電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

文/福建省立醫(yī)院設(shè)備處 廖旭峰

自從進(jìn)入21世紀(jì)以來，信息技術(shù)對國家是影響力越來越大，當(dāng)前時代已經(jīng)進(jìn)入了一個“信息全球化”的時代。不管是老人還是小孩，所有人都對電子產(chǎn)品有了一定程度的了解，更別說是年輕人了，他們不但在生活中不能離開電子信息技術(shù)，在工作中也處處依賴著計算機網(wǎng)絡(luò)，在各個企業(yè)中，所有將傳統(tǒng)工作模式與現(xiàn)代信息技術(shù)完美結(jié)合的部門都取得了質(zhì)的飛躍，尤其是在檔案管理工作中，電子信息化的檔案管理工作已經(jīng)逐步替代了傳統(tǒng)管理模式，將檔案管理推上了一個新的高峰。

一、電子信息化管理的概念

電子信息化管理是指在時代和社會的影響下，以高新科學(xué)技術(shù)和發(fā)達(dá)的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為媒介手段的一種生成信息、儲存信息的管理方式。電子信息化管理制度在企業(yè)中一般將信息儲存在私人計算機、硬盤、U盤等儲存軟件中，然后利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對儲存的信息進(jìn)行管理分類、調(diào)查總結(jié)、轉(zhuǎn)運傳遞等。電子信息化管理模式不但可以儲存管理文字信息，還能將圖片、聲音、視頻信息進(jìn)行分類處理，因此，企業(yè)在檔案管理中使用電子信息化管理模式不但能夠使工作變得便捷方便，提高管理工作的效率，還能節(jié)約紙墨資源、減少浪費、保護(hù)環(huán)境，符合國家可持續(xù)發(fā)展的要求。

二、電子信息化管理的特點

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人們的日常生活中越來越重要，甚至不斷地被各行各業(yè)應(yīng)用到了實際工作中去，為了跟上時代進(jìn)步的步伐，符合社會和人民的要求，企業(yè)在檔案管理工作上也開始利用電子信息技術(shù)了。經(jīng)過人們的探索和挖掘，使電子信息化管理在檔案管理工作中已經(jīng)趨于成熟，無論是檔案的生成還是儲存都與電子信息技術(shù)息息相關(guān)，電子信息技術(shù)以其獨有的嚴(yán)密性和方便性在檔案管理中占據(jù)了不可缺少的位置，相較于傳統(tǒng)檔案管理工作而言，電子信息化管理需要的工作人員更少，卻更能保證檔案的安全性，且由于電子信息化管理是將檔案儲存在計算機中，因此，調(diào)取檔案、儲存檔案只需要進(jìn)行電腦操作而不用耗費大量人力物力進(jìn)行翻閱尋找，電子信息化管理將檔案管理工作變得更加安全便捷。

三、電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

（一）構(gòu)建了有流程體系的檔案管理工作。電子信息化管理的檔案管理工作給當(dāng)前階段檔案管理帶來的與傳統(tǒng)管理最不同的地方在于它能做到資源共享，以及能使檔案管理工作變得有條理有流程，利用電子信息技術(shù)可以讓檔案管理變成自動化管理模式，不需要人為操控，只要在投入使用之前提前設(shè)定好相應(yīng)的程序，計算機就能根據(jù)實際情況進(jìn)行操作，將信息儲存和信息共享完美地融合在一起。

（二）有效地提高了檔案管理工作的效率。電子信息化管理模式的檔案管理的主要管理媒介是計算機，這也就意味著在進(jìn)行檔案管理和信息儲存時只需要利用計算機網(wǎng)絡(luò)、硬盤、U盤等工具就能將信息全部儲存下來了，這種儲存方式首先可以減少紙質(zhì)儲存占有的空間和資源，將信息儲存變得環(huán)保，并且，工作人員在進(jìn)行電子信息化檔案管理時只需要操控計算機網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作，而不要耗費大量的人力和物力資源，這在很大程度上使工作變得簡潔快速，提高了工作效率。

（三）增強檔案管理工作的準(zhǔn)確性。對于任何一個企業(yè)而言，檔案管理都是十分重要的，在企業(yè)檔案中不只包括了企業(yè)內(nèi)員工的信息檔案，還有關(guān)乎企業(yè)發(fā)展未來的重要信息，因此，企業(yè)在對檔案管理方面非常嚴(yán)格，它要求較高的安全性和準(zhǔn)確性，電子信息化管理的優(yōu)勢恰好體現(xiàn)了出來，電子信息技術(shù)是以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為管理手段，以電腦作為信息管理載體的，機械化的技術(shù)在精確性和保密性方面都較人工操作更加嚴(yán)格，在查找信息時，利用計算機的檢索技術(shù)比傳統(tǒng)翻閱查找要準(zhǔn)確迅速得多。

（四）保證了檔案管理工作的時效性。電子信息化管理的時效性也是它的主要優(yōu)點之一，在傳統(tǒng)檔案管理模式中，工作量巨大，耗費時間長是困擾企業(yè)和工作人員的一個重要原因，而利用電子信息技術(shù)對檔案進(jìn)行分類管理既可以提高工作速度，又能保證工作質(zhì)量，因此，電子信息化管理對提高檔案管理效率有極大的作用。

四、結(jié)束語

總而言之，在社會和時代發(fā)展的巨大影響之下，企業(yè)為了滿足市場的需求，將檔案管理工作轉(zhuǎn)化為電子信息化管理模式已經(jīng)成為必然，電子信息化管理具有嚴(yán)謹(jǐn)、方便的特性，因此，在檔案管理工作中科學(xué)合理地使用電子信息技術(shù)能在很大程度上使檔案管理工作變得輕松快捷，幫助企業(yè)解放出傳統(tǒng)檔案管理中的勞動力，提高企業(yè)的工作效率。另一方面，還能使企業(yè)信息儲存更加安全，防止在企業(yè)競爭中被盜取信息而導(dǎo)致企業(yè)損失。據(jù)調(diào)查顯示，電子信息化的檔案管理已經(jīng)被大多數(shù)企業(yè)所接受并投入使用，想要在巨大的競爭之下脫穎而出，企業(yè)需要不斷地改善自身電子信息技術(shù)，將檔案管理工作與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更完美地融合在一起。