淺析衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

文/太原市清徐縣衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所 潘喬尉

由于檔案管理工作內(nèi)容比較繁瑣，員工積極性不高，導(dǎo)致管理人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題。一旦問(wèn)題得不到解決，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的開(kāi)展受到影響，這會(huì)使衛(wèi)生事業(yè)單位的其他業(yè)務(wù)工作受到干擾。

一、衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）思想上不重視。很多衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理工作會(huì)受到環(huán)境、區(qū)域及經(jīng)濟(jì)等因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作的開(kāi)展受到干擾。衛(wèi)生事業(yè)單位過(guò)于注重普通業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展，認(rèn)為檔案管理對(duì)單位的整體發(fā)展作用不大，因此容易忽視這項(xiàng)工作。很多單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案的管理，導(dǎo)致員工在工作過(guò)程中積極性不高。任何管理工作的開(kāi)展都需要由專(zhuān)業(yè)的制度對(duì)管理人員進(jìn)行約束。但是實(shí)際上，很多單位沒(méi)有針對(duì)檔案管理工作的實(shí)際情況制定針對(duì)性的管理制度，導(dǎo)致檔案資料的管理、收集及移交等工作的開(kāi)展缺乏秩序。管理層不重視衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理工作，不會(huì)對(duì)管理人員的工作進(jìn)行檢查，導(dǎo)致檔案管理人員在工作過(guò)程中經(jīng)常有不規(guī)范的操作，影響檔案信息的真實(shí)性。

（二）工作人員素質(zhì)較低。衛(wèi)生事業(yè)單位與很多其他的事業(yè)單位存在較大的差異，主要表現(xiàn)在行政管理及科研方面的高度保密性。因此，在開(kāi)展衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理工作的過(guò)程中，就需要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行高強(qiáng)度的保密。這種特性使這項(xiàng)工作對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求較高。但是很多衛(wèi)生事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的特點(diǎn)不了解，領(lǐng)導(dǎo)人員經(jīng)常安排退居二線的醫(yī)務(wù)人員開(kāi)展檔案管理工作。還有些工作人員不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和能力，對(duì)管理流程不熟悉，在實(shí)際工作過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)差錯(cuò)。還有部分工作人員在開(kāi)展這項(xiàng)工作的時(shí)候，隨意性較大，綜合素質(zhì)較低，難以達(dá)到工作要求。在現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理工作也需要依托數(shù)字化技術(shù)。但很多單位沒(méi)有對(duì)工作人員進(jìn)行科學(xué)技術(shù)培訓(xùn)，在實(shí)際工作過(guò)程中也就難以應(yīng)用簡(jiǎn)便的方法對(duì)檔案進(jìn)行收集、查詢(xún)等，降低了工作效率。還有些衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理人員是兼職人員，不會(huì)全身心投入到檔案管理工作中，制約了工作效率的提升。

（三）信息化建設(shè)落后。很多行業(yè)在開(kāi)展相關(guān)工作的過(guò)程中都會(huì)建設(shè)信息化系統(tǒng)，便于提升工作效率。衛(wèi)生事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，也可以借助信息化技術(shù)，使得工作的開(kāi)展方式符合現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展。信息化建設(shè)會(huì)受到區(qū)域經(jīng)濟(jì)的影響，可能無(wú)法提供充足的資金，進(jìn)而使得信息化設(shè)備的配置受到影響。信息化建設(shè)的落后使很多工作人員在管理檔案的過(guò)程中無(wú)法開(kāi)展溝通交流，降低了工作效率。

二、加強(qiáng)衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

（一）重視管理工作。衛(wèi)生事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要重視檔案管理工作的開(kāi)展，給予員工實(shí)際關(guān)心，使其能夠全身心地投入到工作中。領(lǐng)導(dǎo)需要意識(shí)到檔案管理工作對(duì)衛(wèi)生事業(yè)單位整體工作開(kāi)展的重要性，重視單位內(nèi)部工作氛圍的營(yíng)造。管理體系的構(gòu)建是開(kāi)展相關(guān)管理工作的關(guān)鍵，衛(wèi)生事業(yè)單位需要針對(duì)實(shí)際情況構(gòu)建管理體系，使管理人員能夠規(guī)范檔案管理方式。檔案管理人員在工作過(guò)程中受到重視就會(huì)提高工作積極性，在處理檔案的過(guò)程中會(huì)對(duì)其進(jìn)行高效的整理、收集等。檔案管理工作的受重視程度越高，就會(huì)提升檔案資料的完整性和真實(shí)性，對(duì)衛(wèi)生事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要的作用。

（二）提高工作人員素質(zhì)。很多檔案管理人員在開(kāi)展工作的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生懈怠心理，這項(xiàng)工作的枯燥、乏味又會(huì)使其對(duì)自我的認(rèn)知比較迷茫。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生會(huì)使得檔案管理人員不能以積極的態(tài)度面對(duì)自己的工作現(xiàn)狀。因此，衛(wèi)生事業(yè)單位需要重視工作人員素質(zhì)的提升，對(duì)其進(jìn)行思想教育及行為監(jiān)管。單位可以給檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)常性的思想教育及培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的工作意識(shí)，使其用積極向上的態(tài)度對(duì)待工作。同時(shí)，還需要增強(qiáng)檔案管理人員的信息化技術(shù)水平，并且對(duì)技術(shù)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，增強(qiáng)衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理工作水平。

（三）加快信息化建設(shè)。信息化建設(shè)不僅是檔案管理的要求，也是現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的基本要素。衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，需要重視各層次的信息化建設(shè)狀況。信息化建設(shè)能夠給檔案管理工作的開(kāi)展提供技術(shù)基礎(chǔ)，還能夠使工作人員通過(guò)硬性的工作要求提升自身的信息化技術(shù)水平。衛(wèi)生事業(yè)單位需要明確信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作的重要性，采取實(shí)際舉措為檔案管理的高效性和密封性提供保障。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，任何行業(yè)在開(kāi)展工作的過(guò)程中都會(huì)遇到問(wèn)題，對(duì)于衛(wèi)生事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的形式?jīng)Q定了單位整體的發(fā)展趨勢(shì)。在實(shí)際開(kāi)展工作的過(guò)程中，衛(wèi)生事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員需要重視檔案管理工作，提升工作人員的綜合素質(zhì)，通過(guò)加快信息化建設(shè)為工作的開(kāi)展提供技術(shù)基礎(chǔ)，發(fā)揮檔案管理工作的效用。這些舉措能夠使得檔案信息的密封性得到增強(qiáng)，對(duì)推動(dòng)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要的意義。