大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案管理初探

文/中國(guó)石油管道局工程有限公司天津設(shè)計(jì)院 杜惠芳

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理的機(jī)遇

大數(shù)據(jù)，就是“海量資料”“巨量資料”，是數(shù)據(jù)規(guī)模的爆炸式增長(zhǎng)和數(shù)據(jù)模式的高度復(fù)雜化所而引發(fā)的一種現(xiàn)象。大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)資料急劇增加已成必然，為企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。

（一）檔案數(shù)字化管理得以實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式的檔案收集、整理、鑒定，對(duì)于紙質(zhì)檔案多以手工逐頁(yè)翻檢、注冊(cè)裝訂整編完成檔案整理。大數(shù)據(jù)時(shí)代，面對(duì)海量的、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的大數(shù)據(jù)檔案資源，僅靠檔案管理人員人工操作模式，顯然不能適應(yīng)。在檔案信息資源收集、分類(lèi)整編、鑒定、保存、管理以及檔案資源的開(kāi)發(fā)利用和服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案數(shù)據(jù)處理分析效率，降低數(shù)據(jù)處理成本。

（二）企業(yè)檔案集約化管理。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)尤其是集團(tuán)企業(yè)，按照統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，使檔案收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)匯總都在系統(tǒng)內(nèi)完成。按照企業(yè)檔案形成的規(guī)律，實(shí)現(xiàn)檔案全過(guò)程統(tǒng)一規(guī)范管理、檔案資源深度開(kāi)發(fā)、檔案資源遠(yuǎn)程共享等。

（三）檔案信息資源的深度開(kāi)發(fā)和資源共享。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息技術(shù)的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)包括許多數(shù)字資源庫(kù)，館藏檔案信息數(shù)字化，檔案信息組織標(biāo)準(zhǔn)化，檔案信息存儲(chǔ)海量化，檔案管理自動(dòng)化，檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。使得信息存儲(chǔ)和獲得檔案信息不受空間、時(shí)間的限制，直接面對(duì)信息源，直接檢索信息，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，最大限度地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理面臨的問(wèn)題

（一）明確的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，在企業(yè)規(guī)劃中，要充分考慮到大數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)發(fā)展所帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。由于企業(yè)傳統(tǒng)檔案保存的歷史檔案信息量十分巨大，不同檔案信息利用價(jià)值不同，如果沒(méi)有明確的目標(biāo)，將館藏檔案全部信息化不切實(shí)際。企業(yè)檔案管理規(guī)劃，尤其是歷史檔案遷移中，首先要根據(jù)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的功能、類(lèi)型、服務(wù)對(duì)象，服務(wù)特色等各種目標(biāo)因素，確定應(yīng)用大數(shù)據(jù)的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)之后，有選擇地將價(jià)值較高的、有特色的、利用率高的、需求大的檔案優(yōu)先數(shù)字化。

（二）檔案安全問(wèn)題。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用涉及檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改、隱私權(quán)的侵犯等。大數(shù)據(jù)給企業(yè)核心信息的保存和防止破壞、丟失、盜取帶來(lái)了技術(shù)上的難題。大數(shù)據(jù)時(shí)代信息傳播的速度極快，微博等移動(dòng)媒體在任何時(shí)間都能夠?qū)⑦@些信息發(fā)布到世界各個(gè)角落，短時(shí)間內(nèi)就能給企業(yè)造成巨大影響。因此，如何通過(guò)正當(dāng)?shù)?、合法的手段積極保護(hù)企業(yè)的核心信息，將成為大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理面臨的新問(wèn)題。

三、企業(yè)檔案管理應(yīng)采取的措施

（一）加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，提高檔案人員的素質(zhì)。企業(yè)檔案管理大數(shù)據(jù)技術(shù)的實(shí)施，需對(duì)檔案管理人員在目前傳統(tǒng)檔案管理專(zhuān)業(yè)技能的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)處理判斷、創(chuàng)新思維、新的檔案保護(hù)的政策法規(guī)與制度以及不同學(xué)科知識(shí)的相互融合與滲透等綜合能力的培訓(xùn)。學(xué)會(huì)分析并懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，提高綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)。使之掌握與數(shù)字化信息資源開(kāi)發(fā)利用相關(guān)的理論、技術(shù)。

（二）建立基于網(wǎng)絡(luò)的檔案管理信息系統(tǒng)。有了基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)方便的檔案信息處理及數(shù)據(jù)庫(kù)補(bǔ)充，而與之相配套的基于網(wǎng)絡(luò)的檔案管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上發(fā)布，開(kāi)展咨詢(xún)服務(wù)，提供利用服務(wù)等，使檔案信息資源更好地為企業(yè)服務(wù)就成為必需。例如，專(zhuān)門(mén)為檔案管理設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的“中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)”。中石油檔案管理系統(tǒng)在集團(tuán)公司內(nèi)各單位檔案管理中已全面推廣應(yīng)用，為集團(tuán)公司檔案信息系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性和檔案提供利用更方便等提供了技術(shù)保障。

（三）制定新的檔案管理制度。根據(jù)企業(yè)自身的檔案管理系統(tǒng)，按照《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案著錄規(guī)則》等檔案相關(guān)國(guó)家政策、法規(guī)的要求，制定符合企業(yè)實(shí)際的檔案管理制度規(guī)范。例如，中石油集團(tuán)公司把握檔案服務(wù)企業(yè)的宗旨，為實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司檔案集約化、專(zhuān)業(yè)化、一體化管理，制定了新版的《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊(cè)》。對(duì)集團(tuán)公司檔案工作、檔案業(yè)務(wù)和檔案信息化分別作出了規(guī)定。形成了檔案工作的綱領(lǐng)性文件，規(guī)范了企業(yè)及檔案管理者應(yīng)遵循的檔案工作準(zhǔn)則和基本原則。

（四）加強(qiáng)檔案保護(hù)。企業(yè)檔案包含了企業(yè)科研、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及行政管理等全面的信息內(nèi)容，既涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)又涉及企業(yè)專(zhuān)有技術(shù)或商業(yè)秘密，大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理要盡快適應(yīng)新形勢(shì)，除制定相適應(yīng)的檔案保護(hù)政策、法規(guī)與制度外，企業(yè)檔案管理還要采取設(shè)備故障安全防范、數(shù)據(jù)異地備份、檔案信息加密、檔案訪問(wèn)控制、防病毒等措施，避免檔案管理給企業(yè)造成不必要的損失。

四、結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化的全面推進(jìn)，為企業(yè)檔案管理帶來(lái)了新的機(jī)遇，提出了新的要求。企業(yè)檔案管理依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式和管理機(jī)制，在做好紙質(zhì)等實(shí)體檔案管理的同時(shí)采取措施建設(shè)專(zhuān)業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案數(shù)據(jù)處理效率，是大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然要求。