基于大數(shù)據(jù)視角的檔案管理研究

文/山東省德州市水利局 張卓

一、大數(shù)據(jù)視角的檔案管理特性分析

計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息存儲(chǔ)及處理方式已經(jīng)發(fā)生巨變，信息呈現(xiàn)出爆炸式增長(zhǎng)，此即為大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)切實(shí)改變檔案管理模式，傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，因此需在大數(shù)據(jù)視角展開(kāi)檔案管理分析。

大數(shù)據(jù)的發(fā)展為檔案管理帶來(lái)較大變革，這種變革是一種從思想到行動(dòng)的變革，首先需要改變歷史檔案中眾多信息已經(jīng)失去其使用價(jià)值的傳統(tǒng)觀念。在大數(shù)據(jù)背景下可對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，可通過(guò)統(tǒng)一平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，并從中得出某些規(guī)律，以此實(shí)現(xiàn)檔案效應(yīng)最大化。

從管理手段角度分析，傳統(tǒng)檔案管理模式在存儲(chǔ)方式、組織方式等方面均出現(xiàn)變化。檔案信息載體也從紙質(zhì)文件、電子文件轉(zhuǎn)換到數(shù)字化時(shí)代。隨著互聯(lián)網(wǎng)以及云計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn)，新時(shí)代的檔案管理模式需要大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持，新時(shí)代的檔案管理需要對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化存檔，并重新進(jìn)行存儲(chǔ)、組織以及管理。并可結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)從海量檔案信息中進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，從中發(fā)現(xiàn)有效利用價(jià)值。

大數(shù)據(jù)平臺(tái)具有一定開(kāi)放性，而檔案管理過(guò)程中存在一定保密性，因此在檔案管理過(guò)程中需要針對(duì)檔案分類不同進(jìn)行不同程度的密保設(shè)置。因此在檔案管理中，需要借助大數(shù)據(jù)平臺(tái)構(gòu)建出適合多種檔案需求的系統(tǒng)功能，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)各種信息檔案的管理和組織，滿足人們對(duì)檔案信息的需求。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性

大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展促進(jìn)檔案管理模式和技術(shù)發(fā)展變化，且隨著人們對(duì)檔案管理需求發(fā)展變化，檔案管理手段不斷創(chuàng)新，檔案管理模式不斷豐富，因此有必要在檔案管理中引進(jìn)新技術(shù)、新模式，提升檔案管理的安全性和高效性。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性可從以下幾個(gè)角度展開(kāi)：

（一）社會(huì)發(fā)展的必然要求。社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在進(jìn)行多項(xiàng)重大決策過(guò)程中需要得到大量信息的支持，這就要求在決策前需要得到可靠的信息支持，這就要求在檔案管理中必須通過(guò)新技術(shù)來(lái)展開(kāi)，在新技術(shù)的支持下才能提高檔案信息的挖掘效率。當(dāng)前我國(guó)檔案管理信息化仍舊有待提升，在大數(shù)據(jù)時(shí)代有必要將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。

（二）檔案管理載體轉(zhuǎn)變的必然要求。檔案管理的本質(zhì)是信息的繼承與管理，在進(jìn)行信息繼承時(shí)需要通過(guò)可靠的信息載體進(jìn)行檔案信息的記錄和傳遞。從檔案管理歷史來(lái)看，傳統(tǒng)檔案信息記錄主要通過(guò)紙質(zhì)文件實(shí)現(xiàn)，并在之后轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n、音頻、視頻、圖片等多元形式。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，導(dǎo)致這些傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)均表現(xiàn)出弊端，因此需要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)采用新的檔案信息存儲(chǔ)及傳遞技術(shù)，例如網(wǎng)格存儲(chǔ)以及云存儲(chǔ)技術(shù)等。

（三）檔案管理功能轉(zhuǎn)變的必然要求。檔案管理的功能逐漸豐富化，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以從海量檔案信息中獲取有效信息，結(jié)合數(shù)據(jù)挖掘發(fā)現(xiàn)一些數(shù)據(jù)規(guī)律，結(jié)合現(xiàn)狀制定出科學(xué)的發(fā)展策略。由此可見(jiàn)，檔案管理功能已經(jīng)呈選出多元化發(fā)展趨勢(shì)，這種多元化發(fā)展離不開(kāi)大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持。

三、檔案管理引入大數(shù)據(jù)帶來(lái)的新挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)技術(shù)是科學(xué)技術(shù)和時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也是一種創(chuàng)新，因此必然會(huì)在傳統(tǒng)管理模式上出現(xiàn)一些挑戰(zhàn)。

（一）管理理念需要跟上時(shí)代步伐。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)生變化，這種變化是全方位的，涉及檔案管理的方方面面。因此檔案管理過(guò)程中必須改變傳統(tǒng)檔案管理思想，創(chuàng)新檔案管理思維方式，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，并在檔案管理中學(xué)會(huì)主動(dòng)改變，便于滿足未來(lái)檔案管理的需求。

