辦公室檔案管理工作淺析

文/山東省菏澤市人力資源和社會保障局 劉冬華

檔案是人類歷史發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價值的、系統(tǒng)的歷史文件，它具有歷史的和現(xiàn)實的重要意義。辦公室檔案管理工作包含著多方面的內(nèi)容，其中既有檔案的形成、整理和收集，又包含使用便捷、價值得到更好發(fā)揮的內(nèi)容。隨著時代的發(fā)展和進步，辦公室檔案管理工作也迎來一個全新的時代。過去傳統(tǒng)的管理方法，已不能適應時代的需要。采用先進的管理理念和科學的管理方法，使辦公室檔案管理工作適應時代的需要，滿足人們對檔案資源的需求，使之更好地為領導決策、為人們?nèi)粘９ぷ魈峁﹨⒖己徒梃b，是做好檔案管理工作的最終目的。 為此，檔案管理工作人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢？筆者作為辦公室的一名文秘工作人員，在實踐中，通過不斷總結，尋找其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的見解，愿與大家共同分享。

一、辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）公文形成不規(guī)范，檔案管理人員不專業(yè)。單位公文在形成過程中，由于擬定來源不一（有職能科室擬定，有相關領導擬定，有相關秘書擬定）。會產(chǎn)生這樣那樣的問題，如文種使用不當，請示、報告不分；附件標識混亂，行文程序混亂；公文印制不規(guī)范，用紙有大有小，給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便；公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。檔案管理組織和管理機制不健全，無專人負責。辦公室檔案管理工作由其他部門和人員兼管，檔案管理工作沒有實施崗位責任制，管理制度不健全。一旦出現(xiàn)問題，易出現(xiàn)推脫責任、相互扯皮等現(xiàn)象。

（二）風險意識不強，防范措施不力。當今時代，是科技飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)無處不在，大數(shù)據(jù)、新知識大爆炸的時代。辦公室檔案管理工作在利用這些新科技給工作帶來極大便利的同時，也迎來了安全風險成倍增加的現(xiàn)實。但目前很多辦公室檔案管理工作人員專業(yè)知識不足，安全意識不強，風險防范措施不力。如數(shù)據(jù)庫建設不規(guī)范，登錄密碼設置過于簡單，新錄入資料備份不及時，電腦硬件質量不過關，造成信息泄露，資料遺失的事件時有發(fā)生。

（三）檔案管理工作的基礎設施不到位。檔案管理工作是一種系統(tǒng)性的、規(guī)模較大且耗時較長的工作，需要一定的人、財、物的投入和建設，其投入后的獲益不是馬上能夠顯現(xiàn)的。良好的檔案管理所呈現(xiàn)的單位工作效益提升的局面，是需要時間來驗證的。但某些領導往往認識不到這一點（這需要檔案管理人員進行領導層的開發(fā)），在相關的投入和建設上不到位。如紙質資料庫房空間、溫度、濕度不符合相關要求；電子檔案硬件質量不過關，防塵措施不到位，具體操作人員專業(yè)知識不熟練，頻繁更換崗位等。這些都是基礎設施建設不到位、不完善的具體體現(xiàn)。

二、整改措施

（一）加大檔案管理工作方面的投入。根據(jù)目前辦公室檔案管理建設的要求，首先，要加大對該項工作相關方面的人才、物資的投入。不斷完善和優(yōu)化各種設備，為辦公室檔案管理工作提供堅實的人才和物質保障。其次，加強辦公室檔案管理軟件方面的建設。將數(shù)字化、專業(yè)化檔案管理作為辦公現(xiàn)代化的重要內(nèi)容來抓。加大對人才引進工作的力度，配備一批具有相關知識，熱愛檔案管理工作的專業(yè)人才。在單位形成良好的管好用好檔案的工作氛圍。

（二）規(guī)范公文處理，把好公文形成關。公文是檔案的前身，當其處在傳遞、運轉、承辦和執(zhí)行過程中，具有現(xiàn)行效用，不能稱其為檔案。檔案一般是指完成了上述程序，留存、歸檔、備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的初始階段，要格外重視。規(guī)范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的重要環(huán)節(jié)。不同單位的公文擬制部門不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關職能部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件質量也就大不一樣。因此，一名專門負責公文擬制的人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關規(guī)定，全面審核，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵字、詞、句等要嚴格把關，發(fā)現(xiàn)問題應盡快與提供初稿的職能部門進行協(xié)商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，以保證公文的質量及后續(xù)形成檔案的質量。

