淺析數(shù)據(jù)管理與檔案信息服務(wù)創(chuàng)新

文/四川省巴中市機(jī)構(gòu)編制信息管理中心 鄒江偉

數(shù)據(jù)管理讓生活數(shù)據(jù)化，也是順應(yīng)當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代發(fā)展。數(shù)據(jù)管理讓原本依靠人們經(jīng)驗(yàn)和直覺作的決策，擁有了可尋找的蛛絲馬跡，數(shù)據(jù)管理讓一些原本虛無縹緲的事物量化，實(shí)實(shí)在在地展現(xiàn)在人們眼前，讓大家作的判斷更加精準(zhǔn)而有把握。檔案在我們生活和工作中占據(jù)著重要地位，它記錄著人的一生，記錄著國家的榮辱，記錄著歷史長河的發(fā)展。將數(shù)據(jù)管理運(yùn)用到檔案信息中，將會給我們帶來更多的驚喜。

一、數(shù)據(jù)化管理檔案信息的意義

（一）什么是數(shù)據(jù)管理。數(shù)據(jù)管理從我們?nèi)祟愓Q生就已經(jīng)出現(xiàn)，只是展現(xiàn)呈現(xiàn)的方式不一樣，從傳統(tǒng)的手寫記錄發(fā)展到現(xiàn)在利用計算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)收集、存儲、分析到最后的應(yīng)用。數(shù)據(jù)管理在我們生活中占據(jù)著重要地位，通過大數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分析，能夠讓大家了解到數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，從而制作出更加安全、可靠、完整的計劃，讓人們能夠減少一定的工作量。

（二）意義。檔案是任何一個企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，相關(guān)檔案數(shù)呈幾何方式增長，冗余的數(shù)據(jù)讓人們工作量增加。檔案信息數(shù)據(jù)化管理，首先能夠解決的問題就是減少數(shù)據(jù)冗余，提高工作效率。信息化管理檔案能夠讓文件在收集、傳播、存儲等方面更加快速和便利，改變傳統(tǒng)的管理方式，管理質(zhì)量得到提升。檔案信息數(shù)據(jù)化能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，讓各個公司能夠獲得更多相關(guān)信息和資源，通過其中的數(shù)據(jù)分析，及時調(diào)整管理方式和發(fā)展方向。

二、檔案信息數(shù)據(jù)構(gòu)建

（一）數(shù)據(jù)收集。想要收集數(shù)據(jù)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，不是一項(xiàng)簡單的任務(wù)，它需要大家從不同方面、不同渠道中收取并將它們進(jìn)行整理。最后，根據(jù)它的特性進(jìn)行分類、合并。通過這種方式收集到的數(shù)據(jù)非常雜亂，為了保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，就需要大家對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行“清洗”和梳理，最后得到來源廣泛且完整的檔案。

（二）數(shù)據(jù)存儲和分析。數(shù)據(jù)經(jīng)過不斷的收集和“清洗”，數(shù)量也就隨之不斷增長，逐漸形成自己獨(dú)有的結(jié)構(gòu)，最后根據(jù)這些數(shù)據(jù)的種類和特點(diǎn)采用相對應(yīng)的方式分別存儲。數(shù)據(jù)庫里收集到的文件之間擁有非常密切的聯(lián)系，它們彼此之間相輔相成。根據(jù)這些檔案信息之間的聯(lián)系，挖掘出其中隱藏的信息，將其關(guān)系網(wǎng)信息化，結(jié)構(gòu)簡單化，從而分析得到更多有效、準(zhǔn)確、完整的信息。

（三）數(shù)據(jù)應(yīng)用。完善檔案信息的數(shù)據(jù)庫能夠直接調(diào)取其中的信息，能夠從中尋找出在歷史長河中人們發(fā)展的趨勢，從而能夠及時調(diào)整前進(jìn)方向。各行各業(yè)的公司在不斷增多，各個公司的業(yè)務(wù)比較靈活和復(fù)雜，能夠涉及其他行業(yè)的許多東西，擁有這個大數(shù)據(jù)，大家就能夠嗅到新的發(fā)展趨勢，明確自己的重點(diǎn)，得到相對比較完整、全面的分析報告。

三、數(shù)據(jù)管理檔案信息存在的問題

（一）觀念轉(zhuǎn)變。計算機(jī)技術(shù)不斷提高，使用數(shù)據(jù)管理檔案信息，讓人們的工作效率得到提升，從而讓企業(yè)或者個人不斷向前發(fā)展。就用一個物流公司為例，想要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理檔案信息，首先就需要大家轉(zhuǎn)變觀念，要學(xué)會依托強(qiáng)大的計算機(jī)技術(shù)，能夠減輕工作量，提升工作效率。

（二）數(shù)據(jù)冗余處理。一個物流公司數(shù)據(jù)來源非常廣泛，涉及多個領(lǐng)域，使其數(shù)量非常龐大，需要大家將這些圖片、文字、語音等各種格式的文件進(jìn)行不斷篩選、清除。在剛剛開始整個過程任務(wù)非常繁重，處理信息需要及時，并且要學(xué)會總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在發(fā)展中將一些不必要的流程進(jìn)行刪減和更改一些不合理的地方。若是這些處理不當(dāng)，就會使物流信息無法及時更新或者收發(fā)貨錯亂，從而導(dǎo)致整個市場的混亂。

（三）安全性。雖然當(dāng)前法制在不斷完善，但是，與數(shù)據(jù)化管理案信息相關(guān)的部分體制還需要完善，安全不能得到百分之百的保障。數(shù)據(jù)管理和檔案信息在構(gòu)建中，就需要相關(guān)部門將其責(zé)任化，健全管理制度，約束人們的行為，從而保證網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的安全。

四、總結(jié)

不管社會怎樣變化，檔案信息對于人類只會越來越重要，它反映出多種問題，讓人們能夠從中尋找到更多適合自己的學(xué)習(xí)資料和經(jīng)驗(yàn)。數(shù)據(jù)管理和檔案信息之間有著密不可分的聯(lián)系，讓我們能夠減少更多繁重的資料整理工作，讓我們在提取信息的過程更加簡潔、快速，讓我們信息交流更加流暢，讓社會發(fā)展更加迅速。