（二）管理技術(shù)需要升級(jí)。傳統(tǒng)檔案管理需要工作人員的手工整理，工作強(qiáng)度較大，工作過(guò)程易出現(xiàn)操作失誤。并且在信息記錄上大多以紙質(zhì)檔案為主，當(dāng)前使用較多的就是通過(guò)計(jì)算機(jī)結(jié)合紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理呈現(xiàn)出智能化管理模式，需要通過(guò)云平臺(tái)構(gòu)建出云檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘。

（三）需要重構(gòu)管理環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)較為簡(jiǎn)單，總結(jié)包括檔案收集、整理、使用三個(gè)環(huán)節(jié)，并且傳統(tǒng)檔案信息傳遞方式主要通過(guò)部門檔案轉(zhuǎn)移來(lái)實(shí)現(xiàn)，并通過(guò)人工整理檔案方式提供被動(dòng)式服務(wù)。大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用需要通過(guò)無(wú)紙化方式實(shí)現(xiàn)信息傳遞，信息整理等操作均是通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助實(shí)現(xiàn)，在檔案管理過(guò)程中主要工作是進(jìn)行數(shù)字化信息的二次加工以及編排。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息管理包括數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)收集、數(shù)據(jù)分類歸檔、數(shù)據(jù)整理、云存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)價(jià)值分析，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效利用。

四、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）改變傳統(tǒng)檔案管理觀念。傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)均是在用戶需求基礎(chǔ)上提供給用戶需求的信息，因此檔案管理存在一定滯后性，并時(shí)常出現(xiàn)無(wú)法找到準(zhǔn)確檔案信息的情況。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案信息的多元化以及個(gè)性化需求不斷提升，因此在檔案信息管理過(guò)程中需要改變其傳統(tǒng)關(guān)聯(lián)，從供給導(dǎo)向型轉(zhuǎn)變到需求導(dǎo)向型，借助數(shù)據(jù)挖掘合理利用檔案資源，滿足用戶多種需求。

（二）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代信息存在格式、單位容量等不統(tǒng)一的問(wèn)題，在大數(shù)據(jù)技術(shù)下需要保證檔案信息的格式統(tǒng)一化處理，保證數(shù)據(jù)格式是系統(tǒng)可讀形式，避免出現(xiàn)系統(tǒng)冗余的情況。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理需要對(duì)檔案管理各種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，制定一致化的檔案管理規(guī)范，促進(jìn)檔案管理中各種業(yè)務(wù)有序展開(kāi)。

（三）構(gòu)建檔案管理專屬數(shù)據(jù)庫(kù)。大數(shù)據(jù)視角下的檔案管理需要盡可能多收集檔案數(shù)據(jù)，做到檔案信息全覆蓋，從而為決策提供全面的資料支持。基于此，首先需要對(duì)傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，將多種形式的數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式，并進(jìn)行分類處理。其次將檔案信息電子化處理，在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的約束下實(shí)現(xiàn)多種檔案信息的有效銜接，構(gòu)建出專屬檔案管理資源數(shù)據(jù)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文件的實(shí)時(shí)管理及查閱。

（四）注重團(tuán)隊(duì)管理及技術(shù)的提升。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)以及管理技術(shù)提出更高要求，管理人員需要熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，并具備數(shù)據(jù)收集、整理、分析、挖掘等基本技術(shù)。檔案管理團(tuán)隊(duì)需要實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的有效規(guī)劃和管理，并進(jìn)行實(shí)時(shí)維護(hù)。當(dāng)前我國(guó)在該方面人才較為欠缺，檔案管理部門需要與專門的計(jì)算機(jī)軟件企業(yè)進(jìn)行合作，在提升管理技術(shù)的同時(shí)進(jìn)行人才培訓(xùn)，提升檔案管理技術(shù)。

（五）擴(kuò)展檔案宣傳方式。大數(shù)據(jù)需要在互聯(lián)網(wǎng)的支持下發(fā)揮起作用，檔案宣傳可直接在檔案網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)，但該種方式效率較為低下，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)上仍舊存在較多其他媒介，其中尤其以新媒體軟件為主。這些新媒體用戶較多，通過(guò)新媒體作為宣傳媒介具有良好的宣傳效果。大數(shù)據(jù)背景下在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中需要通過(guò)這些新媒體媒介對(duì)檔案管理的宣傳渠道進(jìn)行有效擴(kuò)展，并挖掘出更多潛在的檔案用戶。

五、結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)作為一種先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理和分析工具，在信息爆炸時(shí)代具有重要作用。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可有效促進(jìn)檔案管理效率的提升，當(dāng)前我國(guó)檔案管理仍舊處于傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理過(guò)渡的階段，需要對(duì)大數(shù)據(jù)在檔案管理中應(yīng)用存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出針對(duì)性應(yīng)對(duì)策略，提升檔案管理效率，促進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的有效利用。