檔案管理過程中的主要問題及對策措施

文/中國電建集團(tuán)江西省水電工程局有限公司 熊苗苗

新時期，人們對檔案信息的現(xiàn)代化管理需求增強(qiáng)，檔案信息開發(fā)與信息加工需要為企業(yè)的經(jīng)營決策提供歷史經(jīng)驗(yàn)與前瞻預(yù)估性分析。當(dāng)前部分行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的檔案管理工作不到位，檔案管理存在一定問題，亟須科學(xué)完善。

一、檔案管理過程中的主要問題

（一）對檔案重要性認(rèn)識程度不夠。檔案管理工作對于國家和社會發(fā)展具有十分重要的作用，但目前，阻礙我國檔案管理科學(xué)化水平提高的重要因素之一，即為相關(guān)領(lǐng)域的工作人員對于檔案的重要性認(rèn)識程度不夠。部分工作人員認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)可有可無的工作，沒有檔案管理企業(yè)也能照常運(yùn)轉(zhuǎn)。由于此種意識和觀念長期存在，造成了工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時，工作不積極態(tài)度不認(rèn)真，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案管理工作效率低下，檔案管理過程中文件丟失的情況也時有發(fā)生。

（二）檔案管理工作的人員素質(zhì)不高。檔案管理工作的有效開展離不開專業(yè)管理人才的參與。在現(xiàn)實(shí)工作中，很多企業(yè)的檔案管理工作人員雖然對檔案管理的基礎(chǔ)流程掌握得比較好，但是隨著時代的發(fā)展，很多的檔案管理工作人員并不能掌握最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，不利于檔案管理工作效率的提高，不能夠適應(yīng)現(xiàn)如今的科技環(huán)境，這在一定程度上限制了檔案管理工作的信息化發(fā)展。因此，檔案管理工作的有效開展需要社會培訓(xùn)出既具有檔案管理知識又熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。

（三）檔案管理信息化應(yīng)用不夠科學(xué)。檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容繁雜且工作量較大的工作，檔案管理內(nèi)容涉及企業(yè)經(jīng)營和人力資源管理等多個層面，因此信息量十分龐雜。在傳統(tǒng)管理工作中，檔案管理的信息內(nèi)容大多使用紙質(zhì)方式進(jìn)行登記記錄和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等環(huán)節(jié)的展開。同時，因?yàn)闄n案管理信息量較大，所以會生成大量的文件檔案，紙質(zhì)形式的檔案資料會占據(jù)較大的空間位置，對日后調(diào)取信息進(jìn)行檔案查閱會產(chǎn)生一定的影響。

二、解決檔案管理工作中問題的對策措施

（一）加強(qiáng)對檔案管理的認(rèn)識。加強(qiáng)企業(yè)管理層及其工作人員對檔案管理的認(rèn)識，在正確認(rèn)識和理解檔案管理相關(guān)內(nèi)容和意義的同時，嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和制度進(jìn)行檔案管理工作，并定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)察。而要提升企業(yè)管理層及其工作人員對檔案管理的認(rèn)識，需要加強(qiáng)對他們進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識和技術(shù)的培訓(xùn)，這種培訓(xùn)必須是由上而下的，并且是定期的持續(xù)化的培訓(xùn)，確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，適應(yīng)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。

（二）創(chuàng)新檔案管理手段。在檔案管理工作中，檔案的轉(zhuǎn)接與涉密檔案的管理最為重要，因此創(chuàng)新檔案管理手段具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理工作具有延續(xù)性特征，主要體現(xiàn)在檔案的交接與轉(zhuǎn)接層面。以往的檔案管理工作出現(xiàn)了很多不及時轉(zhuǎn)接、不細(xì)致轉(zhuǎn)接等問題。為此在檔案管理工作中，首先要提高保管條件，將不同類別的檔案進(jìn)行區(qū)分，并切實(shí)保障檔案的安全性。其次，在管理工作中嚴(yán)格遵循規(guī)章制度，制定領(lǐng)導(dǎo)人審批機(jī)制，做好等級與簽字，管理人員對檔案亦要即時檢查與歸檔。

（三）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)必須要借助于人才、設(shè)備和技術(shù)的支撐，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)真正重視這一工作，不斷促進(jìn)企業(yè)檔案資源管理工作效率的提升。依靠檔案信息化建設(shè)，推動檔案材料的有效整合，一方面應(yīng)當(dāng)更加努力深入地探索檔案信息材料的共享機(jī)制，利用信息技術(shù)對企業(yè)相關(guān)檔案信息實(shí)現(xiàn)高效管理，進(jìn)而更為準(zhǔn)確地對各類檔案材料進(jìn)行歸類、識別與傳輸。另一方面需要更加深入地探索檔案信息的整合方式，推動多元化整合。根據(jù)檔案信息資源的具體情況和實(shí)際特征，將其轉(zhuǎn)變?yōu)橹R型文檔，不斷提升檔案信息資源整合效果。

（四）加大經(jīng)費(fèi)投入，促進(jìn)檔案管理方式的創(chuàng)新。經(jīng)費(fèi)投入是保證檔案管理工作健康發(fā)展的關(guān)鍵，檔案庫有著豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫械綆觳刭Y源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以，必須在充實(shí)庫藏內(nèi)容，提高庫藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化，及時準(zhǔn)確地為用戶提供服務(wù)。

三、結(jié)論

總之，為促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的提升，應(yīng)該充分認(rèn)識其重要作用，根據(jù)存在的不足，有針對性地采取措施進(jìn)行完善。同時還要落實(shí)管理規(guī)章制度，明確管理人員職責(zé)，并提高管理人員的綜合素質(zhì)。從而有效適應(yīng)檔案管理需要，防止檔案資料丟失，使其更好地滿足人們的需要，促進(jìn)檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。