（三）做好公文的評估分類。公文形成后，經(jīng)過一段時間的執(zhí)行處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估。根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理，去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處）；將涉及對全局指導性的規(guī)章、規(guī)則、指示、指令及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，納入存檔范圍，以備以后隨時查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，使所保存的檔案既具保存價值又不把瑣碎無用的材料混入保存內(nèi)容，徒增保存成本。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：1.對檔案工作要有正確的認識和敏銳的鑒別能力。要熟練掌握從公文到檔案的轉化技巧，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作的交融，要加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質量。減少檔案部門和公文形成部門繁瑣的移交手續(xù)，避免重復立卷，使工作流程更加科學化、合理化。2.要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時化、平常化。因此，務必要按照《檔案管理辦法》的要求，規(guī)范地、科學地、負責任地處理好每一份文件，對每一份文件作出科學的評估，恰如其分地將其納入歸檔和保存的范圍。3.要不斷提高自己的專業(yè)素質和綜合修養(yǎng)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養(yǎng)，常備一些專業(yè)書籍，以便需要時查閱。真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平和實際操作能力。在平時工作中，很多檔案工作人員兼任秘書工作，這對檔案的形成、保管是個有利條件，要充分利用。由于我局成立較早，在整理檔案過程中，已經(jīng)形成了一套較科學的歸檔方法，具有一定的規(guī)律性，文秘人員不應該隨意更改。但也要結合本單位的具體發(fā)展實際，依照檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)范和要求，進行科學的創(chuàng)新，不斷提高本單位的檔案管理水平，盡量做到查找簡便、快捷、安全。

（四）做好電子檔案的管理工作。目前，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等新技術的影響下，辦公室檔案管理已經(jīng)逐漸脫離了傳統(tǒng)的紙質管理方式，電子管理成了辦公室檔案管理的重要方式，是辦公室檔案管理方面的一項革命性變革。但與此同時，又面臨著信息安全等方面的問題。如何驅弊就利，揚長避短，既發(fā)揮電子檔案管理的高效、便捷、易于查找，又防范風險使之穩(wěn)妥可靠呢？筆者認為應從以下幾方面著手：1.電子檔案收集方面。檔案收集、錄入是項細致、專業(yè)的工作，要從檔案的內(nèi)容、屬性多方面進行分析。內(nèi)容方面：根據(jù)內(nèi)容的重要性來對它們進行保存時間的界定。做好種類、屬性、總目錄和子目錄的劃分。電子檔案信息存在易丟失的弊端，操作者要熟練掌握相關軟件的使用方法、計算機硬件的特性。對保存內(nèi)容及時備份，對特別重要的保存內(nèi)容要多機或多硬盤保存（并同時保存原始紙質文本），避免在保存操作過程中因機器硬件故障，或誤操作遺失保存內(nèi)容，造成不可挽回的損失。2.電子檔案整理和歸納方面。目前檔案的整理與歸納大部分都使用計算機操作，檔案的整理與歸納主要以電子文檔的方式保存。檔案管理的工作人員要有熟練的相關軟件操作技巧，基本的電腦硬件知識，豐富的互聯(lián)網(wǎng)安全知識，確保電子檔案的安全，在聯(lián)網(wǎng)操作時尤其要嚴防黑客、病毒入侵和信息泄露。3.加強電子檔案的保密工作。除了確保系統(tǒng)標準化之外，還要加強電子檔案管理的保密工作。檔案保密是檔案管理的重中之重，要格外重視。信息技術的發(fā)展給人們帶來極大便利的同時，也給信息的泄密增大了可能。檔案保管操作人員要增強保密意識，嚴防信息泄露，進入有關資料數(shù)據(jù)庫的密碼設置要足夠復雜，要指定專人小范圍內(nèi)掌握，并安裝正版殺毒軟件。不在非工作用機上登錄，在滿足工作便利的前提下，盡可能不與外網(wǎng)鏈接，確保檔案的安全萬無一失。