“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”理論在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究

文/福建省三明市明溪縣商務(wù)局 葉瓊花

企業(yè)檔案是發(fā)展過程中不斷積累起來的精神財富，也是企業(yè)應(yīng)該著重的企業(yè)文化工程。但傳統(tǒng)企業(yè)紙質(zhì)檔案具有占用空間大、管理繁瑣易丟失損壞的特點，“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”指的是將紙質(zhì)檔案電子化，這樣做極大地簡化了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的儲存和管理工作，并且可以極大地方便企業(yè)資料的查詢。在新一輪的世界科技革命的新形勢下，加快企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是每個檔案大型企業(yè)所要面臨的主要任務(wù)和巨大挑戰(zhàn)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”全新模式及其提出

企業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”模式是以互聯(lián)網(wǎng)硬件技術(shù)和軟件技術(shù)為基礎(chǔ)，存儲包括企業(yè)員工、企業(yè)重大事件以及企業(yè)發(fā)展歷程等方面信息的全新模式。這樣做將文檔、圖片、影音等形式的檔案電子化，存儲于網(wǎng)絡(luò)中既減少了檔案管理的成本，也避免了檔案資料的遺失。同時企業(yè)可以將紙質(zhì)檔案管理與“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”結(jié)合相輔相成，更有利于企業(yè)今后檔案融合工作和檔案館建設(shè)工作的進(jìn)行。

李克強總理于2015年提出了“互聯(lián)網(wǎng)＋”戰(zhàn)略計劃，這一戰(zhàn)略計劃的提出促使傳統(tǒng)行業(yè)向著互聯(lián)網(wǎng)方向發(fā)展。隨后我國相關(guān)學(xué)者也緊接著發(fā)表了相關(guān)著作，表明了紙質(zhì)檔案電子化的新趨勢，同時對企業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”管理提出了許多指導(dǎo)性的寶貴意見。

二、企業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”實踐運行中存在的問題

在互聯(lián)網(wǎng)時代信息傳播更新迅速，因此我們經(jīng)常不能辨別網(wǎng)絡(luò)信息的真?zhèn)?。而檔案管理工作注重的就是真實可靠。在企業(yè)的檔案管理工作中，常常會出現(xiàn)由于檔案信息更新和補充的不及時，而造成檔案中有許多錯誤的地方。如果在“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”管理的新模式下，企業(yè)長期缺乏對檔案信息的定期核查，就會導(dǎo)致檔案信息缺乏真實性，這有悖于檔案工作的真實可靠性。在企業(yè)檔案建設(shè)中，隨著企業(yè)檔案信息的長期積累，將會逐漸成為企業(yè)發(fā)展的重要財富。但由于檔案上傳后缺乏自動化的整合，再加上各部門都有著各自的檔案，這使得檔案的匯總和分類更加困難，并且企業(yè)后續(xù)的檔案查詢也將會十分困難。另外企業(yè)在“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”管理中缺乏文化的內(nèi)部傳承，管理中缺乏延續(xù)性，檔案信息堆積過多沒有明確的分類。這將是“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”管理工作的所要面臨的巨大問題。

三、加快“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”管理在企業(yè)中的應(yīng)用

（一）根據(jù)各部門上傳的信息，及時更新補全檔案數(shù)據(jù)庫。企業(yè)檔案包括了企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)、科研、經(jīng)營時積累起來的所有檔案信息的總和。這些檔案聚集起來就成了記錄整個企業(yè)發(fā)展歷程的重要數(shù)據(jù)，也是企業(yè)文化的重要積累。企業(yè)要想檔案真正地發(fā)揮作用，確保檔案的準(zhǔn)確性和真實性是很有必要的。在進(jìn)行“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”實踐管理工作的過程中，加快實現(xiàn)檔案資料電子化的同時，一定要做好檔案信息的核實工作，堅持每周核實一次檔案信息，對近期的檔案資料及時補全和分類，確保檔案的延續(xù)性。當(dāng)部門檔案被修改后，應(yīng)及時更改并告知其他部門。在“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”建設(shè)的大背景下，管理好企業(yè)各部門的檔案其實就能實現(xiàn)企業(yè)各部門進(jìn)行良好管理。管理好各部門的檔案，企業(yè)的管理也就得到了保證。豐富企業(yè)的檔案在某種程度上為了豐富企業(yè)的精神文化，在進(jìn)行“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”的建設(shè)過程中，為了豐富企業(yè)的精神文化，一定要注重員工為企業(yè)所作出的貢獻(xiàn)，記錄每個員工為企業(yè)做出的每一件小事，這些小事匯集起來既可以鼓勵老員工更加努力，又可以為新的員工樹立好的榜樣，讓他們有足夠的熱情投入到工作中去。

（二）統(tǒng)一檔案規(guī)格，實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”的自動化和信息化。“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”管理對自動化和信息化有著很高的要求，紙質(zhì)檔案的電子化和數(shù)字化將有利于檔案管理人員多方面、多角度地管理審查檔案，并將實現(xiàn)檔案管理和審查的自動化。為了早日實現(xiàn)電子檔案上傳、存儲、檢索等信息服務(wù)的一體化，需要每個檔案管理工作者對每份檔案提出細(xì)致規(guī)范的要求。例如，在總結(jié)員工信息檔案時，就要對員工信息的具體要求作出規(guī)定，讓所有員工上交的電子檔案統(tǒng)一且規(guī)范。為了提高檔案工作者的管理水平和整理能力，企業(yè)應(yīng)該加強對檔案工作者的教育和培訓(xùn)工作，畢竟檔案的管理關(guān)系著企業(yè)的精神文化建設(shè)。

四、結(jié)束語

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)逐漸與傳統(tǒng)行業(yè)結(jié)合起來，因此給傳統(tǒng)行業(yè)帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。為了順應(yīng)這一新趨勢，加快企業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”工作的進(jìn)行是很有必要的。檔案記錄了一個企業(yè)從產(chǎn)生到走向輝煌的整個過程，是一個企業(yè)在長期的發(fā)展過程中集聚的精神文化。是促進(jìn)一個企業(yè)繼續(xù)發(fā)展的精神動力，加快企業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”建設(shè)就是加快企業(yè)的精神文化建設(shè)。作為檔案管理工作者，一定要注意到檔案工作的長期性、延續(xù)性和真實性，及時做好檔案的修改和核實工作，實現(xiàn)檔案的上傳、存儲、查看一體化。