高速公路檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化解析

文/山西交通控股集團(tuán)有限公司長治高速公路分公司 姬婕

高速公路檔案管理工作范圍極廣，有合理資料、工程成本計算、施工中遇到問題的解決對策等等。借用先進(jìn)技術(shù)，完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，可以助力高速公路檔案管理。

一、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要性

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化能將各地不同的施工檔案都根據(jù)一定的要求整理，讓檔案更加統(tǒng)一，方便日后的查閱、整理、閱讀。采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理對檔案形成的每一個過程，如收集、歸納、保管等都有依可尋，讓檔案管理工作更規(guī)范。在標(biāo)準(zhǔn)化要求下，需要在工程開展前專門成立檔案小組，由小組人員跟進(jìn)施工的進(jìn)度，配備專業(yè)檔案編寫人員，不斷對施工中所形成的各種檔案進(jìn)行歸類、收集、整理。由于工作人員眾多，檔案的整理工作不能隨意而行，故需要有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)作為規(guī)范，每個參與檔案管理工作的人員要以標(biāo)準(zhǔn)作為工作準(zhǔn)則，整理出合格的檔案，方便日后管理工作的開展。

二、工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理對策

（一）收集工作。高速公路工程檔案是工程項目管理的一項重要構(gòu)成，以仁新高速為例，在高速公路施工過程中要重視工程檔案的管理，而作為工程的建設(shè)者要從本質(zhì)上把握好工作的進(jìn)度，對基礎(chǔ)檔案進(jìn)行整理、收集。由于這些檔案是由多個部門整合而來，再加上本身工程復(fù)雜，投資渠道多元化，眾多單位一起參與其中，因此施工檔案的數(shù)量非常龐大，并帶有極強(qiáng)的專業(yè)性。有時候我們會見到工程已完成，甚至完工了1—2年，但資料仍是不全面的，如果未能有相關(guān)人員對檔案進(jìn)行保管，在工作完成后工程文件也會大量丟失。這為后續(xù)工作帶來很多不必要的麻煩，對于工程日后的維護(hù)、管理等也帶來了困難。對于檔案工作管理而言，其中最難也是最復(fù)雜的一項就是對檔案的收集、整理。對于高速公路檔案管理工作者而言，不同單位其檔案收集范圍也各有不同，在工程項目準(zhǔn)備、交接、竣工、驗收的階段中，所形成的管理性文件材料要由管理處的部門進(jìn)行收集。而工程勘察設(shè)計、監(jiān)理文件則分別由相關(guān)單位收集，勘察的由勘察設(shè)計單位處理，監(jiān)理的則由監(jiān)理單位收集。每個單位把所收集的材料，對應(yīng)著高速公路建設(shè)文件材料進(jìn)行分類、歸檔，做好立卷的工作。不同的部門執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式。

（二）檔案歸檔。歸檔要求檔案完整準(zhǔn)確，可充分發(fā)揮檔案的價值。在高速公路施工中的檔案一定要注意以下幾方面的問題：1.要素的明確。明確工程的具體名稱、地理位置、施工準(zhǔn)備及開始和結(jié)束的時間、參與單位具體名稱、會審內(nèi)容等等，同時參與單位要加蓋公章并提供相應(yīng)的資質(zhì)證明，由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行收集。同時，施工以及監(jiān)理日志要以“天”為單位，一一記錄在案并由技術(shù)人員收集。2.設(shè)計資料要由編制者簽名、各單位的審批后再進(jìn)行收集歸檔。3.技術(shù)交底資料中有明確的驗收規(guī)范要求，統(tǒng)一由工作人員收集、整理。4.各分期的資料也要正確處理，資料一定要真實(shí)、完整，各項手續(xù)齊全，由質(zhì)檢人員負(fù)責(zé)。5.驗收記錄需要在下一個工序前完成，如果不合格無法進(jìn)入下一個工序。要有技術(shù)人員和質(zhì)檢人員一起完成，

（三）規(guī)定完善的檔案管理制度。開工伊始，組織專業(yè)小組加強(qiáng)檔案管理工作。對加入的新施工單位要配備檔案小組，一般由技術(shù)人員擔(dān)任，同時給每個小組增加一名專業(yè)的檔案編制人員。對各項工程檔案管理制度不斷完善。對于已固定的檔案管理工作人員，如果沒有上級批準(zhǔn)不可離工或變更工作，需要保證檔案管理工作的可持續(xù)性。運(yùn)用多樣方法要求各單位把檔案編制工作及工程統(tǒng)一化。嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)展開管理工作。

（四）運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，提高檔案質(zhì)量。高速公路工程檔案管理的部門要督促各參建的單位配齊現(xiàn)代的辦公設(shè)備，讓公路工程檔案編制工作能快速、規(guī)范科學(xué)地開展，以此提升檔案編制的質(zhì)量、水平。公辦設(shè)備包括編制設(shè)備、專門存放檔案的檔案室、檔案柜等，通過紙質(zhì)、電子檔案一起完成編繪的工作，提升檔案的質(zhì)量。

（五）明確規(guī)定檔案文件和表格樣式。檔案通過不同部門之手，如果未能統(tǒng)一文件、表格的樣式，所制作出的檔案就會標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，看著極為雜亂，為日后的整理工作帶來不必要的麻煩。因此在項目開展前，檔案管理部門要和技術(shù)部門兩兩聯(lián)手，根據(jù)工程的要求、特點(diǎn)，擬定一套適合本項目的文件樣本、表格模板，確保未來施工中各有關(guān)單位在開展檔案資料編制時有標(biāo)準(zhǔn)可遵行，讓檔案資料保持統(tǒng)一與完整。

（六）做好檔案結(jié)尾工作。當(dāng)高速公路工程結(jié)束之后，檔案管理部門要聯(lián)合所有參與檔案制作的工作人員一起，完成檔案的整理、交接工作。因此當(dāng)一項工程處在尾期時，零散的工作較多，為了保證每個單位工作人員能集中精力開展檔案資料的收集、整理工作。檔案管理部門需要把各參與單位工作人員組織在一起，一同完成工程檔案資料的整理，以這種方式提升工作效率。如果在工程項目全部交接時，對于還未完成的資料可適當(dāng)延時，一直到檔案編制工作全部完成為止。

三、結(jié)語

綜上，高速公路檔案管理是極為重要的，為了順應(yīng)新時代背景下高速工程公路工程建設(shè)的檔案管理需求，檔案管理部門要加強(qiáng)檔案管理的工作，以檔案建設(shè)和高速公路建設(shè)為原則，運(yùn)用現(xiàn)代信息手段加大檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。