較低，制作的文本、表格往往存在不規(guī)范之處，尤其是對于文件名有嚴格規(guī)定的文件經常需要多次修改；而有的教職工就能較好地處理電子文本。水平不同導致收集整理過程中因為格式的差異，難以使用軟件和工作系統(tǒng)的上傳、下載、導入、導出等功能，只能手動進行。極大地增加了工作量的同時也增加了錯誤率，對于生成統(tǒng)一的痕跡文件相當不利。

（二）文檔管理的不規(guī)范。具體表現(xiàn)為：其一，痕跡文檔格式不規(guī)范。就標注型痕跡文檔而言，存在各部門自行其是的情況。以簽到表為例，每個院系都有各自的簽到表格，而同一院系內部教學、會議、藝術實踐、論文指導等不同活動又都有著不同的簽到表，這樣不易于整理且易造成重復勞動。而辦公室將整理情況記錄于不同地方，同樣易于遺失。其二，痕跡文檔處理無依據(jù)。具體到筆者所在單位，節(jié)目單、海報、模型就存在這類情況。大量的此類實物占用了許多保存空間且難以整理，但是作為重要的痕跡文件又不可能銷毀。目前學院雖然在逐步規(guī)范附件管理，但是由于實踐教學活動豐富多變，總有找不到明確相關規(guī)定的實物存在。只能簡單堆放，經常缺失對應的痕跡文件。

二、基于現(xiàn)代辦公環(huán)境建立文檔痕跡化管理模式

（一）增強文檔痕跡化管理意識。由于文檔痕跡化管理模式在當下尚未完全實施，所以增強文檔痕跡化管理意識是工作的前提，也就應當對教職工、學生干部進行宣傳教育以增強其痕跡化管理意識。包括以下幾個方面：一是提高收集制作意識。教職工在工作時應該及時將教學、實踐活動轉化為文本、照片、視頻等形式的文檔。同時教職工應有主動收集的意識，將需要歸檔的文件及其痕跡檔案及時收集起來。根據(jù)筆者所在院系的特點，需要收集的文檔除了紙質文件和電子文本，還包括大量的照片、視頻，應當在文件產生后立即存入移動硬盤或刻入光盤移交辦公室。二是提高分類命名意識。分類命名是文檔整理中的重要一環(huán)，電子檔的資料如果不規(guī)范命名，時間一長就會完全無法整理，甚至因為同名文件覆蓋而損失資料。必須反復向教職工強調文件要及時規(guī)范地命名，堅決杜絕“新建文本文件XX”的出現(xiàn)，任何文件都應當在名字中出現(xiàn)時間、部門、內容描述。三是提高整理歸檔意識。也就是說，各教學、行政單位應該主動地、及時地按照工作要求將本部門處理完的文檔和伴隨其產生的痕跡文檔向辦公室移交歸檔，謹防出現(xiàn)遺漏、延時現(xiàn)象。辦公室要及時收集整理，對于提交痕跡化文件不及時、不規(guī)范的情況要加緊督促、立即修正。

（二）構建結構嚴密的文檔痕跡化管理流程。痕跡化管理要求在文件生命周期的每一個階段做到“有跡可循”。因此，需要形成嚴密的文檔痕跡化管理工作流程。實體文件通過規(guī)范裝袋，及時正確填寫匯總表、清單，上報接收重要文件均填寫移交表并保留復印件等方式可以有效做到痕跡化，而且實體文件的管理制度相對成熟，比較之下電子文檔的管理還沒有形成深入人心的制度。

三、總結

筆者結合實際工作中遇到的問題，認為應從以下幾個方面努力構建結構嚴密的電子文檔痕跡化管理流程：其一，在文件制作階段，及時正確命名，對于接收到的文件及時改名。電子文檔不同于實體，只要文件名規(guī)范檢索就非常簡單，因此按照事先制定的模式命名會為以后的工作帶來許多便利。其二，在文件的轉移階段，應該采取可靠的流動方式，微信、qq、優(yōu)盤都不是推薦的方式，為了不遺失文件和方便查詢痕跡，重要文件均應該以郵箱轉移，大文件最好以存入指定移動硬盤的方式轉移。其三，在文件的修訂階段，常規(guī)文件要在修訂后及時在文件名上加入X月X日修訂版的標注，避免在移動文件時舊版覆蓋新版。對于重要文件，每次修訂均應當在單獨的副本上修改而不是覆蓋原文件，這樣可以保留每一次修訂的痕跡以供查詢。其四，在文件的保存階段，辦公室應當將文件按學期或年度打包刻盤，在不同設備上保留至少三份存檔，防止因為設備故障造成痕跡化管理文檔丟失。