工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的建議

文/佛山市佛清從高速公路有限公司 奉芳

一、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的建議

（一）管理模式創(chuàng)新，強(qiáng)化工程檔案管理法制建設(shè)。可依據(jù)國家相關(guān)檔案管理的法律法規(guī)要求，各地方、各機(jī)構(gòu)借鑒和完善工程項(xiàng)目檔案管理的法制建設(shè)，做到“有法可依、依法治檔”，并將工程檔案與工程外業(yè)質(zhì)量進(jìn)行同步管理，實(shí)行工程檔案終身責(zé)任制。通過指導(dǎo)、培訓(xùn)進(jìn)行大力宣傳和學(xué)習(xí)教育工程檔案法制建設(shè)的重要性，提高相關(guān)責(zé)任人員的責(zé)任意識和自覺性，同時(shí)能有效扭轉(zhuǎn)“重建設(shè)，輕檔案”的現(xiàn)狀。

（二）組織管理創(chuàng)新，加強(qiáng)組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)和管理。首先要加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案組織管理，與工程建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)的單位要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并且要嚴(yán)格按照統(tǒng)一分級管理的原則開展檔案管理工作。對各個(gè)單位、各個(gè)部門的檔案管理職責(zé)進(jìn)行細(xì)化落實(shí)，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范要求，以制度的形式對相應(yīng)工作進(jìn)行規(guī)范。其次，要建立健全的資料歸檔交底制度和會審制度，檔案管理部門要與相關(guān)部門通力合作，成立資料審查小組。審查小組主要負(fù)責(zé)的工作就是對工程建設(shè)項(xiàng)目資料進(jìn)行定期的檢查和會審，以此保證項(xiàng)目檔案的完整性與有效性。資料審查小組還要對工程建設(shè)項(xiàng)目中的重點(diǎn)文件和關(guān)鍵資料進(jìn)行跟蹤檢查，防止出現(xiàn)紕漏影響工程建設(shè)項(xiàng)目檔案整體管理，保證其管理質(zhì)量。最后，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員要進(jìn)一步加強(qiáng)工程現(xiàn)場的定期檢查工作，參與到實(shí)際的施工中，這樣能夠?qū)?shí)際施工情況有一個(gè)全面的掌握，從而為檔案管理工作提出針對性的指導(dǎo)，保證檔案管理工作順利落實(shí)。另外，在工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際施工過程中存在一些特殊事項(xiàng)，在關(guān)于這些特殊事項(xiàng)的檔案記錄中，檔案管理人員要與工程項(xiàng)目參建單位一起到施工現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)地勘察。最后根據(jù)實(shí)際情況做好檔案記錄，以此保證工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性。

（三）技術(shù)創(chuàng)新，盡快規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)，引入現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理。在傳統(tǒng)的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，主要是由檔案管理人員負(fù)責(zé)資料的收集、整理，檔案管理人員的工作量巨大，而且在實(shí)際的工作中還出很多問題，影響檔案的準(zhǔn)確性與有效性。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，已經(jīng)有大量項(xiàng)目的工程檔案采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，但由于目前的數(shù)字化建設(shè)缺乏有效的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和行之有效的管理體制，造成數(shù)字化管理工作仍停留在紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)化階段，管理水平不盡人意。建議可將工程檔案信息化寫進(jìn)工程合同中，并提供相關(guān)費(fèi)用支持，使整個(gè)項(xiàng)目檔案從工程伊始就建立一個(gè)龐大的信息化數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，各個(gè)環(huán)節(jié)通過信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案的自動化歸檔和管理利用，逐漸實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)大數(shù)據(jù)庫，大大提升工作效率。另外，建立的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫，不僅能夠彌補(bǔ)防止傳統(tǒng)檔案儲存容易損壞和丟失的缺陷 ，還能夠提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性，方便檔案的查找和利用。并通過國家制定相關(guān)信息化標(biāo)準(zhǔn)，逐步實(shí)現(xiàn)工程檔案無紙化檔案，由現(xiàn)在的“雙套制”過渡為“一套制”，大大減少紙張的使用，保護(hù)環(huán)境。

