信息時代企業(yè)電子文件管理思考

文/中國航發(fā)南方工業(yè)有限公司 徐青平

隨著信息時代的到來，信息系統(tǒng)的應(yīng)用和推廣，電子文件的急劇增加給檔案工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，電子信息的泛濫和人們所需信息的匱乏成為日益明顯的矛盾，檔案工作人員也要從以前的檔案管理意識中解放出來，改變觀念，開拓思路，尋求如何更好地把檔案工作發(fā)揚光大。

一、電子文件與電子檔案的概念

電子文件：國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。電子文件具有不穩(wěn)定性等特性。

電子檔案：具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

從電子文件和電子檔案的定義可以看出，電子檔案也是電子文件，是具有特定特征和功能的電子文件。

二、企業(yè)電子文件的來源

企業(yè)電子文件由兩部分組成：一是業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，使業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的原始電子文件劇增。二是企業(yè)根據(jù)需要，對原本已形成的紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案通過進(jìn)行掃描、拍照等數(shù)字化手段形成的電子文件。這部分主要是由檔案部門牽頭組織，要求文件歸檔部門在歸檔的時候進(jìn)行電子化，同時，組織人員對已經(jīng)歸檔的館藏檔案進(jìn)行電子化。

三、電子文件給檔案工作帶來的問題

電子文件的急劇增加，用戶對文件、檔案需求的急迫性、完整性增加，如何能給用戶提供快捷、準(zhǔn)確的文件？

企業(yè)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需求，引進(jìn)了不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)由于作用和管理對象的不一致，產(chǎn)生的文件格式各不相同，而且相互之間不兼容，如，PDM系統(tǒng)中產(chǎn)生的大量三維數(shù)據(jù)，檔案管理系統(tǒng)不能打開，就失去了歸檔審核和后期提供利用的功能，對于企業(yè)來講，文件無法在檔案系統(tǒng)中查看，或者采取中性格式勉強(qiáng)打開文件，但也看不清楚數(shù)據(jù)、尺寸，或者無法保證看到的數(shù)據(jù)就是正確的，那就無法直接指導(dǎo)生產(chǎn)，如果還是硬要歸檔電子文件到檔案系統(tǒng)，也只是相當(dāng)于備份，而且不能保證完全正確的備份，那么這項工作就是多此一舉，因為基本上每個公司的每個PDM系統(tǒng)都做足了備份，為了以防萬一，基本都有兩處備份和異地備份，所以，如果歸檔只是做備份用，不能指導(dǎo)生產(chǎn)的話，這對檔案工作者來說也是一種不尊重，對企業(yè)來講是一種浪費，就算是現(xiàn)在做了，早晚也是被淘汰的，因為沒有必要的工作是不會長久存在的。

四、企業(yè)電子文件管理的建議

（一）緊跟時代，創(chuàng)新思維。從以前的思維中解脫出來，以前檔案的概念是人們在經(jīng)營生產(chǎn)等各種社會活動中形成的具有保存價值的并且已經(jīng)歸檔的文件材料才叫檔案，而現(xiàn)如今大家都在使用電腦使用系統(tǒng)，形成的文件都是電子文件，什么樣的文件才是具有保存價值的文件，如何才算是歸檔的文件這就成了我們檔案工作人員需要重點解決的問題，現(xiàn)在檔案的關(guān)注點就是電子文件價值的甄別以及電子文件的歸檔方式和范圍。

（二）拓寬檔案管理系統(tǒng)的含義。放棄將產(chǎn)品數(shù)據(jù)歸檔至檔案系統(tǒng)的觀念。直接參與到PDM系統(tǒng)中，在PDM系統(tǒng)中開辟產(chǎn)品數(shù)據(jù)歸檔和管理功能，檔案工作并不是只有在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理的數(shù)據(jù)才叫檔案數(shù)據(jù)，才叫檔案管理工作，只要是管理有保存價值的可以指導(dǎo)生產(chǎn)的數(shù)據(jù)的工作都可以叫作檔案工作。

（三）加強(qiáng)電子文件的鑒定研究。信息時代在給檔案工作帶來挑戰(zhàn)的同時也帶來了機(jī)遇。檔案是有保存價值的、不能更改的、具有追溯性的，在電子文件滿天飛的時代，人們要從大量的電子數(shù)據(jù)中找到自己需要的、真實的數(shù)據(jù)是一件很困難的事情，而作為檔案管理者，我們可以利用這個契機(jī)，致力于電子文件真實性、完整性、有效性、安全性及可讀性的鑒定檢測和保管利用，快速便捷地為用戶提供真實、完整、可靠的電子文件。

（四）加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)。檔案管理學(xué)是一門管理學(xué)為主，牽扯若干學(xué)科的交叉性、綜合性學(xué)科，需要知識面廣博，專業(yè)基礎(chǔ)理論深厚的復(fù)合型專業(yè)人才，而目前企業(yè)檔案管理人員配置不合理，專業(yè)人才缺乏，再加上企業(yè)對檔案工作的不重視，沒有晉升空間，人才流失嚴(yán)重，造成大部分留在檔案部門的人都是從各崗位轉(zhuǎn)過來的中年人，能力的提升不能適應(yīng)時代的發(fā)展和實際工作的要求，工作中敷衍應(yīng)付心理嚴(yán)重，更別談解決“知識陳舊”“技術(shù)滯后”等專業(yè)問題。應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)，提高工資待遇，拓寬晉升空間，吸引和增加專業(yè)人才和復(fù)合型人才。

五、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)只有適應(yīng)形勢，優(yōu)化檔案工作人員配置，檔案工作者更新觀念，加強(qiáng)檔案管理、信息化軟件等專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，致力于電子文件的管理研究，為企業(yè)分憂，為職工服務(wù)，檔案工作者就可以成為信息時代的弄潮兒，抓住機(jī)遇，克服困難，迎接挑戰(zhàn)，將信息時代的檔案工作不斷推向前進(jìn)。