文檔一體化文書檔案信息化管理措施解析

文/西安美術(shù)學院 王芳

一、文檔一體化管理的意義

文件管理與檔案管理有著密切的關系，它們屬于同一個系統(tǒng)工程。文件管理是檔案管理工作的前提，而檔案管理工作則是文件管理工作的最終目的，文件管理工作將直接影響檔案管理工作。檔案管理人員與文件管理人員相互配合，由檔案管理人員監(jiān)管并指導歸檔工作，可以確保文件管理與檔案管理工作的質(zhì)量。文檔一體化管理就是根據(jù)文件的生命周期等理論，使用計算機與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，統(tǒng)一規(guī)劃文件與檔案的管理工作，提高管理工作的規(guī)范性，進而充分發(fā)揮文書檔案管理工作的作用，最終提高管理工作的效率。

二、文檔一體化文書檔案信息化管理措施

（一）提高管理人員的責任心與管理觀念。管理人員對于文檔的重視程度將直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。在傳統(tǒng)管理工作中，文書與檔案管理工作是相分離的。不論是前端的管理，還是后端的管理，都是責任的延續(xù)。當前，很多單位并不是很重視檔案管理工作，沒有充分了解信息時代的特征與變化，也不了解文檔一體化的管理工作。而一些專家學者，對于文檔一體化也有著不同的觀念，這就影響了文檔一體化的發(fā)展。除了上述因素以外，領導是否重視也影響著文檔一體化的發(fā)展。在單位中，文件與檔案管理工作是由辦公室來負責的，但是由業(yè)務方面來看，這兩者存在著一定的區(qū)別。文秘是辦公室的工作，但是檔案管理是由上級檔案部門指導工作的，在一些情況下可能會出現(xiàn)一些矛盾，缺少一體化的意識。因此，在實施文檔一體化管理之前，應該培養(yǎng)工作人員的合作意識。第一，要加深各自之間的了解，增加兩者之間的業(yè)務來往。兩方面的工作人員應該重視對方的需求，只有了解對方的工作，才可以認識到文件與檔案在物理形態(tài)方面是一致的，同時還都存在著繼承性，給文檔一體化工作奠定了基礎。第二，要提高管理人員的職業(yè)素質(zhì)。要定期對員工進行培訓，擴展兩個部門工作人員的責任范圍，提高員工的責任感、專業(yè)能力與素質(zhì)，為文檔一體化工作的實施奠定基礎。第三，由部門領導組織討論。在實施文檔一體化管理之前不僅要征詢檔案管理專家的意見，還應該結(jié)合單位的實際情況，討論是否可以施行文檔一體化管理工作，在討論中培養(yǎng)員工的觀念。

（二）組織建設及質(zhì)量管理。組織建設就是要加強設計與統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，經(jīng)過統(tǒng)一的管理、規(guī)劃，從而有效地促進文檔一體化的發(fā)展。兩個理論是由整體性與連續(xù)性這兩個方面提出的，證實了文檔一體化是合理的，組織建設是實現(xiàn)整體性與連續(xù)性的重要基礎。由部門領導與工作人員共同努力，掌控文檔管理工作的全局，從而確保文檔一體化管理可以順利進行。組織建設就是要集中所有人的力量，充分發(fā)揮其優(yōu)點，有效地規(guī)避傳統(tǒng)管理工作中的不足之處。另外，還應該集中技術(shù)優(yōu)點，建設數(shù)字檔案館與電子文件管理中心。電子文件中心是文檔一體化的重要環(huán)節(jié)，而數(shù)字檔案館則是給電子文件中心提供了技術(shù)方面的支持。電子文件中心不僅可以確保文件的效力，確保文件的安全，還對文檔一體化工作進行了質(zhì)量管理。文件中心在文件運行的時候，應該保證文件的安全，從而方便工作人員管理檔案，提高檔案管理質(zhì)量。

（三）制定標準及功能設計。文檔一體化在實際工作中應該確保其是規(guī)范與標準的，因此要制定相關的法律規(guī)定。我國已經(jīng)頒布了《中華人民共和國檔案法》，且法律規(guī)定也越來越完善。為了促進文檔一體化管理工作的發(fā)展，就應該建立完善的制度與標準。此外，還應該制定工作人員與技術(shù)的標準，在人員方面，要規(guī)定工作人員的責任與工作范圍。要明確地規(guī)定工作人員的業(yè)務，尤其是需要合作的內(nèi)容，應該積極地進行配合。要制定相關的法律規(guī)定，從而將責任落實到每一個工作人員身上。在技術(shù)方面，應該確定系統(tǒng)應該具有的工作。要研發(fā)具有兼容性的系統(tǒng)，提高利用率與文件的使用范圍，系統(tǒng)功能的設計是制定標準的重要因素。制定的技術(shù)標準不僅需要滿足文檔一體化設計的需要，需要包含信息存儲技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等，還應該確保系統(tǒng)的安全性、智能性。

（四）適用范圍與系統(tǒng)的更換。文檔管理系統(tǒng)的應用越來越廣泛，其文件管理與制作是遠遠高于傳統(tǒng)管理工作的。即使是在“雙套制”管理工作中，電子文件也有著高于紙質(zhì)文件的優(yōu)點。但是系統(tǒng)存在著一個嚴重的問題就是兼容性的問題，其不僅指的是不同文件格式之間的兼容性，還在于不同的子系統(tǒng)之間的兼容性。不論是在處理文件的時候，還是管理檔案的時候，系統(tǒng)都應該具備傳輸、存儲、檢索等的功能。不兼容不僅會影響文檔一體化的發(fā)展，還存在著功能重復方面的問題。為了方便傳輸公文與存儲檔案，就應該采用并聯(lián)、串聯(lián)等方法，增加文檔管理系統(tǒng)的適用范圍。

三、結(jié)語

綜上所述，文檔一體化是科技發(fā)展的必然產(chǎn)物。文檔一體化不僅彌補了傳統(tǒng)管理工作中的不足之處，還有效地提高了文檔管理工作的速度與準確性，從而提高文檔管理工作的質(zhì)量。我們應該深入研究文檔一體化，推廣文檔一體化管理系統(tǒng)的使用，在整個文檔生命周期中管理文檔，確保電子檔案是真實的、有效的。