（四）工作程序創(chuàng)新，強(qiáng)化工程建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程管理。檔案管理貫穿于工程建設(shè)項(xiàng)目的全過程，因此在檔案管理創(chuàng)新中要進(jìn)一步加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目的全過程管理。具體應(yīng)該做到以下幾個(gè)方面的管理：1.在工程建設(shè)過程中，把建設(shè)工程檔案工作納入建設(shè)行政程序。并在開工前把檔案人員和機(jī)構(gòu)納入工程施工報(bào)建程序。2.工程建設(shè)項(xiàng)目的初始階段，要對工程檔案機(jī)構(gòu)人員進(jìn)行技術(shù)交底，并且通過培訓(xùn)等方式不斷提升些檔案管理人員的工作水平。同時(shí)要建立統(tǒng)一的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理工作人員嚴(yán)格按照規(guī)范統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)開展工作，以此實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。3.加強(qiáng)工程建設(shè)整改管理，在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作要對各種形式的指導(dǎo)和檢查進(jìn)行認(rèn)真對待，如果在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題，需要整改，那么檔案管理工作需要在組卷之前將整改問題解決。另外，在實(shí)際組卷時(shí)要做好相應(yīng)的審核工作，對歸檔的范圍進(jìn)行明確，同時(shí)要對組卷的順序進(jìn)行明確。4.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作要與竣工驗(yàn)收備案相結(jié)合。在工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作中最后一個(gè)環(huán)節(jié)就是進(jìn)行竣工驗(yàn)收備案，這也是工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的關(guān)鍵內(nèi)容之一。另外，工程建設(shè)項(xiàng)目的各級建設(shè)單位在日后開展相應(yīng)管理工作的主要依據(jù)也是工程竣工驗(yàn)收備案。所以說工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作可以與之相結(jié)合。具體來說，可以根據(jù)實(shí)際情況將兩者結(jié)合起來建立監(jiān)督機(jī)制，對工程建設(shè)全過程進(jìn)行監(jiān)督管理，以此保證工程建設(shè)項(xiàng)目的順利落實(shí)。

二、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的重要性與必要性

（一）工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的必要性。工程建設(shè)項(xiàng)目是對整個(gè)工程建設(shè)的真實(shí)記錄，檔案記錄工作是由多個(gè)單位共同參與完成的，主要涉及：建設(shè)單位、施工單位以及監(jiān)理單位。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)容主要是項(xiàng)目建設(shè)過程中所有的原始憑證，這些憑證資料來源于工程建設(shè)的各個(gè)施工階段和施工環(huán)節(jié)，貫穿工程建設(shè)項(xiàng)目的全過程。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的記錄與管理要嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)，以此保證檔案管理工作的科學(xué)性與有效性。

（二）工程項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的重要性。首先，工程項(xiàng)目檔案是工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制的關(guān)鍵憑證，所以檔案管理直接影響著工程項(xiàng)目建設(shè)的整體質(zhì)量。另外工程建設(shè)項(xiàng)目檔案還是工程建設(shè)管理工作的重要依據(jù)，屬于工程項(xiàng)目活動的原始憑證，所以項(xiàng)目檔案也是保證工程建設(shè)項(xiàng)目順利實(shí)施的重要保障。其次，工程項(xiàng)目建設(shè)過程中或者是實(shí)際使用過程中可能會出現(xiàn)一些緊急狀況，所以說工程建設(shè)項(xiàng)目都會設(shè)置相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。而項(xiàng)目檔案能夠?yàn)閼?yīng)急預(yù)案的設(shè)置提供有用的參考。再次，對于建設(shè)單位來說，項(xiàng)目檔案也非常重要。具體來說，項(xiàng)目建設(shè)檔案的信息資料十分翔實(shí)，這樣工程項(xiàng)目如果要申報(bào)相關(guān)獎(jiǎng)項(xiàng)或者是榮譽(yù)的時(shí)候，就能夠通過檔案收集資料。同時(shí)，項(xiàng)目檔案對于施工單位來說也十分重要，因?yàn)轫?xiàng)目檔案資料豐富，所以在工程驗(yàn)收階段，如果出現(xiàn)質(zhì)量問題，檔案資料就能夠提供最直接、最真實(shí)的法律依據(jù)，直接反映施工單位建設(shè)工作的質(zhì)量。最后，工程項(xiàng)目建設(shè)還是追究事故責(zé)任和采取相應(yīng)補(bǔ)救措施的重要依據(jù)。在調(diào)查事故原因的時(shí)候就可以通過項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行分析。所以說工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案不僅為事故追責(zé)、補(bǔ)救提供了重要的依據(jù)，還在一定程度上提升工程建設(shè)項(xiàng)目管理的規(guī)范性。綜上，做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作非常重要，所以創(chuàng)新工程項(xiàng)目檔案管理提升其管理水平十分必要。

三、總結(jié)

綜上所述，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案對于一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目來說非常重要，是工程項(xiàng)目順利實(shí)施的保障，同時(shí)也是提升工程建設(shè)項(xiàng)目管理水平的關(guān)鍵。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作涉及的內(nèi)容十分復(fù)雜，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案單位形式也十分多樣，有文件、圖表以及影像等，所以想要做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作有一定的難度。本文從四個(gè)方面重點(diǎn)研究分析了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的建議和策略，希望通過以上研究分析能夠有效創(chuàng)新其管理方式，提升其管理水平。